農(nóng)機電子檔案管理之我見

劉慶強

【摘要】：隨著我國經(jīng)濟快速增長，農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)的加快，促使農(nóng)業(yè)機械化事業(yè)也同樣得到了快速穩(wěn)定的發(fā)展。與此同時，相關(guān)農(nóng)業(yè)機械的檔案管理就顯得尤為重要。本文結(jié)合我縣當(dāng)前的農(nóng)業(yè)機械發(fā)展現(xiàn)狀，闡述農(nóng)機檔案中所存在的問題，并提出加強農(nóng)機檔案管理工作的具體方法措施。

【關(guān)鍵詞】：農(nóng)業(yè)機械 檔案管理 電子檔案 管理措施

目前，我縣農(nóng)業(yè)機械化綜合水平達(dá)到92%，總動力128.8萬千萬，拖拉機保有量4.5萬臺。科學(xué)技術(shù)日新月異，我縣農(nóng)業(yè)機械化隨著蓬勃發(fā)展，為農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理工作者帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、建立并完善農(nóng)機電子檔案管理系統(tǒng)的意義

農(nóng)業(yè)機械電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用與不斷完善升級，對全面開展農(nóng)業(yè)機械檔案資料的整理、保管和實現(xiàn)業(yè)務(wù)服務(wù)快捷性、資源的共享性等農(nóng)機安全生產(chǎn)監(jiān)督管理提供科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的服務(wù)具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1.檔案管理信息化是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要和必然。當(dāng)今隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案資料的數(shù)字化、信息化管理和計算機檢索、查詢是電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容和檔案管理的重要組成部分，隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會改革發(fā)展和增效的寶貴資源。檔案信息化是現(xiàn)代社會行政事務(wù)管理水平的體現(xiàn)。

2.檔案管理信息化是實現(xiàn)資源整合，充分打破各個檔案之間毫無聯(lián)系和勾連的關(guān)系，使其能夠?qū)崿F(xiàn)共享和勾連，從多方便查找和管理。檔案資源的整合，可以通過建立數(shù)據(jù)電子檔案和管理機構(gòu)的方式來實現(xiàn)對信息的有效利用和管理，從而實現(xiàn)資源的共享，使之更好的為社會發(fā)展服務(wù)。

3.檔案管理信息化是電子建檔的前提，也是比紙質(zhì)檔案管理更為有效和便捷的一種方式;同時電子檔案也是檔案發(fā)展的需要，兩者之間相輔相成，在現(xiàn)代檔案工作中缺一不可。但是電子檔案尤其更具有優(yōu)越性，更能適合現(xiàn)代化工作的需要。

二、農(nóng)機電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

1.電子檔案規(guī)范化程度不夠，崗位職責(zé)不明確

目前我縣雖然有計算機等先進(jìn)科學(xué)的管理設(shè)備已列入裝備，但是仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責(zé)任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。

2.檔案信息化、科學(xué)化管理程度不高

目前雖然普及了檔案電子信息化管理，但是系統(tǒng)中仍然有很多方面不完備，甚至沒有建立、建全起農(nóng)機統(tǒng)計信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不能很好的為農(nóng)機檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

3.上級領(lǐng)導(dǎo)對農(nóng)機檔案管理重視不足

當(dāng)前，各地區(qū)普遍缺乏專業(yè)的農(nóng)機檔案管理人員，有些地方對檔案管理專業(yè)性存在認(rèn)識不足，甚至出現(xiàn)無專人員管理或臨時代管現(xiàn)象，造成農(nóng)機檔案缺失，而專職管理農(nóng)機檔案人員，大多數(shù)都不是專業(yè)的檔案管理人員，沒有參加過甚至很少參加任何業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不熟悉檔案工作的業(yè)務(wù)流程，有的出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人事變動頻繁，造成檔案管理人員責(zé)任心不強，借出檔案不能及時歸檔現(xiàn)象。這些人為造成了檔案材料的不完整性和不確切性。

三、農(nóng)機檔案管理存在的問題

1.單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

目前，很多地區(qū)的檔案管理工作分工不明確，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，出現(xiàn)兼職管理，無人管理，多人管理，崗位變動頻繁，加上管理人員意識淡薄、責(zé)任心不強，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)機械檔案管理混亂，出現(xiàn)檔案丟失，查詢困難的局面。

2.檔案信息沒有完全發(fā)揮作用

農(nóng)機檔案為農(nóng)機人事工作和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，多數(shù)是被動提供信息，查閱的大部分內(nèi)容是農(nóng)業(yè)機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農(nóng)機工作決策提供依據(jù)。受傳統(tǒng)觀念影響，提供利用檔案主要是坐等上門服務(wù)，缺乏主動參與意識。

3.管理維護(hù)水平較低

有的農(nóng)機檔案管理人員因信息更新不及時而不全面，需要與檔案進(jìn)行核對后才能確認(rèn)，一旦工作不細(xì)就形成了錯誤信息，上級系統(tǒng)單位對農(nóng)機信息應(yīng)用較少，只能做一些簡單查詢。到目前為止，統(tǒng)計報表之類的工作還沒有成熟的參與到農(nóng)機電子檔案管理中去，而與農(nóng)機工作的綜合評價等工作聯(lián)系不緊密。主要原因是信息系統(tǒng)不夠完善，信息功能不夠強大。

四、加強農(nóng)機電子檔案管理的措施

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化責(zé)任

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定在設(shè)計歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管借閱、記錄統(tǒng)計等方面監(jiān)理繾綣農(nóng)機檔案管理制度，嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“三個規(guī)范”的要求建立農(nóng)機檔案室，實行“誰負(fù)責(zé)，誰簽字”的原則，確保檔案內(nèi)容規(guī)范、完整。

2.加強基礎(chǔ)建設(shè)，強化環(huán)境管理

加強農(nóng)機電子檔案管理的電子設(shè)備（如電腦、打印機、照相機復(fù)印機）等辦公器材的管理，確保硬件設(shè)施以及軟件提檔升級，檔案室內(nèi)需具備滅火器、防蟲劑等專用檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防水、防蛀工作，保證了農(nóng)機監(jiān)理檔案的安全。

3.定期開展檔案清查，確保檔案真實完整

在加強源頭管理的基礎(chǔ)上，定期對所有農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進(jìn)行查漏補缺，進(jìn)一步健全和完善農(nóng)業(yè)機械及其駕駛（操作）人員總臺賬和分臺賬。

4.加強信息化建設(shè)，完善電子檔案臺賬

將農(nóng)機駕駛員、農(nóng)機車輛轉(zhuǎn)入、過戶、變更等檔案信息全部實行系統(tǒng)微機化管理，不斷快速完善軟件系統(tǒng)建設(shè)升級改造，確保紙質(zhì)檔案、電子檔案信息完整相符。

5.強化管理，加強信息員隊伍建設(shè)

組織信息化工作是一項專業(yè)性很強的工作，必須由個人素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才作保障，堅持素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)并重，選好配強組工信息員，把個人素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強、懂技術(shù)、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位，組織業(yè)務(wù)工作人員要切實轉(zhuǎn)變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展提供各種可靠及時的信息資料，加強信息資源的有效高效處理，充分利用信息平臺，實現(xiàn)信息共享、資源共用，使農(nóng)機檔案管理適應(yīng)于農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的快速發(fā)展需要。