利用信息化手段，強化工程技術(shù)檔案管理

摘 要：隨著時代的高速發(fā)展，可以建筑工程的數(shù)量越遼寧省莊河市城鄉(xiāng)建設(shè)服務中心于鵬來越多，工程規(guī)模和復雜程度不斷提高。在工程建設(shè)過程中，往往會產(chǎn)生比較多的技術(shù)資料，一旦對這些技術(shù)檔案管理不當，很容易對工程建設(shè)產(chǎn)生較大的負面影響。為此，我將要在本文中對利用信息化手段強化工程技術(shù)檔案管理進行探討，希望對促進我國建筑工程事業(yè)的發(fā)展，可以起到有利的作用。

關(guān)鍵詞：信息化手段；工程技術(shù)檔案；管理

1前言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在各種領(lǐng)域中的應用越來越多，并發(fā)揮著非常大的作用。如果可以將信息技術(shù)應用到工程技術(shù)檔案的管理當中，一定會進一步提高對檔案中有價值信息的利用水平和效率，在工程建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用，還可以有效避免人為檔案管理中，各種錯誤的產(chǎn)生。

2工程技術(shù)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)

通信信息管理手段需要達成的目標：一、改變傳統(tǒng)人工技術(shù)資料檔案管理中存在的數(shù)據(jù)重復、繁瑣、手工操作效率低、管理質(zhì)量低等問題。二、重復將計算機技術(shù)應用到檔案管理過程中，有效提高檔案管理的規(guī)范化、智能化、自動化程度，提升對檔案管理的科學性，降低檔案管理中錯誤的發(fā)生。三、同步為工程施工進行服務，有效提升技術(shù)檔案服務水平，提供有效的技術(shù)檔案支持。四、及時對新的檔案資料進行更新，方便客戶對資料的查詢，讓檔案發(fā)揮出更大的作用。五、對檔案進行分層管理，提高技術(shù)信息資料的安全性和保密性。

檔案信息管理系統(tǒng)根據(jù)功能不同，可以分為不同的功能模塊。各個模塊之間是相互孤立的，但可以做到信息的共享，方便對各個模塊的設(shè)計、編碼、測試和修改，大大降低了系統(tǒng)開發(fā)的難度。由于各個模塊之間相對比較鼓勵，可以有效避免錯誤的產(chǎn)生。工程技術(shù)資料信息管理系統(tǒng)模塊可以按照功能不同，可以分為檔案管理、檔案查詢、系統(tǒng)維護等三大模塊。

3檔案信息化管理的特點

更加符合時代發(fā)展的要求。隨著時代的高速發(fā)展，工程技術(shù)發(fā)展發(fā)展很快，在工程建設(shè)的過程中，往往會產(chǎn)生非常多的技術(shù)資料，如果對這些技術(shù)資料采用傳統(tǒng)的管理方式，管理的效率往往較低，還容易造成各種錯誤的發(fā)生。此外，通過對技術(shù)資料檔案采用信息化管理，還可以降低空間和時間上的限制，進一步提高了檔案資料管理的效率，進一步提高檔案資源的利用率，符合時代發(fā)展的要求。

提高技術(shù)檔案資料的收集和管理工作。技術(shù)資料檔案是在工程建設(shè)中產(chǎn)生的，每年都會產(chǎn)生非常多的技術(shù)資料檔案，如果采用人工收集、整編、管理的方式，不僅效率低，工程質(zhì)量也較差，相關(guān)管理成本也偏高。通過對技術(shù)檔案采用信息化管理手段后，能夠更好收集和管理這些檔案資料，充分發(fā)揮檔案的服務功能。

方便檔案的利用。在傳統(tǒng)的技術(shù)資料檔案管理過程中，通常采用紙張作為記錄的載體，使用起來非常不方便，在管理過程中還需要占用非常大的空間，查閱的效率也較低，不能將這些技術(shù)資料的作用充分發(fā)揮出來。通過對檔案技術(shù)資料采用信息化管理，能夠非常方便通過在線的方式，對這些技術(shù)資料進行在線查閱，對資料可以完全采用計算機管理的方式，檔案的存儲空間也非常小，是未來技術(shù)檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

4一些有效的檔案管理信息化手段

采用信息化手段實現(xiàn)對技術(shù)檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等。在技術(shù)檔案產(chǎn)生之后，可以通過電子掃描的方式，降低變成電子技術(shù)檔案，然后分類存在方在檔案管理數(shù)據(jù)庫中，并對其建立電子索引。為了方便對電子檔案的查閱，可以建立專門的自動檢索平臺，用于只需數(shù)據(jù)資料的檔案號、提名、分類號、關(guān)鍵詞等，相關(guān)檔案信息就可以及時顯示出來，其檢索效率是傳統(tǒng)的手工檢索的好多倍，能夠有效滿足利用者的要求。

對檔案進行網(wǎng)絡管理。為了進一步方便對檔案的管理和使用，可以建立網(wǎng)絡檔案管理平臺，用專門的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫對技術(shù)資料檔案進行存放，并設(shè)計專門的檔案管理工具，支持對技術(shù)資料檔案的在線管理，可以提高檔案管理的實時性。當相關(guān)人員需要查看相關(guān)資料時，其可以非常方便通過賬號和密碼登陸該平臺，并利用平臺的檢索窗口，對所需的技術(shù)資料檔案進行檢索，更加及時發(fā)現(xiàn)所需的技術(shù)資料，并根據(jù)需要進行下載。當相關(guān)人員需要對技術(shù)資料進行上傳時，也可以非常方便通過相關(guān)端口，對技術(shù)資料進行上傳。通過技術(shù)檔案資料的網(wǎng)絡管理，可以非常方便實現(xiàn)企業(yè)各部門之間的檔案資料共享，讓這些檔案資料發(fā)揮出更大的作用。

隨著工程技術(shù)檔案資料信息化管理好處非常多，但同時也對相關(guān)人員提出了更高的要求，需要其掌握各種信息化辦公手段，能夠熟練對技術(shù)資料進行信息化操作。因此，企業(yè)一定要做好對相關(guān)工作人員的培訓工作，讓這些人員掌握必要的知識和職業(yè)技能，并做好對工作人員工作情況的考核工作，對考核連續(xù)不過關(guān)者，應該及時調(diào)離崗位。此外，還應該做好對電子檔案的管理工作，及時對重要的電子檔案進行管理，并對電子檔案的存儲環(huán)境進行管理，防止其中的電子元件出現(xiàn)受潮和變質(zhì)的情況。對各種相關(guān)管理計算機也應該及時進行殺毒，對計算機系統(tǒng)也應該定期進行升級。

5結(jié)語

在工程建設(shè)的過程中，往往會產(chǎn)生非常多的工程技術(shù)檔案資料，如果采用傳統(tǒng)的管理手段，不僅效率低，還容易產(chǎn)生各種錯誤。因此，對這些技術(shù)資料檔案應該采用信息化管理手段，建立專業(yè)的檔案管理信息化平臺，不斷優(yōu)化對檔案的管理流程，讓這些檔案發(fā)揮出更大的作用。

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