關(guān)于高校檔案管理質(zhì)量保障體系構(gòu)建的分析

摘 要：在高校管理工作當(dāng)中，檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)以及重要組成部分，高校管理的質(zhì)量直接影響著高校人才的培養(yǎng)和高效發(fā)展的方向，高校的檔案不僅僅記載著高校人才培養(yǎng)的步驟，也記錄了教職工員工的智慧結(jié)晶。本篇文章就分析了我國現(xiàn)階段高校檔案管理工作的弊端，并且根據(jù)我國高校檔案管理中存在的問題，提出了一系列的解決措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;保證體系;分析

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

在高校的建設(shè)工作當(dāng)中，高校檔案管理工作十分重要，高校的檔案管理不僅僅記載著高校人才培養(yǎng)的計劃以及各種科研成果，同時在各種各種活動開展過程當(dāng)中也起到了引導(dǎo)作用。高校檔案指的是高校從招生、教學(xué)、管理等活動當(dāng)中直接形成對學(xué)校、社會有價值的文字和圖表，這些文字和圖表記載著高校發(fā)展的歷史以及發(fā)展方向，對高效的建設(shè)有著巨大的推動作用，高效的檔案不僅僅記錄了需要發(fā)展的歷史，同時也凝聚著全體教職工的心血和智慧結(jié)晶。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案的管理工作也有了一定的進步。由于高校檔案在高校中有著很重要的地位，高校檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇，傳統(tǒng)的高校檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會教育改革的新需求。因此，高校的各個部門應(yīng)該在這樣的環(huán)境下，不斷創(chuàng)新提高高校的檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理里工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、高校檔案管理中存在的問題

高校管理層面上的檔案意識薄弱。很多高校并沒有按照相應(yīng)的規(guī)定進行檔案的歸檔，有一些高校即使制定了相應(yīng)歸檔的準(zhǔn)則，但是并沒有落到實處。除此之外，大部分高校檔案管理人員的服務(wù)意識非常薄弱，對高校檔案的建議和管理缺乏足夠的認(rèn)識，只能做一些常規(guī)性的歸檔工作，這種情況十分不利于高校檔案的管理。

高校檔案管理工作缺乏長期性的發(fā)展規(guī)劃。眾所周知，高校檔案管理在高校發(fā)展中有舉足輕重的地位，所以，其深受各領(lǐng)導(dǎo)管理人員的重視，管理工作較之前相比有著很大的提高。雖然這些工作在短時間內(nèi)取得了一定的成效，但是由于管理的持續(xù)力不足，缺乏長期性的規(guī)劃，很多管理工作的干部對檔案管理存在認(rèn)識錯誤，甚至其中部分人錯誤的認(rèn)為檔案管理的存在無意義，缺乏檔案在學(xué)校中的認(rèn)識，最終造成檔案管理工作只是停留于形式，起不到真正的管理作用。

檔案管理工作不夠規(guī)范。目前，高校檔案管理程序不夠規(guī)范化，制度化。例如，收集工作不嚴(yán)謹(jǐn)，不規(guī)范，在檔案收集的過程當(dāng)中，由于檔案管理制度的落實不到位，就會出現(xiàn)某些檔案想交就交，不想交就不交的現(xiàn)象。其次就是檔案整理不規(guī)范。由于檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)較差，在整理檔案時缺乏一定的規(guī)范性和有序性，這就使得高校檔案管理工作較為混亂，管理人員整理出現(xiàn)的檔案內(nèi)容與實際整理的文件不能對應(yīng)，甚至?xí)霈F(xiàn)卷內(nèi)資料漏失的現(xiàn)象，最后就是檔案保管不規(guī)范。由于檔案管理人員對于檔案外借不夠嚴(yán)格，檔案出現(xiàn)了不能按期歸還的現(xiàn)象，因此造成學(xué)校內(nèi)部檔案材料不齊全或是不完整的現(xiàn)象。

