高校電子檔案管理與發(fā)展思考

王 露　孔文迪

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校工作中形成了越來越多的電子文件，這些都是記錄著高校歷史發(fā)展的重要檔案，電子檔案的發(fā)展已成為必然趨勢。相對于成熟的紙質(zhì)檔案管理體系，電子檔案的管理還面臨著很多問題。通過分析高校電子檔案管理中存在的問題，結(jié)合現(xiàn)代的信息技術(shù)，提出了高校電子檔案發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;高校檔案;檔案管理

大數(shù)據(jù)時代，高校越來越多的信息以數(shù)字化的形式保存下來，這些信息記錄是高校工作中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)，真實的記錄著高校的發(fā)展歷史，具有重要的保存價值，積極推動高校電子檔案的發(fā)展是新形勢下檔案工作的必然發(fā)展方向。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案成熟的管理體系，電子檔案管理的研究起步晚，還面臨著諸多問題，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)盡快建立適應(yīng)電子檔案的管理機制，滿足公眾對檔案的豐富需求，從而加快推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

一、電子文件和電子檔案

電子文件是國家機關(guān)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。但并不是所有的電子文件都能成為電子檔案，它必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)且具有保存價值，再經(jīng)過歸檔操作后才能成為電子檔案，這里主要包括兩個過程：價值鑒定和歸檔。電子文件價值鑒別包括對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性的鑒定，判斷其保存價值等過程，電子文件和傳統(tǒng)載體文件的價值鑒定原則是一致的，兼顧電子文件自身特性可以適當(dāng)放寬，綜合考慮。電子文件歸檔是將電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程，歸檔方式包括在線歸檔和離線歸檔，它標(biāo)志著電子文件的管理權(quán)限正式由檔案部門負(fù)責(zé)。

二、高校電子檔案管理中存在的問題

高校電子檔案是信息載體為電子文件的高校檔案，即高校在從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會具有保存價值的電子文件。目前，大部分高校電子檔案工作仍然實行傳統(tǒng)檔案管理方式，電子檔案主要來源于對館藏紙質(zhì)檔案的掃描，至于電子文件的歸檔仍采用的是“雙套制”歸檔模式，高校電子檔案發(fā)展中面臨的很多問題都需要檔案工作人員拿出切實可行的解決方案。

1.電子文件歸檔范圍模糊

電子檔案形成過程中價值鑒別環(huán)節(jié)決定了電子文件的去留，目前大部分高校檔案部門在進(jìn)行電子文件歸檔時，都是直接將電子文件傳輸?shù)酱鎯υO(shè)備上，很少或者忽略了電子文件的價值鑒別，這就導(dǎo)致很多電子文件沒能及時歸檔但又出現(xiàn)了很多不必要的電子檔案，電子文件的價值并沒有得到合理的實現(xiàn)，這對于電子檔案資源的建設(shè)必然是重大的損失。

2.電子檔案憑證性問題

電子檔案的憑證性是指電子檔案能夠為某種需求提供證據(jù)的作用，電子檔案由于其自身的真實性和原始性難以得到保障，所以電子檔案的法律憑證性仍然存在質(zhì)疑。雖然，現(xiàn)在有很多新的技術(shù)，如數(shù)字簽名技術(shù)、時間戳技術(shù)等等，可應(yīng)用于保證電子檔案的可靠性，但這些技術(shù)都是某一方面的安全保證技術(shù)，電子檔案的憑證作用還是難以保證。其次，電子證據(jù)在社會各界依然存在證據(jù)資格、證明力有爭議等問題，我國法律對于電子檔案憑證性問題還處于逐步明確和完善中。

3.電子文件歸檔方式繁瑣

考慮到電子文件的安全性和可靠性，目前大部分高校電子文件歸檔方式采用的是離線歸檔，且考慮到電子檔案憑證性問題，電子文件歸檔的同時會打印紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，即“雙套制”歸檔模式。實際上，紙質(zhì)文件并不能顯示電子文件完整的信息，而且將大量電子文件打印出來形成紙質(zhì)文件，簽字加蓋公章再掃描成電子文件，無形中增加了工作量，降低了工作效率，這并不符合信息化發(fā)展方向。

4.電子檔案管理的安全風(fēng)險

信息技術(shù)的發(fā)展為電子檔案的管理和利用帶來了便利，也迎來了電子檔案安全性挑戰(zhàn)。電子檔案面對的是更加開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，電子檔案在形成、傳輸和存儲過程中都面臨著被篡改、丟失、泄密等等風(fēng)險。目前高校檔案部門電子檔案安全意識相對落后，并沒有制定相應(yīng)的安全保障體系，一旦遇到突發(fā)性的事故，其損失將無法估量。

5.檔案利用方式保守

高校檔案管理的最終目的是為高校工作服務(wù)，從而發(fā)揮檔案的參考、教育、資政等作用。目前高校檔案部門仍然習(xí)慣于紙質(zhì)檔案查詢利用，工作流程繁瑣而且查檔效率低，也無法滿足廣大師生豐富的檔案利用需求。對于電子檔案的利用率不高，一些高校甚至處于只存儲不利用的情況，對于電子檔案的開放利用方式也僅限于被動查詢，相對保守。

