數(shù)字資源長期保存的方法及成本分析

趙小鵬

數(shù)字資源保存的目的是保證未來用戶可以檢索、獲取、瀏覽、理解各種數(shù)據(jù)和記錄，它是一項長期的需要大量投資的工程。目前我國僅有少數(shù)幾個文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)開始了相關(guān)研究和試驗(yàn)工作，而在歐美、澳大利亞等國家，數(shù)字資源長期保存方面的戰(zhàn)略研究和應(yīng)用已經(jīng)取得了一些進(jìn)展，并開展了一系列的研究項目，積累了大量的知識和經(jīng)驗(yàn)。

在數(shù)字資源保存中，需要保存數(shù)字信息本身及相關(guān)技術(shù)、方法和工具，包括保存數(shù)字比特流，保存數(shù)字格式與處理信息，保存數(shù)字信息處理環(huán)境，保存數(shù)字信息的驗(yàn)證和管理機(jī)制，保存數(shù)字信息的組織和利用環(huán)境等。這些均需要成本核算與因素分析。成本核算分析，主要是利用成本核算及其他有關(guān)資料，全面分析成本水平與構(gòu)成的變動情況，系統(tǒng)地研究成本變動的因素和原因，挖掘降低成本的潛力。通過分析，可以正確認(rèn)識和掌握成本變動的規(guī)律，有利于實(shí)現(xiàn)降低成本的目標(biāo)，并為編制成本計劃和制定新的經(jīng)營決策提供依據(jù)。對數(shù)字保存成本進(jìn)行分析可以明晰各種費(fèi)用支出，合理調(diào)配各種資源，為尋求降低成本的方法提供一些思路。數(shù)字資源長期保存的成本一般包括：固定成本、技術(shù)成本、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成本、人員成本、組織管理成本、可變成本和更新資源成本。

1.選擇數(shù)字資源的不同保存方法

目前常用的兩種保存方法是遷移和仿真。遷移是把數(shù)字信息定期從一代計算機(jī)上遷移到新一代計算機(jī)上，仿真是對原始軟硬件、操作系統(tǒng)的模仿，從長期保存來看，這兩種策略都是很昂貴的。使用遷移法對數(shù)字資源進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換的代價較高，仿真法需要的是更多的初始投資。遷移法的實(shí)施對象不是一個數(shù)字資源的整體，而是單個對象，需對集合中的每一個數(shù)字對象單獨(dú)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，因此遷移法的費(fèi)用與需要轉(zhuǎn)換的數(shù)字資源集合的規(guī)模有直接關(guān)系，規(guī)模越大，所需費(fèi)用越多，而仿真工具是應(yīng)用在一個數(shù)字資源集合的整體，其使用費(fèi)用不受數(shù)字資源集合規(guī)模的影響。保存策略將對數(shù)字資源生命周期的管理及所需的相關(guān)費(fèi)用產(chǎn)生非常重要的影響，反過來，保存費(fèi)用的預(yù)算也將決定或限制保存策略的選擇，對一個具體的機(jī)構(gòu)而言，是采用遷移法還是仿真法，要視機(jī)構(gòu)的保存時間、保存目標(biāo)、資金等具體情況做出選擇。

2 數(shù)字資源保存的成本因素

2.1 物理環(huán)境方面。物理場所主要包括安放服務(wù)器和相關(guān)設(shè)備的空間、足夠的辦公室空間、安全防護(hù)設(shè)施（如防靜電地板、防盜裝置、空調(diào)系統(tǒng)）等。數(shù)字保存活動需要在一定的空間場所實(shí)施，對環(huán)境條件要求較高，這部分開支是必須的。服務(wù)器用于數(shù)字文檔的儲存和長期保存的管理，把開發(fā)、測試和生產(chǎn)等各種設(shè)備分開安裝，可以減少風(fēng)險、提高效率，但相應(yīng)地會增加保存成本。

2.2 硬件方面。主要包括以下成本：存儲數(shù)字文檔的服務(wù)器，磁帶、磁盤或其他存儲介質(zhì)，備份設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)通信費(fèi)用等。文檔的保存需要硬件設(shè)施，如果對需要存儲的文檔規(guī)模有大致的了解，就可以對購買存儲介質(zhì)的成本進(jìn)行評估，以便有足夠的預(yù)算來配置相應(yīng)的存儲設(shè)備。保存系統(tǒng)接收來自不同地方的大量數(shù)字文檔，需要高速的線路或靈活的、能夠容納不同負(fù)荷的線路，因而網(wǎng)絡(luò)設(shè)施也是很重要的不容忽視的成本。

2.3 軟件方面。主要包括操作系統(tǒng)、安全管理軟件、文檔管理軟件、新/舊應(yīng)用軟件、顯示程序、通信軟件、數(shù)據(jù)庫使用許可等費(fèi)用。這一部分涉及到購買操作系統(tǒng)的問題，同時需要系統(tǒng)保護(hù)軟件（防止病毒以及未授權(quán)的獲取等），也需要具體的軟件來獲取和存儲數(shù)字記錄。另外，每一個進(jìn)行數(shù)字保存的機(jī)構(gòu)，不管其規(guī)模大小，都需要文件管理系統(tǒng)（Document Management System，DMS）或文檔管理應(yīng)用軟件（Records Management Application）。存儲系統(tǒng)要提供對存儲文檔的獲取功能，這就要求除了普通的存儲軟件外，還需要具體的應(yīng)用軟件或顯示軟件，以便用戶能顯示或使用存儲的記錄。在準(zhǔn)備這些預(yù)算時，也不要忽視通信軟件和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫使用許可費(fèi)用。

2.4 人員成本。人員是一個很大的成本影響因素，對不同的知識庫進(jìn)行成本分析的結(jié)果一致表明，人員成本占總體成本的69%-82%。數(shù)字保存的整個過程都離不開人員的參與，不同的工作需要相應(yīng)的工作人員擔(dān)負(fù)不同的任務(wù)。數(shù)字保存不僅需要專家，也需要管理人員、信息技術(shù)人員、提供服務(wù)的人員等。

成本分析的根本任務(wù)是挖掘降低成本的潛力，促使單位以最少的勞動和資金消耗取得最大的使用價值和效益。數(shù)字資源保存的成本與機(jī)構(gòu)的其他開支是分不開的，數(shù)字資源保存主要是保存其長期的獲取，因此，數(shù)字生命周期所有部分的成本都是相關(guān)的，甚至數(shù)字資料制作的成本也是成本因素的組成部分。對數(shù)字資源而言，資料的制作和保存之間的聯(lián)系尤其重要，因?yàn)閿?shù)字對象制作的方式影響著如何實(shí)施保存計劃，同樣，保存階段所做的決定影響著資料將來如何被存取，因此說保存的“成本”在資源被制作時就開始了。但至今還沒有一種正式的機(jī)制可以確保數(shù)字資源長期或永久地得以保藏和使用，也沒有一個國際性的數(shù)字資源的法定存儲處。如何在長期存儲和降低成本之間尋求一個平衡點(diǎn)是一個亟待人們探索的問題。