公共圖書館檔案管理現狀與對策

李曉堅

摘要：檔案管理工作是一項實踐性很強的工作，它對公共圖書館的各項工作都有著十分重要的指導意義。進入信息時代后，公共圖書館的檔案管理中發生著一系列的變化。公共圖書館的許多工作的開展也離不開檔案工作的支持，檔案完整地記錄了圖書館的一切工作歷程，公共圖書館必須要做好檔案管理工作，努力創新檔案管理機制，要敢于突破現有的各種桎梏，趕上時代發展的腳步。檔案管理水平的提高必將促進公共圖書館各項業務的加速發展。本文主要分析探討了公共圖書館檔案管理現狀與對策，以供參閱。

關鍵詞：公共圖書館；檔案管理；現狀；對策

公共圖書館的檔案工作，是圖書館工作的一個重要組成部分。檔案全面、系統、真實的記錄了圖書館的工作，是對圖書館工作考察評估的重要依據；同時，檔案工作驗證著圖書館歷年的工作成果，對制定計劃、總結和開展讀者活動等具有指導和參考價值。因此，為更好的服務于圖書館事業，加強圖書館檔案的管理工作是一項值得認真研究和解決的課題。

1公共圖書館檔案管理工作現狀

圖書館是我國精神文明建設的主要陣地，在精神文明建設過程中，圖書館作為圖書資源的提供者，發揮了十分重要的作用。近年來我國也十分重視圖書館建設工作，文化部對全國縣級以上圖書館進行了多次評估定級，其目的是相關通過評估定級的手段來調動圖書館爭優創新的積極性，增強圖書館的業務建設和科學管理能力，從而不斷提高圖書館的服務水平。隨著我國對公共圖書館事業的重視程度不斷提高，圖書館的發展也越來越迅速，圖書館中的資源越來越豐富，產生的檔案信息逐漸增多，例如各種圖書檔案，不僅是讀者獲取知識的重要源泉，更是我國的文化建設工作得以發展的重要基礎。加強圖書館檔案規范化管理，是未來圖書館發展過程中的主要任務。隨著圖書館檔案管理工作的地位不斷改變，圖書館對檔案管理的重視程度也越來越高，但是在圖書檔案管理過程中還是存在一些問題，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理理念比較陳舊，在圖書館檔案管理過程中，有的人員依舊習慣采用人工管理方式，對各種紙質文件、圖書檔案進行收集，而且沒有及時進行計算機歸檔，所以導致很多信息雜亂無章，還很容易丟失。第二，檔案建設滯后于圖書館業務工作。圖書館檔案管理是圖書館發展過程中的一個重點內容，但是當前很多圖書館的檔案管理過程中，基礎設施建設、設備條件、技術手段等都比較落后，沒有專門的檔案機構工作人員，從而對圖書館的發展產生了嚴重的制約。第三，檔案管理人員水平不高。公共圖書館的人事管理機制陳舊，是影響圖書館發展的重要因素，由于傳統管理體制的限制，使得很多館員沒有危機意識，在工作過程中對各種新技術的學習也不夠。在未來發展過程中，信息化管理是一個必然趨勢，當前很多圖書館在管理方面的投入還不足，例如有的檔案管理人員對信息化和數字化的認識程度不高，圖書館的檔案信息化管理系統不夠完善等，這些問題都將會圖書檔案數字化融合管理受到極大影響，阻礙圖書館的創新和轉型發展。

2公共圖書館檔案管理發展策略

2.1增強人員檔案管理意識

圖書館檔案管理員從自身做起，認識到圖書館檔案管理工作的重要性，它是提高圖書館工作效率和工作質量的必要條件。做好檔案管理的宣傳工作，增強主動性，積極與各部門溝通協調，完成檔案管理的基礎工作。隨著檔案管理意識的增強，社會對檔案工作的重視，做好檔案管理工作的作用會更好的發揮出來。

2.2豐富檔案館藏結構

由于檔案室歷史原因，大量檔案之存在于紙質狀態。科技發展出現多樣化的存儲方式，檔案室要采取多載體、異地異質保存等方式來回溯建庫，保障信息安全。在紙質檔案基礎上，有條件的圖書館可以建立檔案陳列室，利用聲、光、電等多種手段向館內職工和參觀學習人員展示實物檔案，宣傳本館歷史和發展沿革。根據本館業務，分析館藏特色，建立專題檔案數據庫形成自己的文化特色，如特色講座視頻檔案；圖書館等級評估專題資料等，提升歸檔材料系統性和完整性和獨特性。從民眾中征集有歷史價值的資料，經過專家評估后確定檔案價值，來豐富館藏資源也是豐富館藏結構的重要通道。

2.3開發適合公共圖書館實際的檔案管理軟件

計算機及網絡技術的廣泛應用，不僅大大提高了檔案管理的工作效率和質量，也使檔案管理工作的準確性大為提高。圖書館可以組織自己的技術團隊，借鑒其他檔案管理系統并結合自身特點，研發適合自己圖書館工作實際的檔案管理系統。自主研發檔案管理軟件有利于軟件后期的維護與升級；因與本單位情況緊密聯系，軟件更實用，簡單，易掌握；同時節省了人力、物力和財力。

2.4推行責任制，加強考核

圖書館在實施目標責任制管理時，應將檔案的立卷歸檔也明確列入目標責任制管理中，制定相應的考核標準，定期進行考核評比，與獎金掛鉤，讓業務人員真正負起業務文件材料形成、積累、整理和歸檔的責任，從而確保檔案的收集歸檔。

2.5提高圖書館檔案管理人員的素質

圖書館檔案管理工作的實施是依靠檔案管理人員來進行的，檔案管理人員的素質是影響圖書館檔案工作實施的一項重要因素。一名優秀的檔案管理工作者，只有具備了較強的政治素質和較高的業務水平，才能夠做好圖書館的檔案管理工作。因此，圖書館需要不斷地加強對檔案管理人員政治素養和業務水平的教育，積極地引導圖書館檔案管理人員掌握檔案管理相關的新技能與新知識，以適應現代社會對圖書館檔案管理的需要。目前從圖書館檔案管理工作的實際情況出發，提高圖書館檔案管理人員的素質主要集中體現在高尚的職業道德、合理的知識結構、較強的外文翻譯能力、強烈的信息意識和信息處理能力四個方面。

3結束語

公共圖書館檔案管理工作的目標應當是以“積極收集整理、有效提供利用”為中心，圍繞公共圖書館工作的總體部署和要求，充分利用圖書館檔案這一信息平臺，積極探索檔案管理和開發利用的新思路和新方法，增強與外界的溝通、交流與聯系，主動地、創造性地開展工作，充分發揮檔案、文件的諸多功能，為提高公共圖書館的整體效益做出新貢獻，為圖書館事業建設服務。

參考文獻：

[1]趙紅梅.淺析公共圖書館檔案管理現狀與對策[J].中文信息.2018（01）.

[2]郝匯蓉.淺談公共圖書館檔案管理工作[J].區域治理.2018（28）.

（作者單位：臨汾市堯都區圖書館）