從檔案編研角度對(duì)“雙一流”高校大事記撰寫的思考

摘 要：進(jìn)入到“雙一流”建設(shè)后，學(xué)校的大事要事越來越多，如何提高大事記撰寫質(zhì)量，為檔案編研校史研究做好儲(chǔ)備，筆者首先從高校大事記撰寫過程中存在的主要問題入手，結(jié)合自己在撰寫電子科技大學(xué)大事記的過程中得出的心得，從大事記取材、加強(qiáng)高校二級(jí)單位大事記撰寫工作研究、注重日常素材積累等幾個(gè)方面展開論述。特別是在如何提高二級(jí)單位大事記撰寫質(zhì)量上，筆者從培訓(xùn)、審閱、匯編等幾個(gè)層面給予了重點(diǎn)論述。

關(guān)鍵詞：檔案編研;“雙一流”高校;傳承優(yōu)秀文化

一、前言

2017年10月18日，習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中作出了加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)的重要指示。而傳承校史優(yōu)秀文化是一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)的具體任務(wù)。大事記作為重要的校史素材，其編纂質(zhì)量直接影響到校史文化的研究。電子科技大學(xué)作為典型的工科院校，繼“211”、“985”又進(jìn)入“雙一流”，每年學(xué)校的大事要事越來越多。為了加快“雙一流”建設(shè)，學(xué)校推出了多方舉措，同時(shí)也收獲了諸多成效。這些內(nèi)容里面由于信息來源分布廣、類型多，例如重大會(huì)議、獲獎(jiǎng)、來訪、國際交流、教學(xué)改革、捐贈(zèng)等，都需要被有系統(tǒng)的記錄下來，作為以后校史研究的素材。如何提高大事記撰寫質(zhì)量，為校史檔案做好儲(chǔ)備，筆者在對(duì)電子科技大學(xué)這樣的工科院校大事記編寫的過程中，得出了一些心得和經(jīng)驗(yàn)。

二、高校大事記的作用

所謂高等學(xué)校大事記，就是反映和記述高等學(xué)校在教育改革、科學(xué)研究、管理、實(shí)踐等各項(xiàng)活動(dòng)中所出現(xiàn)的重要事情的書面材料。它是按照時(shí)間順序?qū)W(xué)校活動(dòng)的真實(shí)、全面而又系統(tǒng)的紀(jì)實(shí)。首先，現(xiàn)在學(xué)校人員變化快，新任領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行學(xué)校教育改革和科學(xué)化管理的研究時(shí)，必然要參閱過去的史實(shí)，有了大事記，便可提供可靠的材料;其次，大事記本身就是一種記實(shí)檔案，并且可彌補(bǔ)檔案材料的不足。在學(xué)校各職能部門工作中，往往有些大事并沒有形成文字材料，如一些重要的來訪交流等，這些都不一定形成獨(dú)立的文字材料，所以，也就沒有存檔的材料，大事記就可以補(bǔ)上這一不足;再次，大事記可為編史、修志提供可靠的材料依據(jù)。學(xué)校大事記是各個(gè)基層單位的第一手材料，它不僅可為本校編寫校史提供可靠依據(jù)，還將為上級(jí)教育行政部門的編史、修志提供可靠依據(jù)。

三、高校大事記撰寫過程中的問題

1. 缺乏收錄范圍標(biāo)準(zhǔn)。這主要是由于每年撰寫大事記素材來源不一致。對(duì)于大事記的素材來源，應(yīng)該有一定固定的范圍，某些每年都需要記錄的重要內(nèi)容，在收錄范圍中應(yīng)該做統(tǒng)一明確的要求，以免遺漏。

2.忽略收錄綜合性工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在做大事記收錄范圍標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往會(huì)忽視記錄學(xué)校各個(gè)職能部門的一些綜合性工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收錄，例如人力資源部、研究生院、教務(wù)處等，每年的招生、畢業(yè)、授位、教師人員變動(dòng)等數(shù)據(jù)。由于這些數(shù)據(jù)都是年度性的，所以容易被忽略，所以才應(yīng)該更加被明確，一旦形成便利于后續(xù)查詢利用。

3.描述方式前后不一致。由于大事記的取材來源于多渠道，出自于不同人的手筆，所以同一類型的事件描述方式也不同，如果只是單純的匯總起來，就會(huì)出現(xiàn)同一類型的事件文體描述不一致，給人拼湊的感覺。所以需要總撰稿人對(duì)同一類型的事件描述格式進(jìn)行統(tǒng)一，總撰稿人應(yīng)該對(duì)每一種描述有一個(gè)或者幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表述方式，這樣大事記看起來就是一個(gè)很系統(tǒng)的文檔。

