事業單位檔案管理工作現狀及對策分析

翟嘉澤

摘要：隨著信息技術的不斷發展，現代化的、高效的工作方法正快速而全面的滲透到社會的各個方面，事業單位檔案管理工作如何適應現代社會的要求也逐漸被提出。本文闡述了當前我國事業單位檔案管理工作的現狀，提出了事業單位檔案管理工作的具體實施策略。以促進其全面科學的發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；策略

隨著現代技術的快速發展，當今世界資源信息化已成為推動社會經濟發展和變革的重要力量。在此大背景下，各事業單位檔案管理工作如何適應時代的要求，也逐漸成為人們關注的焦點。

一、檔案及檔案管理

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史紀錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。《中華人民共和國檔案法》第二條規定，“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。”檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，包括檔案收集工作、檔案管理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統計工作、檔案檢索工作、檔案利用工作以及檔案編研工作，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理是對于檔案實體與信息進行收集，整理，鑒定，保管，檢索和統計，并提供利用服務。

二、現階段事業單位檔案管理現狀分析

事業單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現狀的存在導致了檔案管理的現狀存在著很多的問題。主要表現在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。

（一）檔案管理認識不足、意識薄弱

在日常的檔案管理工作中，經常出現的就是檔案管理的意識薄弱，出現這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔助性、服務性的工作，對事業單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設置不合理等。

（二）軟硬件設施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎設施、技術水平及資金投入情況都要求很高，很多事業單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導致了事業單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設施而導致檔案管理工作停滯不前，沒有表現出良好的效果，也沒有發揮檔案管理工作對事業單位日常管理工作的作用。

（三）缺乏專業性的檔案管理人才

企業的發展離不開人才，人才的重要性在如今這個競爭激烈的大舞臺上越凸顯的明顯。事業單位的日常管理中的任何一項工作都需要有人去執行，執行結果的如何關鍵也是在于人才。對于檔案管理工作同樣如此，專業性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質量和效率，而因為一些事業單位缺乏專業的檔案管理人員，導致了很多重要的信息檔案并沒有合理、有效的進行保存，造成了一定的損失；或者是因為缺乏對一些檔案信息的認識和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負擔，提高了工作成本。

（四）事業單位檔案管理制度有待于完善

無規矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規存在很多的漏洞，導致了很多的事業單位自身也沒有關于檔案管理方面明確的制度設置，導致了工作上存在了一定的空白，嚴重影響到了事業單位檔案管理工作的順利開展。

三、完善事業單位檔案管理工作的幾點建議

（一）提高對檔案管理的重視

提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當做可有可無或者輔助性、服務性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業單位管理水平提高的重要內容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認識或者思想觀念上進行扭轉。一方面應該加強事業單位領導對檔案管理的支持和認同，這是做好檔案管理工作的首要任務和前提；另一方面也需要通過培訓、學習等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責任感，從而提高他們對本職工作的重視。

（二）加大對檔案管理工作的投入

檔案管理工作硬軟件設施的不足及專業人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質量和工作效率。對此應該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財力的支持，提供必要的辦公地點、技術、人員，強化隊伍的建設；另一方面要培養或者引進專業的檔案管理人員，通過他們專業化的指導來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業的檔案人員具備豐富的檔案管理知識和經驗，對于管理工作的認識、創新、實際工作的分類等具有較強的優勢，便于事業單位檔案管理工作的開展，為事業單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎。

（三）加快事業單位檔案管理標準規范制定

標準規范以及規章制度是事業單位進行檔案管理的基礎，是事業單位進行檔案管理的制度保障，所以事業單位應該加快對相關規范制度的制定。一方面應該建立專門的機構，增設專門的人員；另一方面應該健全檔案管理制度的體系化建設，做好有章可循。

（四）加強事業單位檔案的信息化建設

將檔案信息化管理納入事業單位信息化的建設規劃中是發展的趨勢和時代的必然。實現檔案信息化管理便于信息資源的共享，提高單位檔案信息化管理的效率和執行的力度。這迎合了時代發展的潮流，也是科技進步在企業發展中越來越重要的體現，所以加強事業單位檔案的信息化建設是改變現有存在的問題的一個重大舉措。

四、總結

總之，目前事業單位檔案管理工作中存在的重視不足、資金匱乏、專業人員的缺失等現狀嚴重影響到了事業單位檔案管理的水平及工作效率，為事業單位整體的健康發展增添了阻力。為了推動事業單位管理工作的革新和工作方式的創新，做好事業單位檔案管理工作已經成為不可避免和無法避免的重要問題，文章結合存在的問題提出了要在思想觀念、投入、制度及信息化建設等方面進行改善，唯有這樣才能逐漸改變目前的現狀，推動事業單位檔案管理水平的不斷提高。

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