新時期農業科研檔案信息化建設工作探討

仇秀麗

摘 要：從新時期農業科研檔案信息化建設的必要性出發，以福建省農業科學院為例，分析了農業科研檔案信息化建設現狀和存在問題，提出加強領導、完善系統、健全制度、嚴格防控、業務培訓等解決對策，以期為其他農業科研單位實現科研檔案信息化建設，提高農業科研檔案管理水平提供參考。

關鍵詞：新時期;農業科研檔案;信息化建設;對策

Abstract：Based on the necessity of the informationization construction of agricultural scientific research archives in the new period， by taking Fujian Academy of Agricultural Sciences as an example， the present situation and existing problems of the informationization construction of agricultural scientific research archives were analyzed， and then some countermeasures were put forward including strengthening the leadership， improving the system， perfecting the system， imposing strict prevention and control， and conducting business training， so as to provide reference for other agricultural scientific research institutions to realize the informationization construction of scientific research archives and improve the management level of agricultural scientific research archives.

Key words：New period;Archives of agricultural scientific research;informationization construction;Countermeasures

“互聯網+”時代，我國檔案工作實施“存量數字化、增量電子化”的發展戰略，逐步實現檔案從傳統管理向現代管理發展目標，實現檔案信息化向更高層次發展要求，實現檔案信息共建共享與協同發展藍圖[1]。2017年11月28日，福建省政府通過《福建省數字檔案共享管理辦法》[2]，開啟了福建數字檔案共享新時代。福建省農業科學院作為全省唯一的、學科門類較為齊全的省屬農業科研單位，如何順應時代發展要求，實現科研檔案管理的現代化、科學化、信息化建設，對提高農業科研單位科研管理效能和提升科技創新能力具有重要的現實意義。筆者結合工作實踐，分析福建省農業科學院檔案信息化建設現狀，并提出推進新時期農業科研檔案信息化建設思路與對策，以期為其他農業科研單位檔案信息化建設提供參考。

1 推進新時期農業科研檔案信息化建設的重要意義

1.1 順應信息時代發展的必然趨勢

隨著農業供給側結構性改革的深入推進，農業經濟的發展離不開信息的支持，農業科研檔案作為一項信息資源，一份經驗傳承，一種歷史憑證，在農業科研工作和鄉村振興戰略過程中起著重要的作用。農業科研檔案是科研人員在農業科學研究以及農業技術活動過程的真實記錄，其中蘊藏著大量的成果、經驗、技術、思想和數據等科研信息。加強農業科研檔案信息化建設，將這些科研信息進行管理、開發、利用，實現信息資源的共建共享，更好地服務社會，推動各行各業發展，是信息時代發展的必然趨勢。

1.2 提高工作效率的必然要求

隨著科學研究項目的增多，各單位科研檔案隨之增多。以福建省農業科學院為例，每年新增科研檔案近400卷。1978-2018年，取得國家、部省級科技獎勵成果508項，其中省部級二等獎以上重大成果167項。2018年，新增立項省級以上科研項目271項，合同經費達1.2億元;11項科研成果獲得省科技進步獎，其中一等獎1項，二等獎5項，三等獎5項;3項獲得福建省地方標準貢獻獎;2項申報國家科技進步獎;成果評審與登記32項;24個農作物新品種通過福建省農作物品種審（認）定（第一完成單位17個），2個品種通過國家審定，8個品種通過國家品種登記，11個新品種通過現場鑒評;3個地方標準獲準發布，3項農業行業標準獲得立項。通過加強農業科研檔案信息化建設，利用現代計算機和網絡技術實現對檔案資料的收集、整理、保管和利用，是提高工作效率的必然要求。