檔案管理硬件設(shè)施落后。由于許多高校的管理人員對到案管理存在錯誤的認(rèn)知，對檔案管理事業(yè)的經(jīng)費投入不足，就使得檔案管理的各種設(shè)施十分落后，沒有辦法滿足檔案庫房的實際需求在庫房中很容易發(fā)生，檔案的丟失和損壞。

檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前我國高校的檔案管理工作人員中，使用傳統(tǒng)的手工管理方法的現(xiàn)象依然普遍，這樣不但增加一定的工作量，且無法提升工作效率。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工高校檔案管理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今時代的發(fā)展需求，因此，我國目前高校的數(shù)字化管理和理想狀態(tài)存在著很大的差距。

三、高校檔案質(zhì)量管理保障體系的構(gòu)建

建立健全高校檔案管理的體系和高校檔案管理規(guī)章制度，建立科學(xué)有效的管理體系有助于檔案工作再高校的開展。學(xué)校在開展到管理時，首先要建立健全各種管理體系和保障制度，可以設(shè)立專門的管理機構(gòu)，這一機構(gòu)具有公開性，受其他各部門的監(jiān)督，并且在電子科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到了各行各業(yè)，傳統(tǒng)的高校檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段社會發(fā)展的實際需求，因此，為了保證高校檔案管理的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作必須進行不斷的改革適應(yīng)當(dāng)前的管理局勢。同時，要使檔案管理制度建立在符合實際情況的基礎(chǔ)上。規(guī)范制度化的檔案管理和逐漸完善的管理機制，使得檔案管理可以更好地服務(wù)于社會和學(xué)校。學(xué)校在進行檔案管理時，也應(yīng)該充分利用地方立法的權(quán)限，建立起一套具有學(xué)校特色的檔案制度使得檔案管理走向規(guī)范化和科學(xué)化。

加強當(dāng)管理團隊建設(shè)，明確團隊績效考核和獎懲機制。在檔案管理過程當(dāng)中，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及管理能力在質(zhì)量管理體系當(dāng)中起到了十分重要的作用，因為這些管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響著高校檔案管理的質(zhì)量。因此，高校就應(yīng)該重視和不斷加強檔案隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)以及管理創(chuàng)新能力。比如說在高校檔案管理開展之前，要加強檔案管理人員的崗位前培訓(xùn)以及繼續(xù)教育，不斷豐富崗位人員的知識以及管理能力。除此之外，還有加強對科學(xué)技術(shù)以及云計算等新型科學(xué)理論的學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員可以運用現(xiàn)代化的思想，為高校檔案管理工作服務(wù)，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。最后，學(xué)校還應(yīng)該建立檔案工作的檢查以及獎懲機制，對于懶散和不重視檔案管理工作的人員進行處罰，而對那些積極認(rèn)真，善于管理的人員給予表彰和獎勵。提高管理人員的工作積極性，為自身構(gòu)建出一支具有優(yōu)良作風(fēng)，敬業(yè)職守的高校檔案管理人才隊伍。

實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。利用信息化技術(shù)管理高校檔案。隨著我國現(xiàn)階段社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展，各種信息設(shè)備融入到了人們的工作和生活當(dāng)中。檔案管理也不例外。新新設(shè)備以及信息技術(shù)給人們生活帶來的巨大的便利，因此，在高校檔案管理工作當(dāng)中也應(yīng)該應(yīng)用先進的信息化管理技術(shù)，使得高效的但管理真正適用于現(xiàn)階段的時代要求。因此，在進行檔案管理之前，高校就應(yīng)該促進檔案管理人員培養(yǎng)信息化的管理工作理念，認(rèn)真落實檔案管理的信息化工作方式，比如說在建立檔案管理系統(tǒng)時，一定要對檔案的建立質(zhì)量進行嚴(yán)格的把關(guān)。

