事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

陳子愷

[摘 要] 本文首先從人員素質水平、方法現代化水平、建設重視程度三個方面入手，分析了事業單位檔案管理信息化建設中存在的主要問題；其后，圍繞提升管理團隊綜合素養、實現管理方法優化轉變、強化管理配置投入力度三個角度，提出了事業單位檔案管理信息化建設相關問題的可行解決措施。

[關鍵詞] 檔案管理工作 信息化建設 信息安全

中圖分類號：C962 文獻標志碼：A

事業單位作為國家設立的服務型機構，承擔著極為重要的社會服務職能與政策落實任務。在事業單位的運行發展過程中，做好各類檔案文件的管理與保存，對提升事業單位工作效率與質量具有重要作用。

一、事業單位檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）事業單位檔案管理人員的整體素質水平有待提升

現階段，雖然大部分事業單位的檔案管理工作已實現了現代化轉型，各類信息設備在很大程度實現了人力資源的優化節約。但從根本上講，人才依然是檔案管理信息化建設的核心元素。從當前來看，事業單位檔案管理人員團隊的整體素質水平仍處在較低水平。一方面，相關人員在專業能力、技術素養上存在欠缺，其工作素養通常只能滿足基本的檔案信息采集、分類與儲存，并未保有良好的技術開發能力和工作創新意識，進而導致檔案管理質量長期處在同一水平上，無法實現現代化、動態化的優化提升；另一方面，事業單位檔案管理團隊大多由其他部門人員調配組成，使得人員在缺乏系統化崗位培訓的同時，未秉持端正的工作態度，而將檔案管理視為“閑職”。這樣一來，基于人類意識對行為的決定作用，相關人員實施的工作行為也較為散漫、模糊，最終導致檔案管理的實施與建設流于表面[1]。

（二）事業單位檔案管理方法的現代化水平有待提升

現代化的信息技術設備只有與現代化的工作方法相互匹配，才能發揮出應用價值的最大化。但從當前來看，事業單位檔案管理工作并未實現良好的方法結構轉變，仍然沿襲傳統中紙質化、手工化的檔案管理方式，僅將計算機設備作為檔案信息登記、查詢的輔助型操作工具。在這樣的工作方法下，紙質檔案經常會在保存過程中出現文字淡化、頁面缺損甚至文件損毀的情況，增加后續查閱工作中檔案信息的獲取難度。

（三）事業單位檔案管理信息化建設的重視程度有待提升

檔案管理信息化建設的成果質量，在很大程度上取決于檔案管理系統、信息化管理設備的投入水平。此時，若事業單位領導人員并未對當前社會下信息化的工作需求做出感知理解，把檔案管理信息化建設視為時代趨勢下的形式主義產物，進而疏于這一建設領域中人力、物力、財力的足量投入，將無法為檔案管理信息化建設提供完備的資源支持，事業單位檔案管理的信息化水平也就很難得到切實強化。

二、事業單位檔案管理信息化建設問題的解決措施

（一）科學提升檔案管理團隊的綜合素養

事業單位檔案管理信息化建設的優化發展，必須要落實到“人”這一元素上。具體來講，可從以下幾個方面入手，實現檔案管理團隊綜合素養的提升：

首先，要秉持“走出去”與“引進來”相結合的人才培養策略。一方面，事業單位應圍繞原有檔案管理人員實施“走出去”的培養策略，積極與優秀的教育機構、組織部門達成合作，定期派遣檔案管理人員進入高校圖書館、企業檔案部門、地方檔案局等環境中進行交流學習，從而為檔案管理人員提供充足的眼界拓展與技術學習支持，引導檔案管理人員形成現代化、信息化的工作素養。另一方面，為了改善檔案管理工作“調任拼湊”的人員應用狀態，事業單位還應通過學校合作、社會公開招聘等方式，吸引檔案管理、計算機應用、大數據技術等專業的優秀人才加入檔案管理隊伍中，為檔案管理信息化建設中的系統維護與工作創新夯實人力資源基礎[2]。

其次，要致力于端正檔案管理團隊的工作態度和思想意識。意識決定行為，檔案管理人員只有秉持積極的工作狀態和嚴謹的工作思想，才能持續實施最佳的檔案管理信息化建設手段。據此，事業單位在組建檔案管理團隊時，要結合政治理念、生活作風、責任意識、既往表現等多項指標，對人員進行嚴格篩選。其后，還應定期通過案例分析會、工作研討會、傳統文化教育活動等多種形式，引導人員對檔案管理信息化建設涉及的法律、文化、崗位價值等知識內容進行全面掌握與深刻理解，從而營造出良好的教育文化氛圍，提升檔案管理人員的工作積極性。

