醫院人事科檔案工作現狀

王薇

摘要：通過調查了解，發現目前各醫院人事科檔案管理方面還存在一些薄弱環節，而做好檔案管理工作是各項工作中的一個重要組成部分，是做好干部職工管理工作的一個基本條件。在醫院快速發展的今天，只有正確的認識到檔案管理工作的重要性，增強檔案管理意識，提高檔案管理干部人員的綜合素質，才能有效發揮檔案工作的作用。

關鍵詞：檔案管理;現狀;整改措施

為準確把握醫院人事科檔案管理現狀，了解檔案管理工作中存在的問題和不足，總結一些好的、先進的、值得分享和推廣的經驗，制定出能有效解決疑難問題的可行方案，優化工作程序，實現規范管理檔案促進干部職工管理，從而推進醫院健康、快速發展。

一、基本情況

目前各醫院人事科檔案主要是干部人事檔案，干部人事檔案又包括在編干部職工檔案、編外人員檔案等。均能做到有專室專柜存放管理，制定了相關的管理制度，能按照制度規定和“八防”要求做好保管保密工作。安裝干部檔案目錄管理系統，并利用系統制作檔案目錄。近年來，檔案管理部門逐漸加強了各單位檔案管理人員的培訓，每年度都會舉辦檔案專業培訓班，組織檔案專業技術人員進行繼續教育。但是在各單位人事科檔案管理工作日趨完善的同時，仍存在一些不足之處，或出現了新的問題。

二、存在的主要不足和整改的必要性

（一）檔案工作者隊伍建設有待進一步加強。檔案管理有較強的政策性、原則性，這就要求從事檔案管理：工作人員不但要有較強的業務水平和二C作能力，能熟練、高質量地管理好自己所管理的檔案，更要有較高的政治思想覺悟。目前，負責管理相關檔案的工作人員，有一定的業務工作水平，但專職投入檔案工作的力度還不夠。隨著醫院業務快速發展，各種形式、各種載體的檔案材料逐年增多，對檔案信息也有了更高的保密要求，這就要求檔案工作者們要不斷提高自己的業務水平，加強自己的政治修養和保密意識。除了要求人才的知識水平外，還有人員的結構配比有待進一步合理調整，形成穩定的、有助于改善檔案管理和提高檔案開發利用的人員梯隊。

（二）檔案管理的重要性需要進一步提高認識。干部人事檔案是記載干部人生軌跡的重要依據。目前，工齡工資的計算、職稱職務的晉升、個人情況考察等都可以從個人檔案中客觀的了解和體現，可見人事檔案的重要性。但是，由于干部人事檔案材料的來源有些需要靠干部本人提供，而其本人作為檔案材料的收集者，沒有正確認識到檔案材料的重要性，導致個人未能羅善保管需要歸檔的資料，或未能及時將材料提交的檔案保管部門，長時間自己保管，容易造成丟失或損壞。如有的學校會在學生畢業后，將學生的學籍材料交給其本人保管，且不交代清楚這些材料的重要性以及歸屬，所以，很多人在參加工作后，干部人事檔案里缺乏其重要的學歷資料，導致無法快速準確地了解其學歷信息，造成了不必要的麻煩。

還有的是檔案管理部門對檔案管理的重要性認識不夠。檔案材料保管不嚴格，造成遺失。如有的黨員入黨材料未放入干部人事檔案，而是由黨辦單獨保管，在該人員流動調檔的時候，審核檔案往往會發現入黨材料缺失，沒有跟干部人事檔案一同調轉，導致無法確定干部政治面貌，需要重新核實，造成了人力資源的浪費。所以作為干部人事檔案的管理者和資料收集者，都應該充分認識到檔案的重要性，對人事檔案進行妥善保管，同時保守檔案機密，認真維護人事檔案材料完整，防止材料損壞遺失。

（三）檔案管理的信息化還有較大的提升空間。目前肇慶地區各醫院人事檔案離全面實現信息化有一定的距離。各醫院暫時配合檔案管理的使用的系統是干部檔案目錄系統，還局限于制作目錄，還未能實現信息共享。檔案管理未能全面信息化的局限滯后了檔案資源的開發，沒有更好地為醫療、教學、科研等工作服務。

此外，多數醫院的檔案資料需要進行大量的人工操作，導致人事檔案不容易檢索與利用，嚴重阻礙了人事管理中資源信息的開發與利用。檔案整理方式單一，開發利用服務被動，難以有效地為醫院醫療、干部管理等工作服務。檔案管理的信息化是為信息共享服務的，在實現共享的同時，應注意檔案信息的保密工作，這對檔案管理的信息化提出了更高的要求。

三、加強檔案工作的幾點建議

（一）著力加強檔案工作隊伍建設是重中之重。加強檔案工作隊伍建設不僅要提升檔案管理工作人員的知識水平和業務技能，更應該注重培養其優秀的道德品質，及較高的思想覺悟。認真學習相關的法律法規，提升檔案管理人員政治素養。通過引進來、送出去等手段來提高檔案管理工作人員的業務水平。引進專業的檔案管理人才，優化檔案管理人員隊伍，采用交流學習、組織培訓等方式提升現有人員檔案管理水平，學習檔案管理先進單位的優秀管理經驗，鼓勵工作人員考取檔案專業高級職稱和學歷，不斷優化人員的結構，注重隊伍的梯隊建設，做好傳幫帶的工作。

（二）切實提高對檔案管理工作重要性的認識。檔案涉及到每位工作人員的切身利益，做好檔案管理實際上也是做好干部管理工作，并對醫院的教學、科研、人才引進等有一定的促進作用，對于醫院的整體發展具有重要意義。檔案是整個醫院的重要信息資源，這就要求全體干部職工都要有較高的管檔惜檔意識，尤其是作為檔案管理人員，必須清晰的認識到檔案的重要作用，嚴格按照檔案管理的相關制度做好檔案的收集、整理、保管、外借以及保密等工作。從意識上、源頭上調整轉變觀念，杜絕檔案材料缺漏現象的發生。同時，利用各種培訓、授課機會，為每位員工強調檔案管理的重要性，督促他們及時將重要的個人材料提交到檔案管理部門。

（三）不斷提高檔案信息化管理水平。為有效提高檔案的管理效率，緊跟現代醫院發展的步伐，檔案的信息化管理水平必須加緊提高。目前大部分靠人工操作來進行檔案管理，無法滿足醫院健康發展的需要，逐步實現檔案的信息化管理可從以下兩個方面著手。首先單位領導重視，完善檔案管理基礎設施，加大資金的投入力度，把檔案管理基礎設施建設納入醫院規劃，通過財政支出有效解決檔案信息化基礎設施建設條件有限、投入不足的難題。其次信息化管理不僅僅是硬件系統的升級，更對檔案系統的管理者提出了更高的要求，實現檔案信息化不能一蹴而就，在逐步發展的同時需提前防范一些可能遇到的問題，如怎樣平衡檔案信息共享與保密，這就要求除了檔案管理硬件系統本身具有良好的保密性外，還要求系統的管理者有較高的政治素養，保密意識較強，能嚴格按照相關制度為工作需要提供服務。

要不斷提高檔案信息化管理水平，人才的配備和檔案信息化基礎設施建設的投入缺一不可，檔案管理科技程度的提升，既是新時代對檔案工作提出的要求，也是順應醫院健康發展的需要，滿足日益增大的信息量，能有效提高檔案管理效率，也將使人力資源得到充分利用。

參考文獻：

[1]程俊。醫院人事檔案管理工作現狀分析[J].江蘇衛生事業管理，2016（1）：136-137.