加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的建議

崔茜

【摘要】：檔案是記錄一所學(xué)校發(fā)展歷程的重要資源，做好學(xué)校的檔案管理工作，不僅能推動(dòng)學(xué)校文化的建設(shè)，還能使學(xué)校在發(fā)展過程中發(fā)揚(yáng)長(zhǎng)處，改善不足，少走彎路，避免資源內(nèi)耗。但是，現(xiàn)階段，雖然一些學(xué)校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，在落實(shí)過程中依然存在一些問題。本文就從中學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題以及相應(yīng)的解決策略兩方面出發(fā)，來(lái)展開論述。

【關(guān)鍵詞】：中學(xué) 檔案 管理 建議

前言

學(xué)校開展的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生管理的情況，學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中取得的成績(jī)，都會(huì)通過檔案的形式保存下來(lái)，可以說(shuō)，學(xué)校的檔案就是一所學(xué)校的發(fā)展史，對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展具有十分重要的意義。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)的檔案管理工作已成為學(xué)校工作中一個(gè)迫切需要解決的重要問題。

1、中學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

第一，硬件設(shè)施配備不夠。對(duì)于部分學(xué)校的管理者來(lái)說(shuō)，設(shè)立學(xué)校檔案室只是為了滿足國(guó)家對(duì)于學(xué)校檔案管理的要求，只是一種形式，并沒有實(shí)質(zhì)性的作用【1】。所以很多中學(xué)的檔案室都存在檔案資料缺失、檔案放置缺乏有效分類、檔案資料發(fā)霉受潮損壞的情況，一些學(xué)校的檔案室甚至都已經(jīng)淪為了學(xué)校的雜物間。由于學(xué)校管理者對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，很少有學(xué)校會(huì)投入資金更新檔案管理的硬件設(shè)施，如此，就無(wú)法滿足中學(xué)檔案保存的需求，致使中學(xué)的檔案管理工作難以開展，檔案管理情況可想而知。

第二，學(xué)校方面重視程度不夠。一方面，學(xué)校方面對(duì)檔案保存的工作沒有給予充分的重視，雖然國(guó)家有專門針對(duì)檔案管理方面的法律法規(guī)，但是，很少有學(xué)校能真正落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作過于隨意，檔案丟失的情況十分普遍。另一方面，檔案管理者檔案分類意識(shí)薄弱，檔案存放沒有固定的模式，不同類型的檔案隨意放置，查找起來(lái)十分困難。此外，檔案的利用率低，檔案是學(xué)校在發(fā)展過程中經(jīng)驗(yàn)的積累和教訓(xùn)的總結(jié)，能使學(xué)校在發(fā)展過程中少走彎路，但是現(xiàn)實(shí)中，學(xué)校在發(fā)展過程中遇到問題的時(shí)候，教師在教學(xué)過程中遇到困難的時(shí)候，都很少會(huì)想到去學(xué)校的檔案中尋找答案，致使學(xué)校的檔案室長(zhǎng)期閑置，沒有充分發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，出現(xiàn)以上這些問題，說(shuō)到底，還是學(xué)校相關(guān)的管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致的。

第三，缺乏專業(yè)管理人員。由于很多學(xué)校對(duì)于檔案管理工作都沒有給予足夠的重視，在檔案管理人員的配備上也比較隨意，一些學(xué)校會(huì)選擇即將退休的老教師來(lái)承擔(dān)檔案管理工作，這部分教師由于年齡和身體原因，不適合承擔(dān)繁重的教學(xué)工作，而被安排做檔案管理員;一些學(xué)校也會(huì)選擇音樂、體育、美術(shù)教師來(lái)兼職承擔(dān)檔案管理員的工作，因?yàn)檫@部分教師的教學(xué)任務(wù)相對(duì)輕松，可以承擔(dān)檔案管理工作;還有一些學(xué)校會(huì)外聘檔案管理人員，但是大多不是專職檔案管理員，他們也要承擔(dān)學(xué)校其他方面的工作。不管是哪一種，這些人員大多沒有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，也沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不過關(guān)，試想，檔案管理員連職位要承擔(dān)的工作任務(wù)都不清楚，中學(xué)檔案管理工作開展的難度可想而知。

