數字化時代語境下高校檔案管理創新探析

摘 要：檔案管理是高校整體教育教學和管理體系中的重要內容，具有不可忽略的獨特價值，而當下數字化時代語境下高校檔案管理工作面臨著歷史性的挑戰和機遇，構建基于現代信息技術語境下的檔案管理機制成為高校最為緊迫的命題之一。本文緊密圍繞數字化時代語境下高校檔案管理機制創新這一特定主題，立足高校檔案管理信息化建設的具體實踐，重點闡述和探討相應的創新策略。

關鍵詞：數字化時代 高校 檔案管理 創新

隨著我國整體社會經濟的持續發展特別是現代化信息技術的不斷優化，信息技術已然全面而深刻地滲透到了社會生活的方方面面，一定意義上正在解構包括高等院校檔案管理等諸多行業的傳統生存業態和即有發展模式，在這樣的時代語境下構建基于當前數字化時代語境下的檔案管理機制成為高校內部教育教學與管理體系中最為重要的命題之一，直接關系著高校檔案管理這一板塊的健康可持續發展，具有重要的價值，需要各相關主體的高度重視和積極探索。當前時代時域下信息化進程的持續擴張對高校檔案管理整體機制提出了優化創新的切實需求，同時一定意義上這也是新時期提高檔案管理水平、推進檔案管理信息化建設的重要機遇，本文以下立足數字化時代背景下高校檔案管理機制創新這一特定命題，以當前高校內部檔案管理實際和管理信息化建設探索經驗為具體依托，重點闡述檔案管理信息化的時代意義，在此基礎上進一步探討相應的創新策略，以和學界同仁交流互動。

一、數字化語境下高校檔案管理面臨的挑戰與機遇剖析

檔案是包括高等院校等多元化主體內部管理體系中不可或缺的重要資料，具有獨特的參考價值和現實意義。作為高校這一特定主體而言，檔案是記錄學校發展歷程、積淀獨特校園文化的重要途徑，同時也是現實層面上服務學生、促進教學與管理的重要形式，是學校具體推進教育教學活動、落實科學決策的重要依據，其價值不可小覷，因此相應的檔案管理工作顯得尤為重要，必須給予高度重視，這是首先必須明晰的基本要點，也是我們進行深入探究的思想基礎。

實際上檔案管理工作是我國高校內部教育教學與整體管理體系中的永恒命題，各大高校在過去的若干年時間中已經積累了一定的經驗，也不同程度地形成了相應的工作機制，這是我們在新時期持續優化與完善高校內部檔案管理相關工作的基礎。當前社會語境下，隨著現代化信息技術的不斷發展特別是以現代互聯網技術為具體依托的數字化技術在社會經濟體系中的持續滲透，高校內部檔案管理工作的社會環境發生了變化，要求相應的檔案管理機制必須做出必要的優化調整，這是檔案管理工作適應新時期、呼應新需求的必然選擇。數字化時代的到來對于高校檔案管理工作而言首先是歷史性的挑戰，一定意義上意味著高校即有的檔案管理模式面臨著嚴峻的現實危機，這在具體的管理實踐中可以普遍而真切地感受得到，在現代信息化語境下傳統的檔案管理機制無法適應時代發展需求，普遍存在效率低下、手段落后以及服務體驗差等結構性問題，這是傳統檔案管理模式的弊端，同時這種狀況的普遍存在實際上就意味著構建基于現代數字化時代語境下的高校檔案管理機制成為相關主體必須面對的重大命題，是擺在我們面前的挑戰之一;但同時我們也必須清醒地認識到，某種意義上數字化技術的持續發展對于高校檔案管理機制的優化創新是一大歷史性機遇，技術的優化與完善為檔案管理機制的整體性優化更新提供了必要條件，現代數字化技術在高校檔案管理工作中具有自身獨特的價值和意義，只要相關主體抓住機遇、在實際檔案管理工作中有機地融入現代數字化技術，就可以切實而有效地提高學校檔案管理的質量與水平，這是目前高校即有探索和實踐經驗已經體現出的基本命題，需要完美的高度重視和積極探索。

二、數字化語境下高校檔案管理優化策略探究

在系統剖析當前數字化時代語境下高校檔案管理工作所面臨的挑戰與機遇這一基礎性命題的基礎上，進一步探討數字化時代語境下高校檔案管理機制創新策略是整體命題中最為核心的命題。而事實上盡管檔案管理這一命題對于高校而言早已不是陌生的內容，各個學校都有相應運行多年的管理機制和操作流程，但數字化語境下的檔案管理對于高校而言絕對是一個全新的挑戰，基于現代信息技術條件下的檔案管理需要從整體結構上對以往傳統管理模式進行相應的優化調整，涉及到的領域和層面多元化的，這需要一個相對漫長的探索和完善階段，因此就當前的實際情況而言高校數字化語境下的檔案管理依然是一個開放性的重大命題，需要各個相關主體從各自的視角和領域進行積極探究，本文以下主要從三個方面進行相應的創新策略剖析。

