論建設項目檔案專項驗收中的普遍問題及應對做法

黎麗春

[摘 要] 建設項目檔案專項驗收合格是項目竣工驗收的前提條件。建設項目檔案專項驗收主要是審核建設項目檔案完整、準確、系統、有效情況，項目檔案管理是否與項目建設同步。近年來，筆者跟隨檔案專項驗收組參加一些實體企業建設項目檔案管理專項驗收工作時發現，企業在建設項目檔案專項驗收中都普遍存在一些問題。因此，企業必須了解檔案在專項驗收中容易出現的問題，才能在建設項目檔案收集、整理、歸檔等檔案管理過程中采取有效的做法加以應對，使建設項目檔案專項驗收順利通過。

[關鍵詞] 建設項目 檔案專項驗收 普遍問題 應對做法

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收[1]。因此，建設項目檔案專項驗收是項目竣工驗收的必備條件。項目檔案驗收中檔案應當齊全、完整、準確、規范，但在實際檔案專項驗收中，經常會發現建設項目檔案不全、不準、不規范等問題，下面從建設項目檔案驗收中出現的普遍問題及應對做法進行闡述。

一、建設項目檔案專項驗收中的普遍問題

（一）項目檔案基礎管理方面

項目檔案管理制度不完善，檔案管理工作納入相關人員的崗位責任制力度不夠，對參加單位及參與檔案管理相關人員缺少有力的考核措施，在簽訂相關合同時，雖然在合同條款中提到檔案管理工作，但是對項目文件材料的收集、整理和歸檔要求不明確，控制措施少。

（二）項目檔案的齊全完整性方面

（1）因人員流動性大，項目文件收集等制度執行不嚴，文件材料遺失和缺失，造成項目檔案歸檔不夠齊全和完整。

（2）在辦理移交時，缺少施工單位、監理單位等單位對項目檔案的整理、準確情況和案卷質量自查結果的簽字意見和全方位審查的審查合格意見的報告材料。

（3）缺少編制竣工圖總說明和編制各專業竣工圖說明，有的竣工圖存在修改不到位的情況。

（4）對照片等特殊載體檔案不重視，收集不全。

（三）項目檔案的準確、有效性方面

（1）歸檔文件存有復印件。確因特殊情況以復印件代替原件歸檔的文件沒有按照檔案管理的要求，經原件存檔單位簽署“與原件一樣”的意見并蓋章確認。

（2）施工、監理等資料中需要填寫結論性意見的地方沒填寫，需要簽字、填寫日期的地方沒有填寫，需要加蓋單位印章的地方沒有蓋章。

（3）有些原材料（復試）缺少第三方檢測單位專用或者CMA計量認證章。

（4）竣工圖用紙紙張質量差，折疊不符合GB/T 10609.3要求，竣工圖章蓋章不規范，有壓字現象。有時竣工圖章和竣工圖審核章同時出現在竣工圖中。

（四）項目檔案的系統性方面

（1）文件整理條理化、系統性不夠，卷內文件有重復存檔情況。

（2）分類不科學、不準確。有些不同階段形成的文件材料分在一個階段，未按文件形成階段、專業特點進行分類，造成分類不科學。不同階段形成的文件材料放在了同一類目中，沒有按照文件的內在聯系和系統性分類，造成分類不準確。

（3）組卷不合理，缺乏成套性。有些歸檔文件材料未按文件的形成規律和階段進行組卷，比如一些施工文件沒有按照標段、單位工程進行組卷。有些歸檔文件沒按文件的有機聯系、規律進行組卷。

（4）文件材料排列沒有遵循文件形成的規律、問題、時間或重要程度，排列隨意性強。

（5）案卷題名擬寫籠統、過于簡單，不能完全概括案卷內文件材料內容，特別是建設項目中的施工資料，施工單位容易組成厚卷，在擬寫題名時容易出現文件題名概括不全、不能準確解釋全卷內文件材料內容。

（6）在卷內目錄樣表使用上容易出錯，分不清按“卷”整理和按“件”整理所使用的卷內目錄格式。卷內文件目錄內容中責任者填寫不全，文件題名擬寫簡單，日期格式不規范，備注缺少說明。使用頁號的卷內目錄起止頁號填寫不規范，文件裝訂不規范，有些頁數很少的文件材料使用了很粗的線繩，因打孔洞過大，容易造成文件材料的損毀。紙質文件材料和電子材料在備考表的互見號上沒有標識，備考表中缺少資料等情況說明，檔號章加蓋不端正、歪歪斜斜等。

