企事業單位檔案管理信息化建設思路

王術波

摘 ?要：隨著科學技術的快速發展，檔案已經從傳統的紙質版轉變為電子版，現如今許多單位幾乎全部使用電子檔案，企事業單位也不例外。本文通過對企事業單位檔案管理信息化建設進行詳細的分析，希望對企業事業單位檔案管理信息化建設發展提供幫助。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;信息化建設

引言

隨著互聯網和科學技術的快速發展和普及，傳統的檔案管理方式無法適應現新時代發展需求，而在傳統檔案管理創新和發展過程中，網絡化、數字化的檔案管理信息管理模式得以快速發展。電子檔案管理是時代發展的產物，是信息共享、資源整合的重要方式，可以促進工作效率的提升，從而提高企事業單位管理水平。

一、制定檔案信息化總體規劃

制定檔案信息化總體規劃，應符合企事業單位的發展情況。這就需要企事業單位詳細分析本企事業單位的情況和戰略發展目標，制定切實可行的檔案信息化總體規劃，從而形成標準統一的網絡管理方式，促進檔案信息化的長久發展。除此之外，還應提高檔案管理信息系統的實際運行效果，使得其能夠更好的服務于企事業單位檔案管理，同時也應要重視系統的靈活性和發展性，為未來的創新發展提供保障。

二、建立完善的檔案信息網站

建立完善的檔案信息網站，可以使得企事業單位可以通過網頁進行瀏覽和查詢檔案信息，可以有效的對檔案信息進行分類，可以大大提高利用率[2]。檔案信息網站是檔案數字化的重要表現形式，也是推動檔案信息化建設的重要手段，具體而言：（1）在對檔案信息化建設過程中，可以將檔案管理系統與企事業單位管理系統相結合，建立統一標準的管理制度。可以對企事業單位各部門的信息進行綜合性考慮，資源共享，從而使得管理系統充分發揮其自身優勢。（2）選擇符合實際情況的檔案管理系統是檔案信息化建設的重要條件之一。只有選擇符合本企事業單位的檔案管理并且檢索能力比較強的軟件，才可以充分發揮其優勢，從而保障企事業單位檔案管理信息化建設。（3）選擇的網絡設備應要與相關標準制度相適應，并且應優先選擇流行的產品設備，這樣可以得到軟件廠家的支持，從而可以避免今后設備升級更新時無從下手問題的發生。除此之外，要詳細考慮設備的傳輸速度、反應能力等合理配置設備。

三、向檔案信息資源數字化發展

檔案信息資源數字化是檔案信息化建設的關鍵節點，是保障檔案信息的重要方式，也是建設數字化檔案綜合服務信息系統的重要內容[2]。檔案數字化是依靠先進的信息技術，對檔案部門傳統的檔案資料（音頻、視頻等）轉化為數字化信息，從而為建立檔案目錄資料數據庫提供幫助。需要注意的是在館藏檔案資源中實現數字化，并不是將所有的館藏檔案全部轉變為數字化，而是對館藏檔案進行詳細的分析，采取切實可行的方式，循序漸進的轉變為數字化檔案資料。另外，將館藏檔案資料信息轉變為數字化檔案信息，并不是不在使用傳統檔案館，而是企事業單位根據實際情況，將傳統檔案館與數字檔案相結合，從而促進檔案信息化建設的快速發展。

四、制定標準化、系統化的檔案信息

標準化、系統化是檔案信息化建設的重要組成部分，也是檔案信息化建設的標志。因此這就需要企事業單位應遵循國家信息化建設相關規章制度和標準，并結合自身的實際發展情況，制定標準化、系統化的檔案信息內容，從而促進檔案信息管理工作效率的提升，可以大大減少由于設置、格式等變化導致信息錯誤現象的發生。

檔案目錄數據庫既要符合國家建設標準，又要便于操作。因此各個企事業單位的文件和檔案的內容、格式等應要有統一的標準，對檔案數據庫管理軟件等建立統一的標準，從而使得電子錄入之后可以實現數據資源共享的目的，可以有效避免由于操作軟件的不同導致兩者之間不能夠轉化和讀取問題的發生。

五、為檔案信息化設置安全保密問題

檔案信息化建設推動檔案資源的開發和利用，數字化的檔案信息雖然可以為用戶帶來更多的便利，但卻存在著諸多的安全問題。

檔案信息最為重要的是具有保密性，有些檔案可以不用加密，供任何用戶下載、瀏覽和使用;而有些重要的檔案信息就不宜公開，需要設置密保問題。數字化檔案信息的內容和位置很容易發生變，可能會引發檔案資料的丟失，因此對檔案信息有著巨大的威脅[3]。這就需要采用合理的防護措施，對檔案信息化提供強有力的保護，具體而言：（1）建立完善的規章制度，保障檔案信息的安全性，同時還應加強檔案人員的保密教育培訓工作，提高其自身綜合素質。（2）安全穩定的計算機系統，可以保障信息安全。因此這就需要制定信息安全規范體系和嚴謹科學的管理計劃，明確責任制度，從而保障網絡、系統和數據的安全性。（3）對檔案信息要定期進行備份和異地存儲，可以有效避免信息系統崩潰或者受損信息數據丟失的現象發生。同時在服務器中可以使用鏡像硬盤，如果數據丟失或者病毒入侵，另一個硬盤還是可以使用。（4）網絡上是保障數字化檔案的重要部分，所以可以建立防火墻、身份認證和訪問控制等，從而提高安全系數。

六、提高檔案人員的綜合能力

在企事業單位檔案信息化建設過程中，主要是依靠計算機和網絡為基礎，采用信息技術檔案管理工作方式，使得傳統手工方式錄入檔案資料轉變更加自動化、智能化的錄入方式，從而可以為企事業單位檔案管理信息化建設提供保障。由于檔案管理越來越趨于自動化、智能化，因此對檔案人員的綜合能力提出更高要求。檔案人員應要更新觀念，努力學習先進的知識和技術，能夠熟練掌握相關操作流程，并且能夠對海量的數據信息進行分類、標記和管理，從而使得檔案信息充分發揮其自身優勢，滿足企事業單位對檔案的需求。

結束語

總而言之，檔案管理對企事業單位工作發揮著十分重要的作用。在現階段的檔案信息管理充滿著挑戰，并且檔案管理工作的好壞，在一定程度上影響著工作效率。因此在檔案信息化建設前期階段應做好準備工作，加強對檔案信息安全管理等方面的重視度，充分利用一切資源，推動檔案管理信息化建設發展，從而促進企事業單位的穩定發展。

參考文獻

[1] ?贠霄雄，楊于鋒.關于企事業單位檔案人才隊伍建設的思考[J].辦公室業務，2018（24）：167.

[2] ?白紅艷.企事業單位檔案管理信息化建設探索[J].產業與科技論壇，2018，17（12）：268-269.

[3] ?邸志紅.做好企事業單位檔案管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2017（02）：67.