高職院校學(xué)籍管理存在問題分析及對策研究

李瑋茹

摘 要：學(xué)籍管理是高職院校管理的重要組成部分，隨著高職院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍管理中存在的問題將日益凸顯。本文以浙江紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例對目前高校學(xué)籍管理存在的問題進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施和建議：明確工作職責(zé)，制定相關(guān)工作流程;加強(qiáng)學(xué)籍管理員的培訓(xùn)，制定激勵(lì)政策;借助教務(wù)管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理服務(wù)更趨精準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)籍管理;學(xué)籍異動(dòng)

中圖分類號：G642? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-2346（2019）04-0096-03

高等職業(yè)院校擴(kuò)招對高職院校的發(fā)展來說無疑是一大利好消息，但也帶來了很多新的問題和壓力。單從學(xué)籍管理而言，會(huì)造成巨大的壓力與挑戰(zhàn)。高職院校學(xué)籍管理對策研究已經(jīng)成為目前教育管理的重中之重，下面以浙江紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“浙紡院”）為例，就學(xué)籍管理中存在的問題進(jìn)行分析研究，并進(jìn)一步探討應(yīng)對策略。

1? ? 高職院校學(xué)籍管理存在的問題分析

1.1? ? 二級學(xué)院學(xué)籍管理的主觀能動(dòng)性不強(qiáng)

目前高職院校普遍推行二級管理模式，浙紡院也積極提倡和推動(dòng)各學(xué)院的二級管理，期望把教務(wù)管理的工作重心和管理權(quán)限逐漸下移，給二級學(xué)院更大的自主權(quán)。這要求二級學(xué)院具有較強(qiáng)的主觀能動(dòng)性，對上級部門和學(xué)校的有關(guān)制度、要求和發(fā)展方向有深刻的理解，對學(xué)籍管理工作能全盤考慮，并根據(jù)自身的特點(diǎn)和現(xiàn)狀處理各項(xiàng)事務(wù)工作，而不是停留在傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式，只做簡單的“傳聲筒”。

實(shí)際上二級學(xué)院并未從主觀上適應(yīng)這個(gè)“二級”管理模式，工作內(nèi)容理解不到位，還停留在簡單的收發(fā)和傳達(dá)，沒有考慮可能存在的問題，也沒有制定出現(xiàn)問題的預(yù)案，同時(shí)對普遍存在的問題沒有歸納總結(jié)，出現(xiàn)問題后第一時(shí)間不是考慮自身如何解決問題，而是把問題拋給教務(wù)處，有的二級學(xué)院甚至讓學(xué)生直接咨詢教務(wù)處，這種遇到問題互相推諉、管理不到位、責(zé)任不明確的現(xiàn)象還是比較嚴(yán)重的。

二級學(xué)院對學(xué)籍管理工作不夠重視，沒有從整體考慮，分工不明確，部分學(xué)籍工作由教務(wù)管理部門完成，部分由學(xué)工管理部門完成。兩個(gè)崗位在具體工作上經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不清晰，導(dǎo)致工作不能順利開展，甚至出了問題，沒人承擔(dān)責(zé)任。

1.2? ? 對學(xué)籍管理工作沒有足夠的重視，相關(guān)人員的培訓(xùn)不夠到位

學(xué)籍管理工作相對瑣碎，且工作量大，不易出成果，出現(xiàn)問題一般不會(huì)馬上顯現(xiàn)出來，工作做得好壞無人知曉。而學(xué)校一般將教務(wù)工作的重心放到教學(xué)管理、教學(xué)創(chuàng)新和教學(xué)成果等方面，因而導(dǎo)致學(xué)籍管理人員流動(dòng)大，工作積極性不高。學(xué)籍管理員隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，無相關(guān)工作背景要求，信息化程度薄弱，相關(guān)培訓(xùn)較少，人員變動(dòng)后缺乏相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)。而實(shí)際上學(xué)籍管理工作需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高信息化能力，并且需要實(shí)時(shí)更新學(xué)籍管理觀念。

1.3? ? 學(xué)籍異動(dòng)數(shù)量大而流程繁瑣，缺乏高效的信息化手段

學(xué)籍異動(dòng)是學(xué)籍管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，學(xué)籍異動(dòng)包括休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升降級、保留學(xué)籍等，浙紡院平均每學(xué)年涉及到學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生近400人，約占在校生總?cè)藬?shù)的4.5%（表1）