1.3 實現檔案創新管理的必然選擇

科研檔案是科技人員開展科研工作的基礎，是考核晉升的重要依據，是提升科技創新能力的保障。科研單位要緊密結合本單位農業科技創新工作實際情況，認真貫徹落實與科研檔案有關的法律法規，不斷加強科研檔案的基礎業務管理和信息化建設，高度重視科研檔案開發利用，為本單位各項科研工作順利開展提供有力保障。以福建省農業科學院為例，科研檔案主要由科研處負責收集、整理、立卷、歸檔、管理、利用等。目前，檔案室庫存科研檔案4000多卷，其中，課題檔案3000多卷20000多件，評審成果檔案近300卷800多件，成果申請獎勵檔案近900卷4000多件。

1.4 打造科研檔案基礎平臺的重要作用

通過加強農業科研檔案信息化建設，建立與科技計劃項目和業務管理流程相結合的全文件生命期動態管理系統，為科研管理人員、科技人員和檔案管理人員提供一個良好的平臺，充分開發利用農業科研檔案信息資源，不斷促進本單位科研可持續發展和科技成果轉化，這是檔案創新管理的重要作用，也是打造這個基礎平臺的意義所在。

2 福建省農業科學院檔案信息化建設現狀

在當前信息化環境下，很多檔案部門、科研機構已開始檔案信息化建設。福建省農業科學院通過構建系統、配齊設備、搭建平臺等開展檔案信息化建設，但在信息化建設過程中還存在一些問題。

2.1 檔案信息化建設成效

2.1.1 構建系統，注重提升管理水平 2009年，福建省農業科學院立項開展本單位數字檔案管理系統研究，以檔案文件網絡化收集和管理為基礎、以建設規范的檔案以及科技信息數據庫為核心、以檔案信息資源共享為目的，項目研究人員通過分析影響本單位科研檔案信息化建設的主要原因，通過招投標的方式，選定一家軟件公司共同開發適合本單位使用的管理標準化、服務網絡化、安全可靠的數字檔案管理系統，該科技項目成果在2011年12月通過專家評審（閩農科評字〔2011〕41號）。該系統對科技信息進行采集、瀏覽、發布、檢索，擁有科研條件、科技數據、科研成果三大科技信息數據庫，體現了共建共享的特點。同時，形成院綜合檔案室、各研究所檔案室網上檔案“收、管、用”的綜合一體化互動平臺，確保科研管理人員及時掌握科研進展動態，科技人員獲得實時、完整、準確的科研數據信息，檔案管理人員及時將電子文件材料歸檔。

科研課題檔案具有成套性、多樣性、階段性、專業性、使用性等特點[3]，內容涉及糧食、園藝、土肥、植保、牧醫、加工等。為解決科研項目從申報、立項審批到結題驗收過程中存在周期長、環節多、人員多等問題，在實現院管項目申請書、任務書、驗收表、驗收材料、評審材料、評獎材料等信息在線填報、審核的同時，實現科研文件即時歸檔。2014年在原有系統基礎上，進行功能擴展和延伸，開發了“福建省農業科學院科研信息綜合業務系統”軟件，不僅實現了院管科研項目紙質檔案建檔工作和科研工作“四同步”管理，而且實現了電子科研檔案建檔工作和科研工作“四同步”管理，從源頭上把握科研電子文件質量及其歸檔，為紙質檔案與電子檔案“雙軌制”管理奠定基礎，有效提高了科研檔案管理水平和利用效率。

2.1.2 配齊設備，注重檔案保管安全 通過多種措施保證紙質和電子科研檔案的安全，印發《福建省農業科學院檔案庫房應對災害緊急處置預案》《福建省農業科學院檔案數字化工作安全保密管理規定》和《院科研信息綜合業務系統操作規則》。檔案管理系統配有專用服務器和電腦，由院網絡中心和軟件公司托管和維護;檔案室配有電腦、掃描儀以及專門的檔案閱覽室等。科研檔案庫房建筑面積90多m2，裝有防盜窗、防盜門等，確保庫房防盜安全;配有中央空調、抽濕機1臺、溫濕度記錄儀1臺，保證庫房內溫濕度符合檔案保護條件;安裝防火滅火消防設備，確保庫房安全;定期更換庫房內防霉防蟲藥劑，防止檔案霉變和蟲蛀;專門定制專用無酸紙檔案盒，嚴格執行檔案的存放標準。

