信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新性研究

溫雅倩

摘 要：信息時代隨著科學技術的發(fā)展和進步，現(xiàn)代文書檔案管理工作創(chuàng)新迫在眉睫。作為管理人員不僅需要全方位認識文書檔案管理的特點，而且需要積極適應時代賦予的機遇和挑戰(zhàn)，完善和優(yōu)化管理體系，提升管理水平和能力，從多角度著眼，不斷探索出新的舉措和方法，促使文書檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化和規(guī)范化。

關鍵詞：信息時代;文書檔案管理;現(xiàn)代化;規(guī)范化

信息化是憑借信息技術手段，有效地開發(fā)和利用信息資源，推動經濟的發(fā)展和社會的進步。檔案作為信息資源的重要組成，在信息時代也是挑戰(zhàn)與機遇并存。文書檔案作為檔案的重要組成部分，記載了過去和現(xiàn)在企事業(yè)的發(fā)展歷程。信息化背景下，文書檔案管理工作受互聯(lián)網以及計算機技術的影響，依然處于相對被動的局面，需要實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理才能更好地適應時代的發(fā)展。當然，目前文書檔案管理工作中還存在著諸多問題，需要進一步加強管理使得檔案信息化進程得以推進，檔案能夠得到廣泛和深入的利用，檔案價值能夠得到充分發(fā)揮。提高文書檔案管理工作水平，能更好地使文書與檔案工作相銜接，建立起有效的管理制度，進而提高文書檔案的利用率，為單位的決策提供依據(jù)。信息化是文書檔案管理的發(fā)展趨勢，文書檔案在文檔資料中占有較大比重，科學有效地開展文書檔案管理工作是檔案實現(xiàn)自身價值、凸顯自身特色的重要舉措。

一、文書檔案工作的重要性及其面臨的機遇和挑戰(zhàn)

文書檔案是在行政管理活動中產生的那部分檔案的統(tǒng)稱。文書檔案反映了原始的真實記錄，在一定程度上體現(xiàn)出了活動的深度與廣度，文書檔案工作是對以往工作所形成的一系列文件材料作為管理目標與對象，文件材料的最終歸宿檔案的參考價值為更好地發(fā)展工作提供了一定的科學經驗，文書檔案資料的完整性與檔案管理工作相互影響，相互制約。當今時代高速發(fā)展的背景下，文書檔案工作的順利開展影響各項工作的進行。

1.信息化背景下文書檔案管理的特點及其重要性。新時代，文書檔案管理具有一定的特點：從內容上說，文書檔案是工作情況的真實反映，涉及到各項工作的方方面面，載體形式多樣，內容涵蓋范圍廣而多;從形式上說，文書工作與文書檔案聯(lián)系緊密，很多檔案源于文書，文書工作是檔案工作的前提和基礎，文書檔案影響著檔案工作的發(fā)展;從管理工作上說，文書檔案管理的對象繁多，工作重點側重于收集和保管，以保證文書檔案的齊全與完整，進而為開發(fā)利用工作提供依據(jù)。當然，文書檔案管理工作受檔案管理的影響，還具有一定的規(guī)范性和標準化。

文書檔案與其他檔案一樣具有保密性，因此文書檔案管理工作與檔案管理工作一樣有著許多重要的意義，不僅能夠影響到經濟和社會的發(fā)展，還能影響檔案工作的方方面面。信息化背景下，對于文書檔案的管理可以運用更多的技術手段將工作精確、細化且僅限明確的分工，進而提高管理質量和效率;也可以使得更多的檔案信息資源的內容和性質凸顯出來，進而對檔案產生更加深刻的認知，更加及時有效的解決問題;還可以彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的一些弊端，在保障檔案安全與完整的同時，又使得檔案管理工作更加完善。