1.高校相關主體要深刻理解當前時代語境下推進檔案管理信息化建設的獨特價值，從組織架構、工作模式等系列層面進行全面優化

如前所述，當前隨著我國現代信息技術的不斷發展，數字化時代已經全面到來，多元化的數字設備已然滲透到了社會生活的方方面面，在這樣的時代語境下作為高校檔案管理這一特定命題而言如何積極實現與信息化技術的有機融合是最為重要的工作內容，直接關系著高校檔案管理模式的優化更新和可持續發展，具有重要的意義。

實際上在當前社會語境下強化構建基于數字化時代語境下的高校檔案管理模式創新的必要性來源于兩個因素，一方面是現代數字化技術在檔案管理領域中的獨特優越性，如查閱便捷、保存方便及傳輸簡單等，這些優越性對于有效破解傳統檔案管理模式難題、促進檔案管理優化提質具有重要意義;另一方面在當前數字化時代語境下高校即有的檔案管理機制在實踐操作過程中遭遇了系統性困境，普遍性地存在效率低下、操作復雜等弊端，積極探索和拓展檔案管理模式的新路徑逐漸成為重要的命題，而構建基于數字化時代語境下的檔案管理新模式是已經被證明的一條值得持續探索的途徑。鑒于此，高校相關主體要深刻理解當前時代語境下推進檔案管理信息化建設的獨特價值，提高認識，從組織架構、工作模式等系列層面進行全面優化工作。

2.立足數字化傳媒途徑，打造基于現代信息化平臺基礎上的高校檔案服務機制

涂子沛老師在其重要代表作品《大數據：正在到來的數據革命》一書中明確闡述道，所謂的大數據絕不僅僅是網絡數據數量的眾多，這是對大數據技術的片面認識，大數據的精髓在于“每個數據都能在互聯網上獲得生命、產生智能，散發活力和光彩”，如何讓大數據條件下的高校檔案資料“獲得生命”、“散發活力和光彩”？我們認為在這個過程中需要我們在檔案服務這一環節上將工作做細，這是非常重要的內容。在實際工作過程中各大高校檔案館可以根據具體的情況因地制宜地選擇基于現代信息化語境下的檔案服務機制，這是一個開放性的命題，沒有“放之四海而皆準”的標準模式，最為常見的策略如高校檔案館可以打造相應的微信公眾號、新浪博客甚至QQ群等互聯網平臺，及時公布和推送諸如課程特點、考試安排、活動策略等相應的文件，學生可以依托網絡平臺便捷地查閱到學校的相應文件，這是不受時空限制的，在實際操作過程中大大提高了高校檔案服務的工作效率，值得持續探索。

3.數字化時代語境下積極構建依托現代信息技術基礎上的高校檔案咨詢和互動機制，這是整體檔案管理體系中的重要環節

眾所周知，在高校實際檔案管理過程中學校教師和學生經常因為管理機制的落后而導致相關事宜咨詢不方便、收集檔案資料不及時等問題，這一定意義上都是傳統檔案管理和檔案服務弊端的集中體現，需要引起我們的高度重視。而有效破解上述問題的重要途徑之一即積極構建基于現代化信息技術條件下的高校檔案咨詢和互動機制，這是當前數字化時代語境下整體優化高校檔案管理機制的重要內容，需要相關主體的高度重視和持續探索，如高校檔案館可以打造互聯網平臺基礎上的檔案咨詢渠道，學生和教師通過這一數字化渠道可以較為便捷地與檔案館的專業人員進行交流互動，而鑒于檔案館工作人員有限、接待能力普遍不足這一問題，相關人員可以依托微信公眾號等平臺將常見的問題進行集中展示，這無形中提高了檔案服務的質量，同時也全面提升了數字化時代語境下的檔案管理能力。

三、結語

整體上而言，現代數字化語境下的高校檔案創新管理是一個宏大而系統的命題，其重要性和緊迫性顯而易見，目前對這一命題的研究已經得到了學界的高度重視，一系列相應的主題研究成果正在持續涌現，這些即有主題研究成果從理論研究和實踐探索兩個層面上進行了較為系統的基礎性研究工作，而事實上隨著現代數字化技術的不斷發展和高校檔案管理信息化水平的不斷提高，需要關注和優化的領域是多元化的，這需要學界的持續探索。

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作者簡介：李松，性別：男，工作單位：廣東嘉應學院檔案館，職稱：檔案館員。