4.重在“編”，缺乏“寫”，描述不夠簡練。選取完大事記素材后，總撰稿人一般都是簡單的匯編在一起，但是由于有一些是新聞撰寫或者工作總結(jié)撰寫方式，導(dǎo)致里面很多冗余的描述性語言或者一些不重要的信息，此時(shí)就需要總撰稿人對(duì)內(nèi)容進(jìn)行重新組合，用最少的文字來記錄事件，剔除一些主觀或描述性詞匯。

四、高校大事記撰寫過程中的幾點(diǎn)建議

1.大事記多渠道取材。大事記如何選取素材呢？可以主要從以下三個(gè)來源來選取。第一，學(xué)校網(wǎng)站新聞、校報(bào)等官方平臺(tái)發(fā)布的內(nèi)容。這些內(nèi)容在平時(shí)就可以收集、整理，為后期校史編研做好資料儲(chǔ)備。第二，每年校內(nèi)各二級(jí)單位要撰寫各單位的大事記，使校、院、職能部門大事記互為補(bǔ)充。每年各個(gè)職能部門都會(huì)統(tǒng)計(jì)出很多年度數(shù)據(jù)，如招生情況，畢業(yè)授位情況，教職工的各類數(shù)據(jù)，這些都可以從各二級(jí)單位的大事記中獲取。第三，翻閱學(xué)校年度內(nèi)發(fā)布的文件。一般校內(nèi)的各個(gè)重要獎(jiǎng)項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)任命、學(xué)校機(jī)構(gòu)的成立或者撤銷等內(nèi)容都會(huì)通過學(xué)校發(fā)文，通過學(xué)校發(fā)文渠道，可以對(duì)大事記進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。

2.加強(qiáng)對(duì)高校各二級(jí)單位大事記編寫工作研究。由于學(xué)校大事記需要從各個(gè)職能部門及各二級(jí)單位的大事記中取材，所以提高各單位大事記撰寫質(zhì)量是非常必要的。既有利于各單位以后對(duì)大事記的利用，同時(shí)在學(xué)校撰寫大事記的時(shí)候也可以提高利用率。筆者所在學(xué)校從2002年起就堅(jiān)持每年各二級(jí)單位報(bào)送，檔案館指派專人負(fù)責(zé)匯總和整理大事記的編寫機(jī)制。但由于負(fù)責(zé)各二級(jí)單位大事記編寫老師多是兼職，報(bào)送的條目繁多且質(zhì)量不高。普遍存在著大事記與新聞稿、工作總結(jié)纂寫體例和方法混淆，突出單位領(lǐng)導(dǎo)，記錄分散，缺乏整理等問題。作為學(xué)校大事的補(bǔ)充內(nèi)容，需要大量的重新改寫，可利用率不高。

（1）對(duì)各二級(jí)單位進(jìn)行大事記撰寫培訓(xùn)。筆者從今年開始對(duì)各二級(jí)單位的大事記總撰稿人進(jìn)行培訓(xùn)，事前做好培訓(xùn)內(nèi)容，分別按照二級(jí)單位的特點(diǎn)和各職能部門的特點(diǎn)制定好大事記的收錄范圍及撰寫規(guī)范。首先，與學(xué)校層面相比，二級(jí)學(xué)院應(yīng)縮小范圍，降低收錄標(biāo)準(zhǔn)。例如哪些年度數(shù)據(jù)、什么級(jí)別以上的獲獎(jiǎng)、什么職務(wù)的人員來訪等需要收錄，都應(yīng)該做明確的要求。其次，每一類大事記的描述方式，都要做詳細(xì)的規(guī)定。例如來訪、外出交流、簽約、兼職受聘、獲獎(jiǎng)、榜單排名等應(yīng)該用什么樣的描述方式，都要做統(tǒng)一的規(guī)定。然后，在日期撰寫、字體排版、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等方面也要做明確的要求。還要通過列舉典型的例子來說明，并把大事記撰寫過程中容易出現(xiàn)的問題列舉出來，特別強(qiáng)調(diào)。當(dāng)然，大事記質(zhì)量的提高不是一次培訓(xùn)或者幾次修改就能達(dá)到的，但是可以通過堅(jiān)持每年一次培訓(xùn)，來提高大家對(duì)大事記重要性的認(rèn)識(shí)及大事記的撰寫水平。

關(guān)于培訓(xùn)，由于各單位大事記總撰稿人大多是兼職的，而且其內(nèi)容也要分別由各單位機(jī)關(guān)的各個(gè)科室來先撰寫，最后由總撰稿人來匯總。由于參與的人員比較多，那么水平也參差不一，所以對(duì)于撰寫質(zhì)量不高的單位或者大事記體量比較大的單位，也可以由檔案館派出專人到其單位對(duì)其進(jìn)行專門培訓(xùn)，把培訓(xùn)內(nèi)容做成精簡的PPT下發(fā)到各個(gè)單位，這樣就可以從不同層面提高大事記撰寫人員的水平了。