二、針對問題采取以下應對做法

（一）健全項目檔案管理制度、加強項目檔案管理的法制化

完善的制度是依法做好檔案工作和規范檔案管理的保障，是檔案工作與建設項目同步管理的重要措施，是協調檔案管理與項目管理的依據。建立健全建設項目檔案管理制度，是建設項目檔案工作的一項重要內容。因此，根據國家、行業檔案管理制度、規范，制訂適合本單位建設項目的檔案管理制度，使建設項目檔案管理做到有章可循，有法可依。

檔案管理法制化是加強建設項目檔案管理的重要措施。因此要將項目檔案管理納入項目管理和項目工作程序中，納入相關領導和工作人員工作責任制，納入招投標，設計、施工、監理、調試等合同條款中，明確規定檔案管理的具體要求，并提出相對應的考核辦法，加強對項目的檔案管理，使項目檔案管理工作更加規范。

（二）明確參建單位檔案管理職責，加強對參建單位的管理

建設項目是由建設、勘察、設計、監理、施工、調試等單位共同參加建設的工程，

由于各參建單位在項目建設中所處的地位和承擔的角色不同，參建單位所承擔的檔案管理職責有所不同。因此，在建設項目開工建設前，首先要成立以建設項目檔案領導小組為首的各參建單位參與的項目檔案工作網絡，明確參加單位在項目建設中的檔案管理職責，加強對參建單位的管理。參建單位按照檔案管理職責要求，充分發揮其在建設項目工作檔案中的管理作用，積極完成職責范圍內建設項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保所負責項目檔案的完整、準確、系統。

（三）加強對項目檔案人員檔案管理的培訓力度

建設項目檔案的收集、整理、分類、組卷等一系列工作主要是由檔案人員來完成的，檔案工作做的好與壞關鍵在檔案人員。因此，開展人員培訓是做好建設項目檔案工作的前提。一是培訓建設項目檔案工作的有關法規文件、規范和標準。二是根據項目建設的不同階段進行培訓，建設初期以建設項目單位檔案收集、分類實施細則進行培訓，建設后期以注重項目檔案組卷方法的實際操作進行培訓。三是培訓人員范圍要覆蓋各參建單位檔案工作人員、兼職檔案人員、工程技術人員。四是根據工程進度和資料形成情況進行不定期培訓。只有做好全過程、全方位、全員檔案法規、專業知識培訓才能為項目檔案文件的形成、積累、整理、歸檔打好基礎。

（四）依法依規，按照規范標準開展檔案業務工作

（1）在項目建設初期，建設單位就要根據國家、行業建設項目檔案管理規范，結合本企業建設項目的管理特點、管理模式制定符合項目實際的《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關說明》，并將《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關說明》下發到各個參建單位和相關部門，組織培訓和學習，同時要求各參建單位和相關部門按照《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關說明》進行項目文件的收集、整理和歸檔，從而確保項目檔案的齊全、完整和有效。另外，在收集項目文件過程中對項目文件進行審核和把關，根據工程建設進度和項目建設的各個工序檢查項目文件的完整性，檢查項目文件資料記錄內容與現場實物相符的準確性。檢查項目文件記錄的內容、簽字、印章以及字跡和文件制成材料等是否符合國家的相關標準。

（2）建設項目文件整理要遵守《建設項目檔案管理規范》（DA/T28- 2018）有關規定，同時要根據企業實際結合行業和地方標準進行科學分類，合理組卷，準確排列。項目文件在編目過程中涉及的卷內目錄的編制、案卷封面的編制、備考表的編制、案卷目錄的編制、案卷脊背的編制，案卷及文件的裝訂，紙張、卷皮、卷內表格規格和制成的要求要遵守《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822- 2008）中的有關規定并正確使用。施工圖、竣工圖的折疊等要求要遵守《技術圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609.3- 2009）的有關規定。

三、結語

建設項目檔案專項驗收是對建設項目檔案管理最終成果的檢驗，建設項目檔案專

項驗收的內容能夠全面考核建設項目從項目立項到竣工驗收的各個過程所形成的檔案。因此，企業要在項目建設初期進入角色，按照建設項目檔案專項驗收內容開展建設項目檔案管理工作，加強每一個過程、每一個環節檔案的收集，按照規范標準進行整理，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，為建設項目竣工驗收打好基礎。

參考文獻：

[1]國家檔案局，國家發展和改革委員會.重大建設項目檔案驗收辦法（檔發[2006]2號）[Z].2006- 06- 14.