三、高校電子檔案發(fā)展建議

1.提高電子文件歸檔意識，豐富和優(yōu)化電子檔案資源

豐富的電子檔案資源可以實現(xiàn)檔案之間的印證和補充，是電子檔案發(fā)展的前提，高校檔案部門應(yīng)制定明確的電子文件歸檔范圍，在保證電子檔案質(zhì)量的同時豐富電子檔案資源。電子文件的歸檔范圍應(yīng)包括：與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔范圍相對應(yīng)的電子文件，電子文件的元數(shù)據(jù)和利用新的應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的原生類電子文件。可以采用信息技術(shù)對電子文件的自動抓取機制，如網(wǎng)頁新聞等，并建立用于電子文件價值鑒定的中間庫，在電子文件寫入檔案管理系統(tǒng)之前，對電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行解析，判斷其是否符合電子檔案的接收要求，從而達(dá)到豐富和優(yōu)化電子檔案資源的要求。

2.創(chuàng)新新型技術(shù)，保障電子檔案憑證性

電子檔案憑證性關(guān)鍵在于確保電子檔案在形成和之后過程中原始性的問題，電子檔案強調(diào)的是信息的原始性，物質(zhì)載體已不再是檔案原始性的必要條件。最新的電子檔案身份證技術(shù)通過為電子檔案建立可驗證的唯一電子檔案身份證來保障電子檔案憑證性，這是一種綜合了數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)管理等技術(shù)的復(fù)合型策略，相較而言更具可靠性。其次，加快完善《檔案法》等法律法規(guī)，有效保障電子檔案的法律效力，從法律上明確電子檔案的證據(jù)信息。

3.集成高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)，優(yōu)化電子文件歸檔方式

對于高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件，可通過接口技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接，從而實現(xiàn)電子文件的實時歸檔，也降低了檔案業(yè)務(wù)者的工作量，實現(xiàn)了電子檔案的一體化管理。高校檔案部門要及時同各業(yè)務(wù)部門協(xié)商，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)留數(shù)據(jù)接口和歸檔功能，保障高校業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。目前完善的信息技術(shù)解決電子檔案的長期保存問題，取消電子檔案雙套制管理的條件已經(jīng)成熟，高校檔案工作者改變傳統(tǒng)思維，加快推進(jìn)電子檔案的單套制管理模式。

4.不斷完善管理制度，建立電子檔案安全保障體系

電子檔案安全管理可以區(qū)分為信息安全、實體安全和載體安全三個層面，也就是對電子檔案的真實性、完整性、有效性以及保密性進(jìn)行長期有效的保障。首先，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案的分級管理制度，設(shè)置身份驗證機制，配置不同的讀寫權(quán)限，防止電子檔案的非法訪問和修改。其次，建立電子檔案利用控制機制，對傳播的電子文件進(jìn)行加密處理、限定訪問權(quán)限等等。通過電子檔案的檢測策略，定期對數(shù)據(jù)的可讀性和完整性進(jìn)行檢測，利用審計跟蹤技術(shù)對環(huán)境系統(tǒng)實時監(jiān)控和有效管控。當(dāng)然，電子檔案的備份制度也不可或缺，提高電子檔案的容災(zāi)能力，從而保障電子檔案的管理。最后，強化網(wǎng)絡(luò)完全管理，提高電子檔案對網(wǎng)絡(luò)攻擊的防御能力。安全體系的建設(shè)不是一勞永逸的事情，未來電子檔案的安全將不斷接受新技術(shù)的挑戰(zhàn)，只有不斷完善防御技術(shù)才能建立健全的安全體系。

5.豐富電子檔案利用渠道

提升檔案服務(wù)水平大力開展檔案部門紙質(zhì)檔案、傳統(tǒng)錄音錄像等檔案的數(shù)字化工作，整合這些豐富的電子檔案資源，建立健全的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，依托檔案網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，實現(xiàn)檔案自主查詢利用，滿足廣大師生的多樣化需求，也提高檔案服務(wù)效率。電子檔案的利用應(yīng)主動融入高校信息化建設(shè)當(dāng)中，推動信息資源的整合和共享，讓檔案的利用真正意義上實現(xiàn)“一站式”服務(wù)。信息化時代電子檔案的利用應(yīng)改被動為主動，利用數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)對廣大檔案用戶的查借閱記錄進(jìn)行分析，分析出用戶感興趣的信息進(jìn)行個性化推薦，從而實現(xiàn)電子檔案利用的主動性和智能型。建設(shè)和發(fā)展檔案專題數(shù)據(jù)庫，深度開發(fā)和利用電子檔案資源，為高校的管理和發(fā)展提供可靠的決策和信息服務(wù)。

高校電子檔案工作仍處于不斷探索和發(fā)展階段，檔案工作人員要充分認(rèn)識到電子檔案的重要性，樹立電子檔案工作的緊迫意識，高校在物質(zhì)形態(tài)上也能予以支持，大量投入人力和財力支持電子檔案的發(fā)展。電子檔案工作是一項繁瑣復(fù)雜的過程，還面臨著許多亟待解決的問題，檔案工作人員要充分認(rèn)識到時代的發(fā)展，加強高校之間的交流，借鑒或創(chuàng)新出符合電子檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，逐步建立適應(yīng)高校發(fā)展和信息化建設(shè)要求的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理，發(fā)揮電子檔案資源的優(yōu)勢，更好的服務(wù)于高校的發(fā)展。

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