城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理研究

楊大帥　楊惠君

摘 要：伴隨著中國互聯網的普及與應用，城建領域中的檔案管理工作也得到了前所未有的發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足這個時代的發展，同時也為紙質檔案管理工作帶來了沖擊。在這種情況下，我們有必要對城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理展開探索，結合實際的工作情況對城建檔案管理中的“雙檔”管理工作進行有效分析，以此來推動整個領域的發展。

關鍵詞：城建檔案紙質檔案;電子檔案;并行管理

電子信息網絡技術已經在這個新時期的發展中得到了前所未有的推廣，而城市建設管理檔案更是由于其非比尋常的重要性而得到了人們的重視。在電子信息網絡技術的推動下，如何將電子檔案與紙質檔案進行有效的并行管理已經成為了現階段我們急需解決的一個問題。

一、電子檔案的特性

目前，城建檔案的電子檔案是以光盤載體報送的。光盤檔案依賴計算機設備閱讀、處理，并可上傳至管理軟件。這個過程中，以城市建設檔案資料、機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息。電子檔案主要包括電子文書、電子報表、電子圖紙等。與紙質檔案相比，電子檔案更具有其顯著特性。首先，電子檔案能夠提供快捷、準確、靈活的信息服務。它不僅能夠集文字、圖片、聲音于一體來表達紙質檔案無法表達的信息內容，而且可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文檔的查找利用;其次，電子文檔具有信息共享性。通過計算機管理軟件，在同一時間被管理者和用戶共同閱讀和使用，不受時空限制;此外，使用光盤存儲，其存儲密度都高于紙質檔案。

二、城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理的應用

（一）電子檔案與紙質檔案并行管理應用原則

想要對城建工作體系建設進行強化管理，有序、規范、科學的工作體系是首要前提保障。通過層次分明、分工細致的檔案管理體系不僅能夠實現數字化的管理手段，同時還能夠不保證整體城建工作的順利開展與進行。所以現階段的城建檔案必須要將紙質檔案與電子文件展開并行管理，在具體的應用過程中要借助兩種檔案管理方式的各自優勢做到揚長避短，并通過打造先進的管理層面與技術操作層面來進行推進。讓每一個環節的工作人員、城建檔案參與者都能夠做到有據可依。而在“雙檔”的并行管理過程中我們還應當打造一支專業化的管理隊伍，來實現團隊合作的有效性與高效性。

（二）電子檔案與紙質檔案并行管理的具體應用

1.要做到服務手段上的革新與創新

由于城建檔案管理工作其目標是為了施工過程與完工后的若干年后，對于一些突發狀況能夠在一定的時間后還可以做到有據可查，所以我們必須要在實際的工作中無論是電子檔案還是紙質檔案，都必須要做到服務到位。在這種情況下便要對“雙檔”工作的管理與操作人員進行培訓，結合實際的“雙檔”工作發展來引導他們學習會一定的“雙檔”管理知識，以此來適應檔案事業的發展。

2.要做到取長補短、揚長避短

在實際的城建檔案管理工作中，并不是要求我們的檔案管理工作必須要做到所謂“與時俱進”、“趕時髦”的來將傳統的紙質檔案進行全盤否認，在應用的過程中我們可以將一些圖片、聲音類的檔案進行電子管理、而對于一些簽字、會簽、印鑒等重要實物證明，在制作成電子檔案后，按照一定的標準分類進行紙質檔案的歸檔管理。這樣一來，不僅彌補了兩種檔案各自的缺點、起到了揚長避短的作用，同時也對城建檔案進行了雙重安全保障。

3.要建立完善而科學的檔案管理制度

一方面正如前面所言，電子檔案與紙質檔案的關系是誰也不能替代誰的，所以在這種環境下我們必須要對“雙檔”的并行管理制定科學的制度，通過全程管理職責要求來明確審批、規劃、施工、建設以及監理等各個環節的職權劃分與權限，并根據不同環節來制定對應的歸檔制度。另一方面，城建檔案管理工作必須要結合城建檔案的內容以及日后的發展來逐步實現新型載體檔案替代傳統檔案的模式。特別是在現階段紙質檔案與電子檔案共同發展、相互依存的階段，更是要通過管理制度與考核機制的嚴密性進行規范管理，避免一些不必要的負面事件發生。

三、結語

在這個信息技術與信息資源迅猛發展的今天，信息化產業在全球各個領域中所占資源比重越來越大，同時也是推動中國經濟發展的一個重要利器。作為城建領域發展的基礎，檔案信息管理方式的力度與先進性，直接關系到了該領域科技與突發事件應急方式的價值與質量，我們必須要在實際的工作中，對電子檔案與紙質檔案的并行管理進行仔細研究，并結合實際的發展需要制定對應的應用制度，以此來應當更加科學、有利的發展空間。

參考文獻

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