淺析事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法

劉敏

摘要：隨著社會經濟和科學信息技術的不斷發展，對事業單位檔案的建設也提出了建設信息化的檔案管理的要求。事業單位檔案管理信息化建設，不但能夠合理的安排檔案管理人員的工作，提高檔案管理工作的實效性，而且還可以發展擴大事業單位人才隊伍，加強事業單位檔案管理人員的教育培訓工作，從而不斷順應信息化時代的潮流，滿足社會經濟不斷發展的內部需要。本文主要通過檔案管理信息化的概念與要素，事業單位檔案信息化建設的意義，事業單位檔案信息化建設的方法三個方面來探究當前事業單位在檔案管理信息化建設中存在的問題，更深入探究事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法，以實現檔案管理信息化建設的發展和完善。

關鍵詞：事業單位 檔案管理信息化建設 意義研究

前言：

事業單位檔案管理中有時會出現檔案丟失，查找麻煩等繁瑣問題，導致工作效率不能很大程度上滿足廣大人民和單位管理的需要。信息和數據，知識的區別不是絕對的，這取決于時間和空間。民政局、公安單位、醫院等為人民群眾服務的便民系統都依賴于強大的網絡技術，因此事業單位的信息化管理在信息化和網絡化高度發展的今天尤為必要。

一、檔案管理信息化的概念與要素

事業單位檔案管理信息化主要是指在保證事業單位檔案的基本內容的前提下，在信息化社會用計算機、互聯網等對檔案本身的基本內容和檔案的外在形式進行高效率的信息整合，從而形成以互聯網為媒介的電子化信息檔案。所謂信息是數據經過加工處理后得到的產物，并通過更細致的處理，成為管理決策的基礎和依據。信息化既是一種現代技術的應用，又是指對象或領域因信息技術的深入應用所達成的新形態或狀態。這種信息化的管理方式相比較于傳統的紙質檔案管理，既然能夠降低管理的成本，又可以更快速便捷地進行檔案內容的查詢與修改，于檔案管理人員和被管理檔案當事人而言，都提高了工作的效率，帶來不少便利。在現代社會高度網絡化發展的新形勢下，檔案對于當事人和事業單位的意義不言而喻，加強事業單位檔案管理的信息化建設是社會進步與發展的必然趨勢，而且對于事業單位進行人才管理、團隊管理、薪酬管理工作的優化極富現實意義，檔案管理的信息化建設在事業單位人才管理機制的優化中發揮著不可替代的作用，對于事業單位更有效地進行職工人員的教育培訓與業務考核有著積極的作用。基于我國當前事業單位檔案管理信息化建設與發展中存在的些許不足之處，需要加以改善，以更好地促進檔案信息化管理作用的有效發揮。

二、事業單位檔案信息化建設的意義

隨著計算機、互聯網以及云計算技術發展的日益完善，信息化和網絡化影響著、個人、企業的方方面面。作為信息化和網絡化高度發達的國家之一，事業單位也受信息化發展必然趨勢的影響，使信息化和網絡化很大程度上改變著它的管理環境。信息化管理在事業單位管理中的影響越來越大，也越來越關鍵。正如學者馬丁說的那樣：“如果沒有信息這一關鍵資源的不間斷流動，我們所在的世界很快就會陷入困境。無論是商業領域、工業領域，還是其他領域，都會越來越依賴信息和通信等能動因素。

事業單位信息化管理個人和組織檔案的意義在于，可以借助于自動化的辦公設備和計算機系統實現檔案管理的信息化等其他辦公內容和綜合事物的處理。這種信息化管理方式不僅提高了事業單位的工作效率，使檔案管理實現了數據和資源共享，使事業單位的工作模式不再受時空的限制和約束，同時便利高效的工作方式很大程度的提高了工作效率，使事業單位的工作人員有更多盈余時間全心全意投入到為廣大人民群眾服務的工作中去。

三、事業單位檔案信息化建設的方法

1制定單位的檔案管理信息化的總體規劃

信息時代的競爭，不是勞動生產率的競爭，而是知識生產率的競爭。數據和信息是不可分離的，數據是信息的表達，信息是數據的內涵。信息經過提煉，找出變化知識，就成為創新知識。所以，基于知識的競爭，最終表現為數據競爭。在大數據時代，一切都能量化，一切都可以預測。在信息化的大數據時代，事業單位要把握信息化檔案管理的機遇，積極迎接挑戰。順應時代潮流充分認識到大數據時代為實現管理信息化為振興中華提供的絕佳機遇。

2逐漸實現檔案管理的信息資源數字化

事業單位可通過云計算提供的計算力資源服務，自主選擇自己信任的云計算服務提供商，讓云計算把檔案管理的過程實現自動化并對其進行監督檢測，發現異常情況及時發送警告信息，甚至自動做出對策處理方案。

電視臺也承擔著創造社會價值和經濟價值的功能，因此，它的工作職能劃分較多，不同的崗位具備不同的特點，對人事檔案管理的信息化要求也比較高。

3實現檔案信息傳遞網絡化

進入21世紀，信息化網絡化對社會發展的影響可見一斑，廣泛應用和高度滲透的信息技術都在要求著事業單位及時更新觀念爭做時代的領頭羊，也號召著事業單位完善網絡化的基礎硬件設備和軟件設施建設，為實現信息化檔案管理提供有利條件。

4檔案信息化應做到標準化、規范化

管理的標準化規范化離不開事業單位有計劃有組織的統一指揮和協調與分工。其核心在于加強事業單位管理者于檔案管理者及職工的關系，讓檔案管理者熟練掌握運用計算機信息化管理檔案的技術，調動他們的積極性。從而實現統一的檔案信息化管理目標。

例如電視臺工作，還可以結合其工作特點，不斷提高專業技能，積極學習電視臺專業對口的各項知識，熟悉各個環節的工作，只有這樣，才能使檔案管理工作有條不紊，更好地為檔案使用者提供優質、快捷的服務。特別還要加強保密性的教育，為電視臺的人事管理工作提供堅實的保障。

結語：

無論從國家地區，還是從社會和事業單位自身而言，信息化是一個培育、發展以智能化工具為代表的生產力，并讓它為廣大人民幸福和利益的過程，是一個造福社會的歷史過程。事業單位檔案管理的信息化是一個富有效率和效益，是一個利人利己接受時代挑戰的偉大事業。

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