如果未來擴(kuò)招生源的話，這個(gè)數(shù)量將會(huì)成倍增長，目前存在的比較顯著的問題有：

1）在辦理休（退）學(xué)手續(xù)時(shí)，學(xué)生先要經(jīng)過家長、班主任、二級學(xué)院的同意并簽字，再到宿管科、保衛(wèi)處、圖書館、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處、教務(wù)處等6個(gè)部門進(jìn)行審查蓋章，至少需要花半天時(shí)間才能完成，假如其中某個(gè)環(huán)節(jié)因不能及時(shí)找到相關(guān)人員而耽誤，辦完整套手續(xù)可能要1周時(shí)間，甚至更久，這樣使得某些想要休退學(xué)的學(xué)生，沒辦完手續(xù)就提前離校，導(dǎo)致學(xué)校比較被動(dòng)。

2）大量學(xué)生找各部門簽字蓋章，在一定程度上也會(huì)影響各部門的工作，降低工作效率。

3）對于轉(zhuǎn)專業(yè)而言，情況就更加復(fù)雜，教育部文件以及學(xué)校內(nèi)部文件對于轉(zhuǎn)專業(yè)有不少的限制，但是很多學(xué)生、家長、二級學(xué)院的老師、班主任對此并不是十分清楚，例如藝術(shù)類生源和體育類生源不能轉(zhuǎn)到非藝術(shù)類專業(yè);兩年制和五年一貫制的學(xué)生不能轉(zhuǎn)專業(yè);以特殊招生形式錄取的學(xué)生不能轉(zhuǎn)專業(yè);跟用人單位簽訂合作意向中途不能轉(zhuǎn)專業(yè);成績不合格的學(xué)生不能轉(zhuǎn)專業(yè)，轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生不能轉(zhuǎn)專業(yè)，等等，目前這些準(zhǔn)則的把控主要由學(xué)籍管理員手工完成，面對我校多元化的招生類別和復(fù)雜的轉(zhuǎn)專業(yè)條件，讓學(xué)籍管理員手工從每學(xué)年100多人的轉(zhuǎn)專業(yè)申請中牢牢把握每個(gè)要求而不出一點(diǎn)錯(cuò)誤相當(dāng)困難。

2? ? 高職院校學(xué)籍管理改革的方法與策略

2.1? ? 明確工作職責(zé)，制定相關(guān)工作流程

教務(wù)處應(yīng)制定相應(yīng)文件和制度，更新各項(xiàng)工作的相應(yīng)流程，明確各二級學(xué)院的職責(zé)和權(quán)力，配備對應(yīng)的學(xué)籍管理人員，做到分工明確，責(zé)任到位，教務(wù)處只負(fù)責(zé)對各二級學(xué)院學(xué)籍管理員做流程的解釋說明，學(xué)籍工作中涉及的各個(gè)細(xì)節(jié)問題由各二級學(xué)院學(xué)籍管理員負(fù)責(zé)對學(xué)院的老師、輔導(dǎo)員、班主任、學(xué)生及家長進(jìn)行詳細(xì)解釋，充分發(fā)揮各二級學(xué)院學(xué)籍管理員的主觀能動(dòng)性，有效的服務(wù)師生。而教務(wù)處則把學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)放到學(xué)籍管理文件及制度的修訂和完善上，對具體工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

例如針對學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)制定相應(yīng)的管理辦法，在文件中明確說明轉(zhuǎn)專業(yè)的條件、具體流程、后續(xù)管理等問題。 文件制定之后，教務(wù)處應(yīng)對二級學(xué)院學(xué)籍管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并對常見問題進(jìn)行分析和解答。對于文件中沒有硬性規(guī)定的部分，二級學(xué)院可以結(jié)合自身的情況做出靈活的調(diào)整， 例如對轉(zhuǎn)入學(xué)生的數(shù)量可以根據(jù)師資和現(xiàn)有學(xué)生數(shù)量，通過各種測試進(jìn)行篩選和控制。

