事業單位檔案數字化建設路徑研究

彭通康

摘 要：事業單位檔案數字化工作是利用現代信息技術，將事業單位活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的檔案資料進行數字化處理和應用。本文在分析事業單位檔案數字化現實條件和存在的現實問題的基礎上，就進一步做好事業單位檔案數字化工作提出了路徑選擇，對提升事業單位檔案數字化工作水平具有一定的指導意義。

關鍵詞：檔案數字化;事業單位;實現路徑

引言

2017年12月28日，國家檔案局李明華局長在部署2018年全國檔案工作時強調，要“突出重點、補短板、強弱項，在開創檔案事業新局面上持續用力”，“要切實加快各類檔案的整理著錄、數字化及聯網共享等工作進度，適應日益增長的查檔用檔需要”。事業單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會組織服務。事業檔案包括了人員信息、考核業績、業務檔案等諸多信息，大體可以分為三大部分：文書檔案、人事檔案和基建檔案。

1事業單位檔案數字化現實條件

2010年，國家檔案局發布了《數字檔案館檢索指南》，在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中也指出，“十二五”期間，我國在檔案信息化建設等方面取得了新進展，陸續頒布了《檔案信息系統運行維護規范》《電子檔案管理基本術語》等檔案數字化行業標準，初步建成了檔案信息管理系統為支撐、以檔案目錄為中心、基礎數據庫、檔案利用平臺和檔案網站信息發布為基礎的檔案信息化體系。

1.1網絡技術體系初步建立

20世紀90年代以來，網絡信息技術領域取得了顯著成績，網絡軟硬件技術體系的發展初具規模。事業單位門戶網、互聯網、教育科研網等均與國際互聯網接軌，實現了網絡信息的互通互聯;此外，事業單位的計算機應用普及程度很高，無論是業務工作還是檔案工作都實現了計算機信息技術辦理，無紙化、智能化辦公已深入到事業單位檔案管理的各個方面。信息、數字技術的快速發展，為事業單位檔案數字化的推廣提供了技術支持和保障。

1.2數字技術保障程度較高

當前，IT產業市場下為事業單位的辦公提供了各種應有軟件，Word、PPT、Excel以及OA自動化辦公系統等等，辦公軟件多達近千款，且不少功能價值都具備各種應用屬性，如信息整合、處理、編目、目錄檢索、歸檔的功能，這些數字技術的應用和發展為事業單位檔案數字化提供了技術支持和保障。

1.3人才隊伍規模不斷壯大

隨著計算機數字信息技術與檔案工作的深度融合，數字信息技術在事業單位檔案管理中發揮著越來越重要的作用，近年來，各地各部門都相繼加大了具有計算機信息網絡知識專業背景的人才引進力度，并在日常的業務培訓都加入了計算機信息技術內容，使掌握一定計算機網絡及相關技術的人員較以往有了較大幅度的增加，為事業單位檔案數字化工作的推廣提供了人才支撐。

2事業單位檔案數字化現實問題

事業單位檔案數字化是指將事業單位紙質檔案通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，實現事業單位檔案的備份、檢索和利用的高效、簡單、快捷和安全等功效的方式。事業單位檔案數字化是數字時代發展的必然趨勢，但縱觀當前事業單位檔案數字化發展現狀來看，主要還存在以下問題：

2.1檔案檢索效率較低

數字化檔案管理中依托計算機進行檔案檢索是數字化的關鍵，由于事業單位檔案數字進程還沒有全部完成，且有的基層事業單位因人員、技術等因素使數字化完成的不徹底，雖然采用了計算機檢索來替代了傳統的人工檢索方式，但事業單位檔案的檢索大多還處于手工檢索階段，影響了事業單位檔案信息檢索的速度和成功率。

2.2設備配置不夠完善

事業單位檔案數字化是一項復雜且技術含量較高的復雜工作，需要完備的軟硬件設備和嚴格技術支撐，這是實現檔案數字化的基礎和前提。現階段，雖然事業單位高度重視檔案數字化工作，但由于資金等原因，導致相關的數字化設備和軟件十分缺乏（如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設，計算機信息網絡軟件版本較低等），有些是雖然擁有了相應的數字化設備和軟件，但設備老化、軟件未及時升級更新，檔案數據庫系統不穩定等等，這些因素的存在都在一定程度上制約了事業單位檔案數字化工作的全面推進。

2.3專業素能有待提升

事業單位檔案數字化是現代檔案管理方式，是網絡、信息、數字化等技術的集成，對從事檔案數字化人員的信息技術等專業素能要求較高?？v觀當前事業單位檔案工作的從業人員結構來看，無論是年齡結構還是知識結構都與檔案數字化工作的需要有一定的距離。從年齡結構來看，事業單位從事檔案工作的年齡總體偏大，檔案工作相對業務工作來說相對“枯燥”，年輕人對檔案工作的認可度不高。

3新時期事業單位檔案數字化實現的路徑選擇

事業單位檔案數字化管理能夠有效提升單位檔案及工作效率，提升機關的現代化管理水平。鑒于事業單位檔案數字化有著嚴格的規范性和程序性要求，做好當前事業單位檔案數字化應做到：

3.1源頭把控

實現文書工作數字化。文書工作是事業單位檔案工作的基礎和源頭，既要從文書處理到文書歸檔都要嚴格按照數字化的要求推進，積極引入OA自動化辦公系統，應用計算機對文書進行登記、辦公室審核、分管負責人簽發、辦公室制發、檔案部門歸檔等流程做好文書檔案的全過程管理。其中，文書檔案歸檔工作是關鍵，要按文件的批次以及受閱權限實現在單位局域網中傳閱、歸檔。傳閱時設置時限，及時提醒受閱人及時歸還，歸還后將需要納入歸檔范圍的文書進行預立卷整理，防止年底突擊歸檔而增加工作負荷，實現了文書檔案全時段數字化歸檔。

3.2技術支撐

完善信息技術系統化。事業單位檔案數字化始終離不開過硬的技術支持，也是一項系統性工程，包括數字化總體規劃設計、數字化設備選型、軟件開發、查詢管理、安全保障等。為此，應結合事業單位自身的業務內容和職能設置，建立完善的數字化信息技術支撐體系。要保障該系統具有良好的升級能力，事業單位的職能是不斷發展變化的，要確保數字化檔案系統的持續推進，就要保證所開發的數字化系統具有較強的可擴展性和可在線擴容。

3.3人才保障

打造高素質的數字化檔案管理隊伍。事業單位檔案數字化開展始終離不開一支高素質的數字化檔案管理隊伍，既要加大對既熟悉檔案業務又掌握一定數字化業務知識的復合型人才的引進力度，也要做好單位現有檔案人員的數字技術以及檔案業務的知識培訓，不斷提升單位檔案管理人員的綜合素能。此外，還要加大職業精神的培育，檔案數字化工作需要廣大檔案管理人員具備優秀的道德素養、較高的奉獻精神，為事業單位發展守好史、建好檔，甘于在平凡崗位中執著堅守。

4結語

數字化建設是事業單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進檔案科學利用，之于事業單位管理能力的增強有著十分積極的意義。本文將探討事業單位檔案數字化建設的重要意義所在，并針對當前實踐工作中存在的主要問題制定相應的解決對策，希望能夠給事業單位檔案數字化建設提供切實可行的思路，促進相關工作的穩步有序落實，從而為事業單位獲取更多經濟效益以及保持良好發展態勢提供有力的保障。

參考文獻：

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