由于傳統(tǒng)的檔案管理一般都是紙質(zhì)檔案管理，這就導(dǎo)致檔案的使用價值和利用價值的發(fā)揮受到了很大的限制。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足我國現(xiàn)階段信息化的社會需求。除此之外，由于高校檔案具有一定的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的檔案管理會擁有極大的采集量，使得工作人員的管理壓力很大，加大了管理人員的工作復(fù)雜性，工作人員在這一期間很容易出現(xiàn)差錯，而信息化的檔案管理模式可以大大減少工作人員的工作壓力，減輕工作人員工作的復(fù)雜度，高校通過引進各種先進的信息化技術(shù)，真正意義上實現(xiàn)了檔案的自動化歸類，提高了檔案管理人員的工作效率以及檔案管理的質(zhì)量。除此之外，高校還應(yīng)該開發(fā)檔案信息發(fā)布網(wǎng)站以及微信公眾平臺等，利用這些方式對檔案信息資源進行有效的整合，開發(fā)和利用，還可以建立智慧檔案，促進高校檔案管理向智能化和精細(xì)化轉(zhuǎn)變。利用這種方式可以開發(fā)各種民生檔案，以此實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的檔案資源共享。此外，還可以建立網(wǎng)上展廳，向外界人士展示學(xué)校發(fā)展的歷史以及各種科研成果，提高高校檔案公眾服務(wù)的能力和水平。

提升檔案安全保障監(jiān)管能力。為了真正提高高校檔案管理的工作質(zhì)量，就應(yīng)該實現(xiàn)高校檔案的信息安全保障。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，高校就應(yīng)該在檔案管理工作當(dāng)中配備現(xiàn)代化的安全管理設(shè)備，采用先進的保密技術(shù)和材料，積極改進目前的檔案管理保密的環(huán)境。其次，還應(yīng)該建立健全各種檔案安全制度，形成人防，物防和技防三位一體的檔案安全保障體系。管理人員也應(yīng)該利用各種新型的手段保障檔案的安全。建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系。高校要加強檔案信息公開發(fā)布保密審查，確保高效的個人檔案信息開放，并且可以安全利用到服務(wù)當(dāng)中。另外，還要建立健全檔案安全應(yīng)急處理機制，保證檔案遇到被盜風(fēng)險時，可以及時采取應(yīng)急措施，確保檔案受到危害時可以被優(yōu)先搶救和妥善處理，最后還要不斷建立和完善檔案滅被機制，做好各種重要檔案的數(shù)字化登記備份工作。對于重要的電子檔案和數(shù)字化成果進行實時的備份，全面提高高校檔案安全保障的水平，確保高效的檔案可以被安全的管理和利用。

加強檔案的利用工作，積極開展檔案研究。我國高校檔案部門收集檔案的根本目的是為了滿足廣大師生對檔案資源的利用需求，因此，為了加強高校檔案的利用工作，高效，就應(yīng)該從檔案利用辦法制定入手，建立檔案閱覽室，為學(xué)校的學(xué)生和老師提供檔案閱覽服務(wù)。其次還要加大檔案的開發(fā)力度，根據(jù)現(xiàn)有的檔案，總結(jié)學(xué)校年度匯編工作，更好地保證檔案可以為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。除此之外，還要加強檔案信息的編輯服務(wù)，利用高校的各種科研成果，加強檔案的編輯，更好的為師生和社會服務(wù)。最后，學(xué)校要開展檔案研究工作，根據(jù)某一課題積極的開展學(xué)術(shù)交流，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識。

總而言之，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國高校的檔案管理工作也應(yīng)該滿足時代的發(fā)展變化，利用先進的信息技術(shù)，建立健全檔案管理制度保障體系，除此之外，高校也應(yīng)該對管理人員進行管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力，不斷建立考核機制和獎懲措施，提高當(dāng)管理人員的工作積極性。最后，還應(yīng)該加強檔案的安全保障監(jiān)管能力，保障檔案管理工作的質(zhì)量以及安全。

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作者簡介：陳秋妹（1975-），女，漢族，廣東饒平人，廣東社會科學(xué)大學(xué)助理會計師，大學(xué)本科，學(xué)士學(xué)位，研究方向：管理。