2.信息化背景下文書檔案管理工作面臨的機遇和挑戰(zhàn)。信息化背景下文書檔案管理工作面臨著一些機遇：信息化的發(fā)展使得檔案管理工作越來越便捷，技術層面的處理也使得檔案管理更加高效，解決了一些傳統(tǒng)的問題，文書檔案工作也隨之變得更加規(guī)范化、嚴謹化;大數(shù)據(jù)環(huán)境下使得傳統(tǒng)檔案工作暴露出的許多問題得以用技術手段與方法潛在的化解掉，以更少的人力物力和影響因素解決了檔案高質發(fā)展的問題。

信息化背景下文書檔案管理工作也面臨著許多挑戰(zhàn)：大數(shù)據(jù)會影響到檔案的機密性，使得檔案的安全受到一定的威脅;互聯(lián)網與檔案工作的融合發(fā)展還沒有完全走向成熟，對于檔案的管理技術存在一些挑戰(zhàn);信息技術的發(fā)展對于檔案管理人員的要求更高更多，對于工作的創(chuàng)新和順利開展有一定的影響。

二、信息化視閾下文書檔案工作中存在的諸多問題

1.客觀條件方面：檔案工作制度體系不夠完善。隨著科學技術的進步和發(fā)展，我國目前雖然有了一定的文書檔案管理制度，但是在信息化飛速發(fā)展的當下還是不能滿足現(xiàn)代化更多的需求，與其他檔案管理工作一樣，重視收集與保管輕利用的現(xiàn)象始終存在，為實際工作帶來了不便。文書檔案涉及的內容繁多，管理環(huán)節(jié)也比較復雜，對于適應新時期而引進的計算機管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的標準，尤其是辦公自動化普及了以后，電子文件無法及時、準確地得到管理。

文書檔案管理在制度方面存在著不足，對于檔號、目錄等的設置缺乏理念的更新，陳舊的管理意識在新時期制約了管理效能的發(fā)揮，檔案的價值沒有得到充分的發(fā)揮，阻礙了管理工作的健康發(fā)展;文書檔案的管理模式也存在著不足，對于時代形勢的把握不夠，缺乏科學化、創(chuàng)新性的管理實踐，也沒有形成體系化的文書檔案管理思路，影響了文書檔案的管理質量和價值。

2.主觀人為因素：管理人員素質不夠全面。新的時代對于各行各業(yè)的工作人員都有諸多新的要求，文書檔案管理人員墨守成規(guī)的工作態(tài)度和模式已經無法適應與時俱進的工作要求，專業(yè)知識、服務意識和創(chuàng)新理念都是時代賦予管理人員的責任。目前文書檔案隊伍的整體水平還不是很高，專業(yè)能力超眾的人才更是寥寥無幾，原有的檔案管理手段不能適應信息化的進程，提升檔案管理人才的整體梯隊業(yè)務素質與業(yè)務技能，從而使檔案專業(yè)人才隊伍能夠適應時代需求發(fā)展。文書檔案管理人員的各項素質參差不齊，使得文書檔案管理工作存在很多漏洞。

3.信息化方面：現(xiàn)代化管理不夠成熟。信息化已經成為未來各項工作的發(fā)展方向，文書檔案管理工作也不例外。目前很多文書檔案管理工作介于傳統(tǒng)和信息化管理之間的模式，有的甚至還依然處于紙質檔案的階段，信息化程度不高，工作量很大。當前從國家層面到社會上以個體為單位的個人，對于信息資源的重視程度達到前所未有的高度，社會組織對于信息資源中最為特殊的一個門類，檔案的重視也是尤為突出，但是基于檔案的隱性、潛在價值使得關注度還是沒有足夠的“熾熱”。

三、信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新性策略

信息化背景下，對于文書檔案管理工作要從頂層設計上進行規(guī)劃創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)思想束縛，勇于將信息技術手段與方法引用至文書檔案工作當中來。平衡各方面的阻礙與壓力，為文書檔案與信息技術融合創(chuàng)造出良好的對接環(huán)境，使文書檔案乘信息技術大船再上層樓。

