淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

陳鏡蓮

摘要：隨著網絡與信息技術的快速發展，事業單位的檔案管理越來越趨向于自動化。人事檔案管理工作是人才信息的主要來源，是選賢舉能、知人善任的主要工具。管理好人事檔案有利于事業單位能夠充分了解到個人的成長經歷和行為軌跡，便于人力資源的開發。但是隨著我國事業單位人事管理制度的不斷改革與逐步完善，各事業單位的人事檔案管理過程中也出現了許多的問題需要我們加以改善。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；問題策略

引言

事業單位人事檔案即事業單位工作人員信息的匯集，人事檔案管理工作即對工作人員的檔案信息進行管理。人事檔案信息作為一種基礎支持性信息，其管理工作具有十分重要的作用：人事檔案管理工作對事業單位人員管理具有重要作用，具有向管理部門提供人員保險辦理信息、人員申報職稱、退休辦理等多項功能，同時對事業單位職工不良行為等情況進行記錄，為人員任用工作提供可靠的數據支持。

一、事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）材料收集方面許多事業單位人事檔案齊全性存在問題

原因有以下幾點：（1）相關規章制度不健全不完善。比如沒有“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責任制”等涉及到材料收集方面的規章制度，導致收集工作處于無序狀態；有的單位制定了“文件材料歸檔辦法”、“檔案工作崗位責任制”、“檔案工作考核辦法”等規章制度，但不切合單位的實際情況，對單位文件材料收集工作沒有實際的指導意義。（2）相關制度落實不到位。執行的力度不夠，導致檔案工作職責沒有落到實處。

有的事業單位人事檔案沒有分類辦法或者有辦法，但辦法與實體分類不一致。影響材料收集的另一個因素是工作人員的素質。檔案管理專業人員素質參差不齊，高水平的檔案管理人員比較缺乏。這主要表現在以下一些方面：（1）許多檔案管理人員的思想觀念和管理水平無法跟上時代的步伐，缺乏創新意識，墨守成規。（2）面對持續性極強而又繁瑣的人事檔案管理工作，許多檔案管理人員無法全身投入，導致檔案管理質量達不到要求。（3）由于事業單位進行體制改革，導致人事檔案管理人員縮減。有的事業單位由人事部門的人員兼任檔案管理工作，雖然大部分人事檔案的形成都要經過人事部門，理論上有利于檔案管理工作的開展，但由于他們缺乏專業素養，對檔案收集的意識比較淡薄，直接影響了檔案管理工作質量。（4）在當今的知識經濟時代，人員的流動性比較強，檔案管理工作人員的頻繁調換也不利于檔案管理工作水平的提高。

（二）檔案內容方面

一些事業單位的人事檔案的內容質量不高，缺少利用價值。具體表現在以下幾點：（1）人事檔案內容太空洞，以個人經歷、學歷、政治面貌等一般情況占據大量篇幅，而有參考價值的個人業務能力、技術專長和思想品德的內容卻很少；材料大多數為過去的經歷，而近期的經歷比較少。（2）有的材料避重就輕，或只寫自己的長處，未反映自身的缺點。（3）個人總結和組織意見大部分都是寫套話，沒有全面、公正地評價一個人的整體情況。（4）“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）造假現象十分普遍，或者內容和形式十分雷同，嚴重違反了人事檔案材料本應該遵循的客觀、真實和唯一的原則，嚴重的影響了檔案的質量，降低了檔案的使用率。（5）不按時、不主動收集歸檔工作的問題在無專職人事檔案工作人員的單位中比較突出。

（三）檔案管理方面隨著科學技術水平的不斷更提高，事業單位人事檔案信息管理體系也依賴計算機信息管理技術而趨于自動化。然而，目前許多的事業單位在人事檔案管理方面仍然習慣于進行手工操作，即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統”或者“人力資源管理系統”，但由于系統本身存在功能限制，也極大的影響了系統的利用率。其實還有一些先進的技術和手段未得到充分挖掘和運用，當前已經普遍采用的無紙化閱檔基本沒有得到落實，這樣嚴重阻礙了人事檔案管理的工作效率。.

二、改善事業單位人事檔案管理制度的措施

（一）檔案收集方面

建立健全收集工作制度首先，要建立健全材料送交制度。本單位本部門形成的材料要及時送交歸檔，路途較遠的形成材料部門，在材料形成15日內，最遲不要超過一個月，按要求將材料送交檔案管理部門歸檔。其次，建立健全檢查索取制度。對檔案材料的收集情況要及時進行檢查，發現漏缺，及時索取。第三，建立健全收集登記制度。

疏通收集渠道人事檔案管理部門要注意經常與各形成材料單位（包括本機關材料形成部門）保持聯系，向形成材料部門及主管人員宣傳收集檔案材料、與人事工作的關系和意義，增強他們送交檔案材料的自覺性和主動性，促使他們主動協助檔案管理部門做好收集工作。檔案工作人員要熟練地掌握和了解人事部門形成材料的規律，根據各地各部門的實際情況，積極主動地與各形成材料部門聯系，積極收集人事檔案材料。

（二）檔案內容方面

保證檔案材料的真實性檔案材料的真實性是檔案的生命。鑒別工作通過對每份材料的鑒別和識別，將那些實事求是地反映本來面目的材料保存下來，將那些不屬于檔案材料和不符合本人客觀面貌的材料剔除出去，使每份材料真正能夠反映實際情況，為工作提供準確的依據。

保證檔案材料的完整性材料不全，往往影響組織人事部門全面的、歷史的了解一個人。通過鑒別，可以從材料形成的體系、材料的內容、材料的手續等方面對材料進行識別和判斷。通過鑒別，可以發現哪些材料不全，還缺少哪些方面的材料，以便及時收集。通過鑒別還能夠促使收集工作注意質量，避免把一些不必要的、沒價值的、不符合歸檔要求的材料都收集起來，使經過鑒別后整理的檔案便于管理和使用。

（三）檔案管理方面

人事檔案是人才信息資源庫，要想最大限度的發揮其作用，應該不斷提高其管理水平。我們盡可能的利用現代新的計算機信息技術及管理新手段，提高人事檔案管理的工作效率，盡快實現人事檔案自動化管理。

三、總結

總之，事業單位人事檔案管理的重要性需要被進一步的強化，事業單位管理者要重視人事檔案管理工作，同時要從檔案管理專業的培訓和檔案管理信息化建設等多個方面來不斷努力，從而實現人事檔案管理水平的不斷提升，促進事業單位的穩定發展。

參考文獻

[1] 程念兵. 淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J]. 時代報告：學術版， 2015（2）：16-16.