大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

曹川江

摘要：現(xiàn)在時(shí)代的科技主體是信息化時(shí)代，特別是在大數(shù)據(jù)技術(shù)開放之后，信息化技術(shù)在目前來說已經(jīng)十分成熟，隨著時(shí)代的進(jìn)步和國家的發(fā)展，事業(yè)單位所需要的資料和建立的檔案數(shù)據(jù)越來越多，在這種情況下把信息化技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位的文書檔案管理工作中去，能夠大幅度節(jié)省人力和物力并且挺高工作效率。本研究就在大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位的文書檔案資料信息化建設(shè)方面進(jìn)行深入研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案;信息化建設(shè)

隨著科技日新月異，信息技術(shù)的不斷成熟，信息技術(shù)在事業(yè)單位的運(yùn)用不再是一個(gè)國家擁有先進(jìn)科技技術(shù)的標(biāo)志，而是事業(yè)單位的基本需要。在信息流通以及國家發(fā)展越來越發(fā)達(dá)的時(shí)代，事業(yè)單位所需要接受的資料和建立的檔案與上世紀(jì)比起來要多得多，在文書檔案多如牛毛的情況下，如果僅僅使用紙質(zhì)資料檔案保存不僅檢索尋找相應(yīng)資料起來會(huì)十分慢而且也占地方不容易保存這樣會(huì)嚴(yán)重影響事業(yè)單位的工作效率，事業(yè)單位工作對(duì)象大部分都是面臨著人民群眾，從而就會(huì)直接影響人民群眾的生活質(zhì)量。目前市面上存在的辦公軟件的功能已經(jīng)十分完善，功能多種多樣，例如能夠快速進(jìn)行文件的檢索，信息的提取以及文件信息的加密等，如果把事業(yè)單位文書檔案進(jìn)行信息化的話不僅能夠節(jié)省大量的人力物力和空間而且因?yàn)闄n案和資料容易被檢索和查閱，這樣的話辦事的工作效率就會(huì)得到大幅度增加。

1.大數(shù)據(jù)視野下視野單位文書檔案信息化存在的阻礙

1.1信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢

信息化建設(shè)并不是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作就是信息化建設(shè)，目前有的事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)還停留在十分初步的階段，他們只利用word和excel等進(jìn)行文件的錄入和管理，要知道文書檔案的信息化建設(shè)不僅包括資料信息的錄入還包括資料信息的管理，檢索和傳輸。信息化進(jìn)程慢的原因也在于對(duì)信息化建設(shè)的不重視，有些領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為文書檔案的工作是十分簡(jiǎn)單的工作，所運(yùn)用的技術(shù)和設(shè)備不需要太先進(jìn)，資金的投入不夠，今面對(duì)如此龐大信息的涌入不更新設(shè)備和信息的化會(huì)嚴(yán)重影響工作效率。

1.2對(duì)于文書檔案的安全保護(hù)缺乏

事業(yè)單位的文書檔案等資料中保存著大量的政府資料和個(gè)人的基本信息和隱私資料，對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案資料都需要進(jìn)行嚴(yán)密地保護(hù)。在沒有信息化的時(shí)候這些資料還可以放到比較隱秘的地方防止他人偷竊，但是信息化之后這些資料存在于計(jì)算機(jī)中，容易遭到黑客組織的入侵導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)的崩潰從而導(dǎo)致資料的丟失和被盜取。面對(duì)這些可能存在的安全隱患，目前有些事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，他們文書檔案的保密性不強(qiáng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不夠先進(jìn)，系統(tǒng)存在的漏洞那么面都這些種種安全隱患就會(huì)給黑客組織們帶來可趁之機(jī)。

1.3工作人員的專業(yè)素養(yǎng)缺乏

信息化技術(shù)是需要專業(yè)的人員來進(jìn)行，需要專業(yè)的知識(shí)，必須要有一定專業(yè)知識(shí)才能夠擔(dān)任這個(gè)工作。例如正常人是不懂得如何給文件加密，面對(duì)黑客組織的侵入如何進(jìn)行防護(hù)以及數(shù)據(jù)庫的建立和運(yùn)用。這些雖然不是科技的頂尖技術(shù)但是操作起來還是需要擁有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員才能夠執(zhí)行。

