事業單位檔案保存與利用管理措施

單麗娜

摘 要：隨著事業單位的轉型改革的深入進行，事業單位的競爭力不斷提高，現如今應當更好的發揮事業單位的檔案價值，提高檔案的保存與利用工作水平，以創新性的思維研究我國檔案管理的新出路，運用信息化的技術手段達到提高檔案工作質量，消除檔案管理風險隱患的目標。現階段應當明確事業單位檔案保存與利用工作的改革重點，確定檔案管理的改革期限，限時加大信息技術設備的引進工作，從而達到提高檔案管理質量，降低檔案管理風險隱患的目標。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作機制

本文深入分析事業單位檔案管理工作的方式方法，圍繞著事業單位檔案的保管與利用需要構建專業的檔案管理工作體系，明確檔案管理工作的重點，在科學化、系統化與智能化的理念下提高檔案管理的效率，消除傳統檔案管理保存與使用帶來的風險，達到提高檔案保存與使用有效性目標。

一、事業單位檔案保存與利用的問題

（一）重要性認識不足

不少事業單位沒能認識到檔案管理工作的重要價值，不能建立健全檔案管理的保存與開發利用工作機制。不少事業單位的檔案保存與利用還局限傳統的思維，沒能創新檔案工作的方式方法，檔案信息資源的整體質量有待提高。事業單位檔案管理存在一系列的弊端，例如有些事業單位不注重根據大數據與云存儲檔案的理念更新設施設備，更有的軟硬件設備較為陳舊，不滿足新時代檔案管理工作的條件需要。還有的事業單位檔案管理的隨意性大，事業單位上下沒能認識到檔案管理的重要意義，現有的數據檔案資源經濟性的存在問題，難以實現檔案的共享目標。

（二）缺乏有效管理制度

事業單位當前還缺乏針對檔案工作的有效管理機制，現有的管理制度較為陳舊，檔案管理的方式限制了檔案管理的創新的性。一些傳統的紙質時代的檔案管理方式嚴重的制約了檔案的安全性，不少檔案沒能進一步實現信息化，紙質檔案的存儲環境有待優化。傳統的檔案管理方式嚴重的制約了檔案的作用，不少事業單位還缺額專門的檔案管理機制，因此影響檔案管理的有效性。一些事業單位不能把信息技術與現有的檔案管理工作任務結合，檔案管理處置不當容易縮短檔案的應用周期，不利于達到高效管理的目標，極大的影響了檔案管理工作的質量。

（三）檔案管理人員問題

事業單位檔案的保存與利用一方面要按照上級部門的要求進行精準化的執行，另一方面還要兼顧檔案管理工作的層次性，注重形成完善的檔案管理體系，明確檔案管理的重點，達到提高檔案管理的質量目標。目前，事業單位還要建立精準化的檔案管理工作體系，由于檔案管理工作的目標不明確，不能根據現有的檔案管理任務實現檔案管理人才的合理配置，因此影響了檔案管理的整體質量。由于缺乏專專兼職人員搭配的檔案管理工作隊伍，因此制約了檔案管理的有效性和精準性。其次，事業單位檔案管理人員面臨著長期得不到必要培訓的問題，現有的檔案管理方法不能促進檔案管理人員掌握正確工作方式，不能提高檔案管理技術培訓效率。第三，事業單位的檔案管理人員數量較少，檔案管理人員的總量有限，現有的事業單位的專業技術人員無法開展專業化的檔案管理工作，不能適應信息化、大數據與云背景下的檔案保存需要。

二、事業單位檔案保存與利用管理的有效策略

（一）.強化檔案開發利用

現代事業單位檔案管理應當具有創新思維，能夠根據新技術的發展趨勢有效的體現檔案的使用價值。首先，提高檔案管理工作的效率，把效率提升作為檔案管理的重點，優化檔案開發的技術空間，明確檔案管理工作的優勢與重點，保證事業單位檔案管理的整體有效性和科學性。其次，體現事業單位檔案的共享價值，建立檔案的有效共享平臺，基于專業優勢滿足各方面的檔案使用需要。針對事業單位的轉型發展需要，公益事業涉及的公共信息，上下級單位傳統信息的需要開展檔案管理。第三，事業單位還要整合檔案管理技術，提高檔案的整體利用工作效率，加大軟件的開發力度，提高軟件的開發整體效率，從而解決事業單位檔案管理工作存在的具體問題。

（二）加強管理隊伍建設

事業單位為了更好的做好檔案的保存工作，提高檔案的利用效率，還要形成專業化的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理工作的重點，著力依靠專業技術人員做好檔案的處置與開發利用工作。首先，應當在信息技術的引導下創新檔案管理工作方式，明確檔案管理重點，找準檔案管理改革的發展方向，重點形成信息化、標準化、專業化的檔案管理機制，解決檔案應用的現實問題。其次，加強檔案管理人員的培訓工作，促進檔案管理人員在信息化背景下實現紙質檔案管理向信息化檔案管理的改革。在優化紙質檔案管理環境的基礎上不斷使用數字化的檔案管理技術。第三，定期加強檔案管理人員的業務考核，促進檔案管理人員掌握專業的檔案操作方法，能夠以先進的方式方法提高檔案的效率，解決檔案管理工作隱患，提升檔案的整體質量。

（三）優化檔案設施設備

事業單位為了達到高效開展檔案管理工作的目標，解決檔案管理的現實問題，還要建立專業的檔案管理工作機制，明確檔案管理工作的重點，采用科學化的檔案管理設施設備，提高檔案管理的整體工作效率。首先，應當引進專業的檔案管理設施設備，明確檔案管理工作的重點任務，基于檔案管理戰略目標配置必要的軟硬件設備，圍繞著紙質檔案數字化，檔案的數字化共享服務、檔案的分類有效存儲，大數據技術的應用，不斷進行信息化設備設施的更新工作。其次，還要提高檔案管理設施配置的標準經水平，基于人事、財務、業務與行政檔案現實需要，根據上級部門的要求安裝專業的檔案管理系統，實現檔案數據信息的有效互動和傳遞。

結論

我國事業單位檔案管的保證與利用應當具有信息化思維，強調基于信息技術的快速發展采用專業化的管理手段。事業單位應當提高檔案的管理效率，重視形成綜合性的檔案管理工作體系，著力提高檔案事業的服務水平，基于信息技術提升檔案保存質量，達到高效利用檔案的目標。現階段事業單位還要分析檔案的應用價值，注重采用綜合性的管理手段，達到提升檔案質量目標。

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