淺談商務英語信函中的禮貌原則

於彥池

摘要：隨著全球經濟一體化進程的不斷發展，世界范圍內的經濟交流與合作也在不斷增多。商務信函在商務溝通中的媒介作用日益突顯出來， 而禮貌是商務信函寫作中的重要語言特點。本文論述英語商務信函應堅持的禮貌原則，從而歸納出當代商務英語信函中的禮貌表現。

關鍵詞：商務英語信函；禮貌；原則

一、引言

21世紀是經濟日益全球化的世紀，中國與世界各國的交往日益頻繁，國際貿易事業發展迅猛。但隨著科學技術的發展，國際間的貿易往來更多地使用傳真與電子郵件來傳遞商務信函。一封好的商務信函，可以帶來截然不同的效果，使你所要表達的意思煥然一新，給對方深刻的印象，在促進達成新的業務方面起著積極的作用。”

二、英語商務信函的定義及寫作原則

英語商務信函是一種最常見的商業聯系媒介，它是一種通過電腦或者打字機“書信”來完成的人際間交往。實際上商務信函是一種“推銷”函，你要做的就是用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解你說什么。商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

1、禮貌原則（courtesy）

禮貌不僅僅是指有禮而已，并不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry， your esteemed order 等就可以，它是從一個“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。為了使商務英語文書更具禮節，撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則（consideration）

體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。

3、完整原則（completeness）

在信函寫作中，信息完整很關鍵，所以商務信函中應包括所有必需的信息。

4、清楚原則（clarity）

清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來，以便對方準確理解。

5、簡潔原則（conciseness）

要求我們用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中， 我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語， 要避免重復、羅嗦， 不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。

6、具體原則（concreteness）

使所表達的內容準確而又生動。當涉及到數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

7、正確原則（correctness）

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確、以及對商業慣用語的正確理解。

三、英語商務信函的禮貌表現

（一）英語商務信函的禮貌表現

按照布朗和列文森的禮貌理論，積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對面子的需求而采取的措施。為保住對方的面子不受損害，說話人有必要使用積極禮貌策略，千方百計讓聽話人的面子得到尊重。在商務信函中積極的禮貌表現主要體現為四種策略：贊美、展示人情味、避免不和與聲稱關系近。

1、贊美

贊美策略是一種滿足聽話人積極面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。它是利用夸獎、恭維話來滿足對方的求榮心理，以引起對方的注意和興趣的方式。在不同的場合使用恰當的贊美語可以給人們的生活帶來愉悅和滿足感。在商務英語信函中，經常夸贊對方是很有必要的，但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對方的商譽、產品、技術等方面確實值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺，反而顯得不禮貌。所以，在寫作信函時，既要在遵循禮貌原則（ Politeness Principle） 中盡量多贊譽對方的贊譽準則（Approbation Maxim） ，又要做到恰如其分地夸獎對方。

2、 展示人情味

中國人很重感情，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達親切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。

3、避免不和

避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。

4、 聲稱關系親近

在商業信函中，如果寫信人與收信人之間非常熟悉，當寫信人向收信人提出要求或者建議時，寫信人可以通過聲稱自己與對方有親密的關系，或從對方的立場考慮某一建議來向對方傳遞友好之情，這種方式就是“聲稱關系親近”策略。

（二）商業信函中的消極禮貌表現

列文森的理論體系中，消極面子指不希望別人強加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極的禮貌表現在商務信函中主要體現在以下三個方面：減緩語氣、表示敬意、道歉。

1、減緩語氣

減緩語氣策略指的是當寫信人向對方提出建議、要求或批評時，寫信人運用一定的表達方式來減輕或緩和語氣，使言語的強制力變小，從而減弱對對方消極面子的威脅的方法。

2、 表示敬意

表示敬意策略指寫信人運用謙卑的語言來降低自己或抬高對方的身價使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現出寫信人對收信人的尊重。寫信人通過抬高對方的身份，降低自己的身份，表明自己對對方消極面子的維護和尊重，從而避免與對方潛在的沖突，實現與對方成功交流的目的。通常用 “You-attitude” （‘您為重） 準確地說，是體現在態度上的。寫信人應時時從對方立場出發，處處持為對方著想的態度，尊重、體諒、贊譽對方，盡量使對方受益。在此基礎上，盡可能以自然為前提，恰當地使用“你”、“我”。

3.道歉

道歉策略指的是當交際中的一方冒犯了另一方時，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，此來維護被冒犯一方的面子并且彌補冒犯的后果進而恢復雙方之間的和諧關系的方式。

四.結語

在商務英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌的表達手段和技巧，還要仔細考慮各種國際商務交往中的特定語境因素，合理運用各種語用策略，使禮貌的表達更加貼切得體，從而使對外貿易活動得以更順利地進行。

參考文獻：

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