2.如何清除事業(yè)單位信息化建設(shè)的阻礙

2.1加大對(duì)信息化的建設(shè)加快信息化的建設(shè)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該要明白和了解文書檔案工作的重要性以及文書檔案工作進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性才能重視文書檔案信息化建設(shè)，還應(yīng)該要加大對(duì)事業(yè)單位信息化設(shè)備的資金投入，一些陳舊的系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)硬件是不足以支持最新最先進(jìn)的辦公軟件以及數(shù)據(jù)軟件的運(yùn)用，我們都知道有些事業(yè)單位去處理一些信息的變更或者其他一些文書檔案相關(guān)工作的時(shí)候都需要比較長(zhǎng)的時(shí)間和工作日，這樣就會(huì)給來辦理業(yè)務(wù)的人民群眾帶來了各種不便，這些最新的軟件不僅修復(fù)了以前軟件的不足而且還增加了很多人性化的新功能，把這些軟件運(yùn)用到文書檔案工作中去，能夠讓工作更加靈活，更有效率和更加人性化。

2.2解決文書檔案信息安全隱患

因?yàn)槭聵I(yè)單位的特殊性，它儲(chǔ)存了大量的國家政府的信息和人民群眾的個(gè)人基本資料，一旦泄漏出去對(duì)于國家以及人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全都會(huì)造成巨大的威脅，所以對(duì)于文書檔案的安全保護(hù)工作一定要全面。為了臨時(shí)應(yīng)對(duì)文件的丟失，所以對(duì)于一些比較重要的檔案資料應(yīng)該也要進(jìn)行備份。以防發(fā)生文件的丟失也能夠繼續(xù)進(jìn)行工作。面對(duì)文件的保密性和防止黑客組織的惡意入侵，事業(yè)單位應(yīng)該要把進(jìn)行文書檔案工作的人員小組化和專一化。不少事業(yè)單位文件檔案工作都是交給其他辦公室文員進(jìn)行兼職的，沒有專門的工作人員去跟進(jìn)，那么面對(duì)文件的安全性隱患他們也不能夠?qū)ｉT地去進(jìn)行防護(hù)，所以應(yīng)該要建立專門的小組成員去進(jìn)行文書檔案工作，要把這部分人員獨(dú)立起來，他們的專職就是進(jìn)行文書檔案工作的，那么他們就能夠隨時(shí)隨刻監(jiān)控系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全，面對(duì)系統(tǒng)的漏洞和黑客組織的惡意入侵能夠第一時(shí)間進(jìn)行反應(yīng)和應(yīng)對(duì)。

2.3提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)的重點(diǎn)不應(yīng)該放在招聘上，而是應(yīng)該放在在工作中對(duì)他進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，當(dāng)然招聘的條件設(shè)置也不應(yīng)該過低，起碼要有基本的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的操作和理論知識(shí)，在他們的工作過程中應(yīng)該要定時(shí)定刻地給他們安排培訓(xùn)和考核，面對(duì)專業(yè)素養(yǎng)比較差的工作人員應(yīng)該要派遣一些專業(yè)素養(yǎng)比較好的工作人員去與他一起工作，那么就能夠在日常工作中提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)束語：隨著信息流通地不斷加快，事業(yè)單位所要面對(duì)的信息資料呈幾何倍數(shù)地增加，他們需要對(duì)于文書檔案的管理工作需要采取更先進(jìn)和更完善的信息技術(shù)，這樣子才能夠確保面對(duì)挑戰(zhàn)的時(shí)候能夠從容應(yīng)對(duì)，而在信息建設(shè)中存在的問題需要國家政府給予相應(yīng)的重視，對(duì)其工作進(jìn)行相關(guān)地整頓。

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