2.1.3 搭建平臺，注重檔案宣傳工作 通過網絡、圖片、競賽、QQ群等多種途徑在全院開展檔案法律法規的宣傳教育活動，進一步加強檔案法制建設，不斷提高科技人員檔案意識和法制的水平，不斷提高檔案人員依法開展檔案工作的意識，不斷提高領導干部依法決策和管理的水平，努力開創福建省農業科學院院依法治檔工作新局面。如：在水稻研究所、亞熱帶作物研究所、茶葉研究所等科研所張貼宣傳掛圖、組織觀看檔案法錄像等活動;組織檔案專兼職人員以及科研人員認真學習《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等活動;組織檔案專兼職人員參加福建省檔案局舉辦的“國際檔案日”宣傳周活動以及專業知識和技能培訓、檔案法律法規知識有獎競賽試題等;利用院部大樓電子顯示屏進行檔案法制知識宣傳。

2.1.4 盤活資源，注重提高利用價值 通過建院史館，利用圖片、電子翻書、實物、學術論著、視頻等方式展現福建省農業科學院走過的50年風雨歷程、重大科技成果、為農業科技事業做出重大貢獻的科技人員等歷史;通過科技借閱，為課題研究、科研管理、職稱評聘、科研借鑒、編史修志、維護權益提供憑證等弘揚農科人精神;通過檔案編研，不斷根據實際工作和管理需要，對科技信息進行科學加工和提煉，將相關材料匯編成冊，以便查閱、宣傳、推廣、統計等傳播農科正能量。

2.2 檔案信息化建設存在的問題

2.2.1 目前使用的系統可實現院管科研項目電子文件網絡自動歸檔，但每年新增大部分科研項目來源于國家部委、省級各部門以及與企業、國際合作等20多個不同單位或部門，因系統未與國家級或省級科技項目管理系統對接，所以大部分檔案還未實現電子檔案與紙質檔案的同步管理，只能依靠檔案管理人員人工錄入系統，雖可以實現檔案信息化管理，但耗時費力。

2.2.2 系統采用局域網（院內網），在一定程度上雖然可以保證信息安全，但也在使用上存在空間限制，不能在外網環境下隨時隨地進行檔案信息查閱。

2.2.3 在未使用系統之前形成的非涉密科研檔案紙質材料，在系統建成之后，只實現檔案目錄數據的數字化，至今未開展全文數字化掃描工作，未形成相應的紙質檔案數字化副本。

3 推進新時期農業科研檔案信息化建設思路與對策

現階段，針對檔案信息化建設存在的問題，農業科研單位通過加強領導、完善系統、健全制度、業務培訓等措施推進農業科研檔案信息化建設，更好地利用檔案信息資源，發揮檔案為農業生產、科研活動、技術推廣的服務功能。

3.1 加強領導，提高檔案管理成效

科研單位要充分認識科研檔案歸檔工作的重要性，認真貫徹落實《檔案法》等有關檔案的法律法規，以高度的責任感和使命感，強化對科研檔案歸檔工作的領導，加強統籌協調，層層抓管理、級級抓落實，將歸檔工作納入科研管理過程，同步部署，同步實施。分管領導要關心檔案室發展和檔案工作者，在人力、物力和財力上給予支持，及時解決科研檔案管理工作中出現的問題，使檔案工作和各項工作協調發展、相互促進。

3.2 完善系統，拓展檔案信息應用

隨著信息時代的發展，現有的檔案管理系統不能滿足時代發展要求，要根據實際需要，及時更新完善系統，符合《紙質檔案數字化技術規范》等有關標準和規定。有條件的單位可以建立農業科研檔案信息服務中心，在保證信息安全的情況下，與其他農業科研單位或是兄弟院所聯合形成網絡，既可以保證檔案信息規范，又可把有價值的非密信息及時準確的傳遞給科研人員[4]。