最后，要實施合理有效的工作激勵手段。為了進一步強化檔案管理人員的工作質量，保證檔案管理信息化建設工作落到實處，事業單位還應實施具有實際性、約束性的工作激勵手段。一方面，應將檔案管理工作質量與人員薪資水平直接掛鉤，結合檔案管理目標與實際成果表現，對相關責任人實施賞罰有度的獎金調整手段。另一方面，還可定期開展“優秀檔案管理工作者”“員工勞動模范”等稱號評比活動，并設置多層次的獎品內容，從而在事業單位內部營造出創先爭優的良性競爭氛圍，為檔案管理人員高漲工作熱情的形成與保持提供驅動支持。

（二）全面實現檔案管理方法的優化轉變

在信息化建設的過程當中，檔案管理人員要加快轉變傳統的工作思想，將先進的數字技術、軟件管理應用到檔案管理活動當中。具體來講：

第一，要完成檔案信息由紙質化向數字化的載體轉變。在日常的工作當中，檔案管理人員應致力于在事業單位內部創造信息便利，引導其他部門在制作、提交紙質版工作文件的基礎上，形成電子化、數字化的文件處理習慣，從而降低檔案管理工作的信息轉化難度。同時，對于現存的紙質化檔案，檔案管理人員需要應用掃描設備、錄入設備等信息化工具，將文字內容轉化為數字信息，并保存在計算機系統當中。

第二，要完成檔案管理由手動化向自動化的模式轉變。一方面，可建立檔案管理網站，將網站與事業單位內部網絡進行聯動。在網站的支持下，各部門人員既可通過網站的檢索模塊，進行檔案文件的快速查詢、下載與應用，也可通過網站的上傳模塊，將新文件、新信息上傳到網站數據庫當中，進而實現檔案信息的互通共享；另一方面，可將ERP、東軟SEAS等辦公軟件產品應用到事業單位的檔案管理信息化建設當中，從而幫助檔案管理人員在一體化系統的功能支持下，實現檔案信息的高效采集、快速分類與安全存儲，為檔案管理工作的信息化發展創造便利條件。同時，在檔案管理系統的應用背景下，檔案文件將實現由獨立化向云端化的數據存儲轉變，進而在很大程度上保證信息內容的精準性和長效性，降低傳統中因字跡淡化、文件破損等情況引發的負面影響[3]。

（三）充分強化檔案管理配置的投入力度

“巧婦難為無米之炊”，檔案管理信息化建設必須有完善的配置基礎作為支持。對此，事業單位領導人員應明確重視檔案管理信息化建設的必要性，加大資金資源的投入力度，積極引進檔案管理工作必要的信息化應用設備，如電腦、刻錄機、打印機、掃描儀等。同時，還應結合當前的設備投入情況，組建專業的設備維修與保養團隊，從而進一步提升檔案管理設備的應用質量，為檔案管理信息化建設的高效穩定運行提供保障。

此外，事業單位檔案管理工作涉及人事檔案、文件檔案等檔案類型，包含業務合同、政策文件、職工信息甚至國家機密等多種信息內容。這些檔案信息一旦發生丟失或泄露，會對事業單位及相關人員造成嚴重的后果影響。但從當前來看，大多數事業單位檔案管理人員在面對信息安全風險時，僅圍繞事后處理開展工作活動，存在很強的滯后性和表面性，不利于檔案信息的安全穩定保護。因此，在強化檔案管理配置投入的過程中，事業單位還應圍繞信息安全這一主題，搭建起高等級的網絡安全防護系統，并聘請高端的專業技術人員進行后臺維護，從而保障事業單位檔案不被泄露或竊取。

總而言之，要想促成事業單位檔案管理信息化建設的切實發展，就必須要做好人員、設備、機制等多方面的全面優化。一方面，事業單位要加大資源投入力度，為檔案管理工作提供充足的信息化基礎支持。另一方面，檔案管理部門內部也應做出變革，實現人員素質與工作方法的同步提升。

參考文獻：

[1]宋林靜.淺談事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法[J].河北企業，2019（06）：47- 48.

[2]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程，2018（14）：209.

[3]夏巍.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創新導報，2018，15（05）：218- 220.