2、加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的建議

2.1引入現(xiàn)代化的硬件設(shè)施

要提高中學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量，首先要保證檔案管理的硬件設(shè)施完備。學(xué)校要設(shè)置專門的檔案室，環(huán)境要適合紙質(zhì)檔案的保存，要做好通風(fēng)、防潮、防蟲、防霉、防盜的工作，防止檔案損壞【2】。同時(shí)，可以將信息技術(shù)引入中學(xué)的檔案管理工作，可以建立專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)校檔案分類上傳，一方面方便教師需要的時(shí)候隨時(shí)查找，省去教師借閱檔案時(shí)登記、取檔、歸還的麻煩，另一方面減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因保存不當(dāng)損壞后修復(fù)困難的情況，節(jié)約學(xué)校檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入，一舉兩得。

2.2學(xué)校方面加強(qiáng)重視

要做好中學(xué)的檔案管理工作，學(xué)校管理者一定要認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，加大對(duì)學(xué)校檔案管理工作的重視程度【3】。首先，要建立完善的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)學(xué)校檔案的存放、分類、取用，檔案管理人員的工作職責(zé)，檔案管理設(shè)施的維護(hù)等都要做出明確的規(guī)定，使檔案管理工作能有法可依，改變以往檔案管理工作過分隨意的情況。其次，領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，帶頭抓學(xué)校的檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，可以通過學(xué)校的校報(bào)、校園網(wǎng)、宣傳欄等媒介宣傳檔案管理的重要性，利用教師大會(huì)的契機(jī)向教師宣導(dǎo)檔案管理工作的注意事項(xiàng)。要讓教師明白，檔案管理不只是檔案管理員的工作，還需要全體教職工的配合，在校園內(nèi)營(yíng)造全體教職工都重視檔案管理工作的良好氛圍，進(jìn)而提高中學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員

學(xué)校的檔案管理人員大體可以分為兩部分，一是專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校的檔案管理工作。這部分人員一定要是具有較高的專業(yè)素養(yǎng)、較高的思想覺悟、豐富的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)的檔案管理人員，個(gè)別學(xué)校沒有條件聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，從業(yè)人員也必要經(jīng)過培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。這部分人員一定要專職負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，不得承擔(dān)學(xué)校其他方面的工作，保證學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。另一部分為兼職的檔案管理人員，包括學(xué)校各部門的負(fù)責(zé)人以及全體教師。這部分人員相比于檔案管理員，對(duì)自己的本職工作有著更深入的了解，所以在日常的工作中，一定要注意整理并保存相關(guān)的材料，定期交于學(xué)校的檔案管理人員登記、歸檔，保證材料的完整性。這部分人員雖然不直接負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校方面也要定期組織他們參加檔案管理方面的培訓(xùn)，提升他們對(duì)檔案管理工作的重視程度。不管是專職的檔案管理人員，還是學(xué)校的中層管理人員、教師，一定要分工協(xié)作、加強(qiáng)配合，促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的有序開展。

結(jié)語(yǔ)

檔案是記錄學(xué)校發(fā)展歷程的重要資料，是學(xué)校文化發(fā)揚(yáng)和傳承的重要載體，涉及到學(xué)校工作的方方面面，中學(xué)校長(zhǎng)一定要給予高度重視，帶頭推進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作，帶動(dòng)全體教師參與檔案管理工作的熱情，切實(shí)提升學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要推動(dòng)作用。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】陳冬云.加強(qiáng)和改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的建議[J].蘭臺(tái)世界，2018（S2）：126-127.

【2】王虎.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].華夏教師，2018（21）：7.

【3】陳秋華.淺談如何做好中學(xué)檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：144-145.