（2）審閱把關(guān)。在各單位提交大事記后，檔案館大事記總撰稿人需要對(duì)其分別進(jìn)行審閱，并就明顯內(nèi)容缺失、描述方式不一致、排版問題等做修改，如此反復(fù)，直到通過。這個(gè)工作是一個(gè)繁瑣的過程，筆者所在的單位一共有50多個(gè)部門及學(xué)院，體量大的單位20多個(gè)，但逐一修改下來，不僅提高了各單位大事記撰稿人的撰寫水平，自己也會(huì)發(fā)現(xiàn)更多問題，不斷提高自己的撰寫水平。

（3）做好各單位大事記匯編工作.在各單位大事記都修改通過后，需要對(duì)其進(jìn)行匯編，便于以后查詢。在匯編的過程中，可以通過對(duì)各個(gè)單位的大事記的對(duì)比進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問題完善大事記。同時(shí)，有了電子檔匯編本可以利用，也可以減少紙質(zhì)版的查閱，有利于檔案保護(hù)。

3.注重日常積累。筆者學(xué)校每年的大事記一般是在次年的5月要求提交，整個(gè)大事記如果集中在這個(gè)時(shí)段完成，由于時(shí)間倉促會(huì)影響大事記的質(zhì)量，建議從當(dāng)年就開始按照收錄范圍搜集、整理和編寫。比如筆者學(xué)校大事記的素材來源之一是學(xué)校新聞網(wǎng)站，所以從當(dāng)年的一月，在做學(xué)校網(wǎng)站新聞搜索、篩選整理的時(shí)候，就同步按照大事記的收錄范圍選取大事記內(nèi)容，并做篩選、整理和按照大事記規(guī)則編寫。至于學(xué)校發(fā)文和各二級(jí)單位的大事記則可以等到年終都出來了，再做補(bǔ)充和修改。

4.提高撰寫角度認(rèn)知

（1）站在管理者的角度優(yōu)化管理.大事記的總撰稿人不僅僅要會(huì)手執(zhí)“春秋之筆”“單兵作戰(zhàn)”，還要學(xué)會(huì)“聯(lián)合縱橫”“協(xié)同作戰(zhàn)”，組織開展大事記內(nèi)容編寫。所以大事記的總撰稿人同時(shí)還應(yīng)該是管理者，多站在管理者的角度來思考做這件事應(yīng)該如何開展、布置、會(huì)出現(xiàn)什么問題、怎么解決。

（2）站在文化使者的高度加強(qiáng)自我要求.近年來大事記在檔案編研、文化傳承、宣傳育人方面不斷呈現(xiàn)出積極的作用，是重要的校園文化成果體現(xiàn)。作為大事記撰稿人，更加需要增強(qiáng)崗位責(zé)任意識(shí)，以高校“文化使者”的高度不斷加強(qiáng)自我要求。靠著愛校榮校的使命感、責(zé)任感，打造凝聚力和戰(zhàn)斗力，大事記質(zhì)量才可能持續(xù)提升。

（3）站在“校領(lǐng)導(dǎo)”高度上提煉選材.由于大事記撰寫者大多是基層工作者，所以大事記選材角度會(huì)局限于自己的工作范圍和視角。但是作為一個(gè)學(xué)校的大事記，撰寫人要站在全局的高度上去看待，在保證每年常規(guī)大事不變的基礎(chǔ)上，不斷根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，做到大事、要事不漏，要體現(xiàn)出全局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)[3]。

綜上所述，高校大事記的編寫是一項(xiàng)精益求精的工作，編寫過程要經(jīng)過信息搜集、整理、篩選、重新編寫、補(bǔ)充完善、 完成初稿、征求意見、反復(fù)修改等各個(gè)環(huán)節(jié)，一是可以避免信息遺漏，二是可以避免信息有誤。作為“雙一流”高校的檔案工作者，需要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度編纂高校大事記，構(gòu)建學(xué)校各具特色的校史資源庫，為開展校史研究做出檔案工作者應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬 雁.從校史研究角度審視高校大事記的編纂[J].山西檔案，2013

[2]宋莉莉.高校年鑒大事記編撰規(guī)范的對(duì)策研究[J].上海地方志，2016

基金項(xiàng)目：2018年四川省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)檔案管理科研課題，課題編號(hào)：180302

作者簡介：鄭穎熙（1978-），女，江蘇南通人，電子科技大學(xué)檔案館研究開發(fā)室主任，研究方向：檔案管理，校史研究。