1.建立系統(tǒng)且完備的文書檔案工作管理體系。文書檔案管理工作規(guī)范化是提高文書檔案管理工作效率的必要步驟。創(chuàng)新文書檔案管理制度是創(chuàng)新管理工作的基礎，應當緊跟時代步伐，以實際工作的發(fā)展需求為導向，對原有的規(guī)章制度進行梳理和完善，彌補傳統(tǒng)制度中的不足，使新的制度體系與原有的制度體系進行有機結合，還應當借鑒相對成熟和先進的管理經驗，結合自身實際，在合法合理的前提下，建立規(guī)范化的操作規(guī)程，建立起一套符合自身情況的管理體系制度，從而形成全面、綜合、完整的文書檔案管理模式。當然，不僅要確保創(chuàng)新的管理制度和現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐相一致，還要和各項工作的開展相協(xié)調，提高文書檔案管理的能力。

加快文書檔案管理現(xiàn)代化，有利于提升檔案信息管理的靈活性，不僅能提高信息資源的利用率和檔案管理工作效率，還能減輕管理人員的壓力。現(xiàn)代化文書檔案管理制度需要以統(tǒng)一領導、分級管理作為其工作的指導準則，從實際工作中建立起系統(tǒng)完備的管理體系與制度規(guī)范，優(yōu)化管理工作流程。在文書檔案管理現(xiàn)代化的進程中，應當注重管理方法和手段的豐富性，采用現(xiàn)代化的技術手段，強化網絡體系建設，加大投入，加強軟硬件設施建設，提高文書檔案管理的工作效率和信息化進程。現(xiàn)代信息技術和設備在檔案工作得以最大限度的發(fā)揮作用，促使文書檔案在效率與滿意度上得到有效提升，真正實現(xiàn)信息技術與檔案價值的融合，促進了各項事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.提高文書檔案管理人員的創(chuàng)新素質。信息化背景下，利用信息技術管理文書檔案，需要具備高素質的人才隊伍。在專業(yè)素質方面，需要具備系統(tǒng)的理論知識與實際的工作經驗;在相關技能方面，需要具備計算機和外語等一些必備的知識儲備，提升工作能力和水平;在綜合素質方面，應當提高認識，重視文書檔案，不斷更新文書檔案管理思想和理念，發(fā)揮出工作熱情。總之，信息化背景下的文書檔案管理人員，不僅要具有過硬的檔案管理專業(yè)知識，懂得檔案管理業(yè)務，還應當具備互聯(lián)網思維，不斷學習先進的管理技術和經驗，逐步適應檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需求。

3.引進文書檔案管理的信息化技術。隨著社會的不斷進步，文書檔案管理工作的現(xiàn)代化越來越重要。現(xiàn)代化信息技術的應用與發(fā)展，是當前文書檔案工作得以行政效率、滿意度提升的最有效手段。信息化時代可以利用技術手段將紙質檔案與電子檔案進行統(tǒng)一、有效的管理，確保檔案的完整與安全。信息化技術的引入，使得文書檔案的數(shù)字化管理成為了現(xiàn)實。相關技術和軟件的開發(fā)和利用能夠迅速、全面地管理檔案資料，進而提高檔案的利用效率。對于文書檔案的管理與其他檔案管理一樣，需要采取相應的保密措施，通過技術手段進行加密，設置不同的權限，進行檔案資源的共享;還可以建立嚴密的安全保護系統(tǒng)，通過技術手段對與文書檔案信息化相關的計算機及資料庫進行監(jiān)管，并做好電子檔案的備份工作，定期檢查更新，確保檔案的安全。

四、結束語

在不斷發(fā)展和進步的信息化背景下，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化意義重大，不僅關系到檔案信息本身，還影響到各信息利益方的需求。在信息化環(huán)境下，文書檔案管理創(chuàng)新性對于檔案管理工作的健康發(fā)展具有推動作用。完善文書檔案管理的規(guī)章制度，不斷提高管理人員的各項素質，加強文書檔案現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化，能夠有效提高文書檔案管理的質量與效率，促進各項事業(yè)快速、健康地發(fā)展。

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