3.3 健全制度，規范檔案業務管理

建立健全檔案管理制度是實現檔案管理現代化重要的保障，例如福建省農業科學院在科研檔案管理方面不斷建立健全各項規章管理制度，印發《檔案管理制度匯編》。2014年4月，重新修訂了《福建省農業科學院科研檔案管理暫行辦法》，明確了科研檔案管理人員的職責和檔案立卷、管理、檢查和開發利用的要求。根據《福建省農業科學院檔案管理辦法》和《福建省農業科學院電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》等管理規章制度，確立了各研究所、各處室在檔案管理中的角色，明確了科研檔案管理人員的責任與義務，明確規定了科技人員和科研檔案管理人員之間有關檔案的移交與接收、管理與利用等內容，確保立卷和歸檔有標準、管理有制度、借閱有規定，確保科研檔案管理工作落到實處，確保科研檔案資料不流失、不泄密[5]。為進一步用好科研檔案信息資源，編制了《科研檔案院內開放與科技信息院內公開利用制度》，更好地發揮為農業生產、科研活動、技術推廣的服務功能。

3.4 嚴格防控，確保檔案信息安全

隨著檔案信息化建設的逐步深入，在保障計算機、掃描儀、投影機、移動硬盤、數碼相機等硬件設備配齊配足外，還要保證軟件及時更新升級，確保檔案信息安全。對系統中歸檔的電子文件進行“只讀”設置，禁止用戶對文件信息進行篡改，保證數字檔案的原始性;對借閱用戶采取身份鑒別和權限控制的措施，保障共享檔案信息不流失、不泄密;對科研檔案原件轉化為數字化副本時，做好一切安防措施，保障檔案數字化過程的安全性;對檔案管理人員使用的電腦，用好網絡防火墻技術，嚴防病毒對電腦系統攻擊。

3.5 業務培訓，提高管理人員素質

科研檔案分類多，工作任務相對煩瑣，這就要求科研檔案工作者要有較強的專業性和責任心，要緊跟新時期要求，對科研檔案管理人員進行專業知識、網絡知識、業務技能進行培訓和學習，使檔案管理人員能勝任新時期所賦予的數字化管理要求，具備保密意識和信息安全意識[6]。

4 結語

隨著新時期科技信息網絡的快速發展，全國數字化檔案資源達2243萬GB，28家副省級以上檔案部門接入運行全國檔案業務管理系統[7]。福建省農業科學院在科研檔案收集、組卷、統計、檢索、利用、編研等方面已取得一些成效，研發的系統已成為信息發布、交流和推送的平臺，更為科技人員查找檔案創造了便利條件，該系統也適用于全國不同領域和層級科研單位的檔案管理。隨著信息時代的發展，本著“以創新引領檔案事業發展，以科技改變檔案工作面貌”的理念[8]，加快農業科研檔案信息化建設工作探索，不斷尋求新的科研檔案管理方法，不斷創新資源共享方式，促進農業科研檔案管理事業的科技創新和可持續發展，以期為科技人員提供更有效的資源信息，為農業和農民創造更多的經濟效益和社會效益。

參考文獻：

[1]向立文，李培杰.“互聯網+”時代檔案利用創新的幾點思路[J].檔案學通訊，2017（5）：54-57.

[2]福建省檔案局.福建省政府審議通過數字檔案共享管理辦法草案[J].中國檔案，2018（1）：11.

[3]宋曉麗，周淑琴.科研院所科研課題檔案管理探析[J].機電兵船檔案，2017（2）：54-56.

[4]李靜，左清清，劉實忠.農業科研機構科研檔案管理存在的問題與建議[J].管理觀察，2015（23）：31-32.

[5]梁威.關于加強科研檔案信息化建設的思考[J].決策與信息，2015（23）：170.

[6]安娟，呂曉男.信息化時代對農業科研檔案管理工作的認識與思考[J].農業科技管理，2015，3（34）：48-50.

[7]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[J].中國檔案，2018（1）：18-25.

[8]趙瑞紅.以科研為動力，促進檔案事業科學發展：北京市“十二五”期間檔案科研工作情況與對策分析[J].中國檔案，2017（4）：64-66.

（責任編輯：柯文輝）