遇到不能處理的問題由二級學(xué)院學(xué)籍管理員咨詢教務(wù)處，明確問題的答案后再回復(fù)學(xué)生、家長及學(xué)院老師。 教務(wù)處對典型集中的問題進(jìn)行歸納總結(jié)，有針對性地反饋給其他二級學(xué)院， 必要的時(shí)候需要修訂和更新文件。在轉(zhuǎn)專業(yè)工作過程中教務(wù)處可以抽查二級學(xué)院工作的布置情況，查看學(xué)生或者輔導(dǎo)員對轉(zhuǎn)專業(yè)工作的了解程度，檢查提交的申請中有無和文件制度不符的情況。

2.2? ? 加強(qiáng)學(xué)籍管理員的培訓(xùn)，制定激勵(lì)政策

學(xué)校應(yīng)定期對學(xué)籍管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓學(xué)籍管理員不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)有文件制度，了解新的政策變化，真正理解學(xué)籍管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn);熟悉各種工作流程;對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)溝通、分析，找到有效的解決方案;同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)高職院校學(xué)籍管理人員的交流，取長補(bǔ)短，學(xué)習(xí)其他學(xué)校好的經(jīng)驗(yàn)方法。具體的工作方法為：1）教務(wù)處將學(xué)籍管理工作劃分成各個(gè)模塊，例如新生入學(xué)資格審查、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理、學(xué)籍信息維護(hù)、 學(xué)生畢業(yè)工作管理等等，梳理好每個(gè)模塊中工作的相關(guān)制度、流程、工作重難點(diǎn)，然后建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、針對學(xué)籍管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2）將每次培訓(xùn)的結(jié)果進(jìn)行考核，新的學(xué)籍管理人員完成相應(yīng)的培訓(xùn)及考核后，可獲得學(xué)校認(rèn)證的培訓(xùn)證書，方能進(jìn)入學(xué)籍管理員的隊(duì)伍。3）教務(wù)處應(yīng)定期組織學(xué)籍管理人員開會(huì)，分析總結(jié)困難和問題， 解讀新的政策。

制定激勵(lì)政策，對學(xué)籍管理員進(jìn)行工作考核，對于平時(shí)工作和考核優(yōu)秀的學(xué)籍管理員，應(yīng)按照年度給予評優(yōu)，開辟崗位晉升渠道， 防止業(yè)務(wù)骨干流失。具體的方案包括：1）制訂優(yōu)秀學(xué)籍管理員評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。由教務(wù)處牽頭，結(jié)合人事處、分院、學(xué)工部等，制訂優(yōu)秀學(xué)籍管理員標(biāo)準(zhǔn)。2）考核標(biāo)準(zhǔn)中，從工作質(zhì)量、工作效率、工作態(tài)度、創(chuàng)新改革等方面進(jìn)行細(xì)化分類，綜合考核。3）對于考核優(yōu)秀的學(xué)籍管理員，分別從年度獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評定、績效考核、評優(yōu)等方面進(jìn)行相應(yīng)的政策體現(xiàn)。

2.3? ? 借助教務(wù)管理系統(tǒng)，使學(xué)籍管理服務(wù)更趨精準(zhǔn)化

借助教務(wù)管理系統(tǒng)，對學(xué)籍管理常用流程進(jìn)行業(yè)務(wù)重構(gòu)。通過PC端和移動(dòng)端（微信公眾號）操作，明確各節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)部門職責(zé)，明晰各崗位工作人員操作規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理工作數(shù)據(jù)共享，受理結(jié)果公眾號及時(shí)推送，提高管理工作時(shí)效性和服務(wù)精準(zhǔn)化。

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Problem Analysis and Countermeasure Research of Student Status Management in Vocational Colleges

LI Wei-ru

（Teaching Affair’s office，Zhejiang Fashion Institute of Technology，Ningbo，Zhejiang 315211，China）

Abstract： Student status management is an important part in vocational college management.However，the problems in student status management will become increasingly apparent due to the continuous expansion of the enrollment scale in vocational colleges.Taking Zhejiang Fashion Institute of Technology as an example， this paper analyzes the problems and puts forward corresponding improvement measures and suggestions，i.e.， defining the work responibilities and formulating the relevant work flow;strengthening the training of student status administrators and formulating incentive policies;making the management service of student status more accurate with the help of teaching affairs management system.

Key words： vocational colleges;student status management;student status change