事業單位檔案管理創新與改革探討

譚洪劍

摘要：經濟社會的發展和進步，帶動了檔案管理工作覆蓋面的擴展。作為事業單位管理的重要組成部分，檔案管理的改革也面臨著前所未有的挑戰。本文對當前事業單位檔案管理的現狀進行分析，從而探討出相應的解決措施。

關鍵詞：事業單位檔案管理現狀分析創新改革

一、事業單位檔案管理存在的問題

事業單位屬于一種不盈利的國營單位，主要是為社會提供相關服務，具有一定的公共性，檔案管理對于事業單位來說有著重要影響。檔案管理工作具有一定的綜合性，并不是獨立的，最顯著的特點就是檔案具有一定的實用性。隨著經濟的不斷發展，傳統的檔案管理手段已經逐漸無法適應社會需求，這使得事業單位在檔案管理方面存在的問題也越加顯現出來，具體如下：

1.1缺乏完善的檔案管理制度

從眼下來看很多事業單位在檔案管理制度方面都存在問題，異常混亂。一些單位對對此并不重視并沒建立檔案管理制度，另一些單位是雖然建立的制度但卻只是表現在形式上，并未嚴格執行。導致檔案隨意堆積在一起，經常出現丟失、殘缺的現象。除此之外對于外界檔案也沒有進行嚴格處理，手續不全，經常出現有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數據進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

1.2檔案管理手段落后

眼下計算機技術雖然得到了廣泛的發展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業單位并未將其運用到檔案管理工作中，依舊采用傳統的檔案管理方式。傳統檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數據信息涉及到的內容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經常出現紙質檔案易受潮，發霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內容較多，所以檔案準確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

1.3缺乏專業的檔案管理人員

要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業水平和職業素質是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業單位在檔案管理人員方面人才比較匱乏。專業水平差、職業素質低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態度較差，積極性也不是很高，人浮于事，導致檔案資料丟失、損壞等問題頻頻出現，不利于檔案管理工作的順利開展。

二、事業單位檔案管理存在的問題

2.1對檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作作為一項基礎性的幕后工作，不能夠直接為事業單位帶來的經濟利益和效益，因此在實際生活中，相關工作人員和領導對檔案的管理工作缺乏足夠的重視，往往將重點放在能夠為事業單位帶來直接受益的工作上，由此造成管理人員對檔案管理工作的忽視，缺乏對相關管理工作的設備投入和管理工作，從而在一定程度上影響了檔案管理工作的質量。同時，檔案管理工作缺乏一定的創新性，導致管理工作單調乏味，使得相關的工作人員缺乏一定的積極性，造成工作效率的低下。

2.2缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今事業單位的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

2.3現代化管理設施較落后

科學技術的不斷發展，促使科技手段的不斷更新，計算機信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。計算機水平的提高為我們提供了巨大的便利。然而在檔案信息管理系統，由于沒有及時、充分的認識和發揮先進技術手段的作用，所以沒有將計算機技術廣泛運用到檔案管理中。

三、事業單位檔案管理工作科學化的策略

3.1健全檔案管理機制

相關部門在不斷健全檔案管理機制的過程中應注意以下幾點內容：①根據實際情況，科學制定完善檔案管理機制。相關部門在完善檔案管理機制時，應結合檔案管理工作的基本特征以及實際情況實施檔案管理責任制，將各個崗位所肩負的責任進行明確劃分，并落實到個人身上，以避免工作過程中責任歸屬混亂的問題，同時領導階層也應重視檔案管理責任制的落實，為不同的部門分配具體任務，并要求各個部門之間相互配合、相互協調，從而建立起完善的檔案管理體系。②管理人員在進行檔案管理工作的過程中，應以國家相關的法律法規為基本的行為規范，充分做好相關檔案的保管、保密、庫房儲存等方面的工作，出事全方位、立體化、多層次的檔案管理機制得以形成，以保證今后的檔案管理工作可以順利進行，有效提高工作 效率。

3.2啟用信息管理手段，擴大服務內容

事業單位在信息化時代，應該要順應時代的需求，正確利用信息化管理手段，將信息化管理進行完善，實現信息化管理，主要是從以下幾個方面進行完善，首先要制定出一個發展規劃，根據事業單位的具體情況，以及事業單位對檔案管理應采取什么樣的服務模式，以宏觀的角度將檔案管理規劃出各個階段，每個步驟具體應實施的方案，做出大概的方向，具體的實施內容還是要按照實際的情況來進行安排。其次要建立一個專門的網站，一個和事業單位檔案管理相關的網站，并對群眾開放，在事業單位建立的網站主頁，以這種開放的形式為群眾提供一定的服務，在群眾查詢檔案資料，或者在填報、調取相關資料也會更加方便快捷，可以更加高效的對社會進行服務，在檔案管理方面也會有所提高，有效的實現了檔案資源的共享。最后就是在可以建立相關的檔案數字化網絡，通過在電子室建立內網，對電子文件歸檔管理進行前端控制，在電子文件收集以及整理方面，可以更好的存儲與共享，對于檔案數據可以進行一定的處理與創新。

結語：

事業單位檔案管理的創新與改革具有時代的意義，檔案管理是對社會發展的一項重要的工作。但是由于各種問題導致了發展滯后的現象，從而影響了檔案數字化的發展。所以事業單位必須高度重視檔案管理工作，從業人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創新工作的方式、方法，才能配合事業單位實現整體的高效運行，促進其在大刀闊斧的改革進程中獲得新的、更大的發展機遇。

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