實施辦公室精細化行政管理的有效措施

胡青

摘要：現(xiàn)階段，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的有效運營管理已經(jīng)成為所有企業(yè)管理者必須面對和努力解決的問題。辦公室在企業(yè)日常經(jīng)營中占有重要的位置，通過開展辦公室的精細化管理可以促進企業(yè)行政工作的有效開展，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展作用十分明顯。

關(guān)鍵詞：辦公室;精細化;行政管理;措施

精細化行政管理方式具有一定創(chuàng)新性與靈活性，能夠更好地適用于企業(yè)發(fā)展中。精細化行政管理方式更加科學(xué)、有效，可以將行政管理工作變得更加細化。采用全新的行政管理理念與制度化的管理方式，逐漸提升企業(yè)的行政管理效率，提升公共管理質(zhì)量對于企業(yè)的發(fā)展也有著極大幫助。

一、辦公室行政管理精細化的意義

對辦公室行政進行精細化管理，對于一個單位的發(fā)展來說，具有重要意義。一是可以使工作規(guī)范化、制度化。通過精細化管理，可以發(fā)現(xiàn)以前的工作中存在的不合理現(xiàn)象，從而對問題和工作流程進行梳理，理順工作關(guān)系，更科學(xué)地做好各項工作。二是可以有效整合資源，減少辦公室人力和物力的浪費，提高工作效率，節(jié)約辦公成本。三是精細化管理可以有效化解工作中的矛盾，把許多工作提前考慮到位，做好預(yù)防工作，這樣可以避免后面出現(xiàn)更多的矛盾，增強團隊協(xié)作意識。

二、當(dāng)前辦公室行政管理存在的主要問題

（一）缺乏明確的管理目標(biāo)

對于企業(yè)來說，都有特定的組織形式，辦公室作為部門中的重要機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)制定好明確的管理目標(biāo)，并建立科學(xué)合理的管理制度，以實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略管理目標(biāo)。從當(dāng)前的形勢來看，某些企業(yè)沒有將管理理念及時轉(zhuǎn)換到現(xiàn)代化發(fā)展中來。管理者沒有認識到以市場經(jīng)濟為主導(dǎo)的經(jīng)濟體制的運轉(zhuǎn)方式，在短期目標(biāo)和長期目標(biāo)的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目標(biāo)和計劃都缺乏組織性、全面性、先進性，在此情況下，管理人員也受到上級領(lǐng)導(dǎo)的思維影響，在工作中憑借經(jīng)驗辦事，沒有真正從企業(yè)的發(fā)展和實際需求出發(fā)。最終導(dǎo)致部門銜接不到位，事務(wù)脫節(jié)等問題。且隨著國際化進程的加快，企業(yè)對辦公室管理效率的要求也越來越高，如果沒有以明確的目標(biāo)作為管理重心，那么工作人員的工作積極性也會受到影響，當(dāng)出現(xiàn)問題時相互推脫，更是給企業(yè)帶來許多不必要的麻煩。

（二）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

企業(yè)中部分員工職業(yè)素養(yǎng)不高，自身理論、技術(shù)業(yè)務(wù)能力停滯不前，未能與時俱進。在工作中，部分員工以自我為中心，缺乏精細化工作意識，缺乏團結(jié)合作集體精神，缺乏創(chuàng)新精神，工作態(tài)度懶散，敷衍了事，未能把工作作為更高的職業(yè)追求，貪圖享樂，得過且過。

三、實現(xiàn)辦公室精細化行政管理的有效措施

（一）明確目標(biāo)，量化標(biāo)準(zhǔn)

在管理中，應(yīng)當(dāng)樹立明確的管理目標(biāo)，制定科學(xué)化的管理制度，要求工作人員嚴格按照規(guī)章制度辦事，切勿出現(xiàn)漏洞管理、過度管理等問題。可以從以下幾個方面建立精細化的管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)：首先，確保責(zé)權(quán)分明，崗位劃分科學(xué)，制度公正。辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)調(diào)其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設(shè)置上，一定要根據(jù)工種和服務(wù)需求統(tǒng)籌安排。其次，工作流程的優(yōu)化。辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復(fù)雜，綜合性較強，簡約的工作流程對于實現(xiàn)精細化的辦公室管理能起到極大的促進作用，特別是在上級命令的分析和處理上，能夠做到快速準(zhǔn)確，及時地完成領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)。管理人員要努力完善并優(yōu)化管理流程，在任務(wù)的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯性，這樣便于決策者更為直觀地審視任務(wù)結(jié)果，并提出決策方案。對每次出現(xiàn)的問題和不足也要及時總結(jié)，并做出反饋和調(diào)整。

（二）注重行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)辦公室行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)非常重要，直接影響著個性化行政管理效率，辦公室個性化行政管理對于行政管理人員的工作能力以及職業(yè)素養(yǎng)都有著更高的要求。提升辦公室精細化管理需要提升行政管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)更多專業(yè)的高素質(zhì)管理人才，規(guī)范行政管理工作，使辦公室行政管理工作更加精細化，進而提升辦公室行政管理的效率與行政管理水平。企業(yè)在發(fā)展與行政管理過程中需要細化管理每個工作環(huán)節(jié)，對工作的內(nèi)容有全面了解，及時反映出工作的實際情況與存在的問題，體現(xiàn)出辦公室行政工作的精細化管理，使企業(yè)有更好的發(fā)展。

（三）辦公室員工要加強思想認識，提高執(zhí)行力

進行辦公室行政精細化管理，只有所有人員的相互協(xié)調(diào)配合，增強責(zé)任感，積極履行自身的責(zé)任義務(wù)才能把辦公室精細化管理落到實處。在日常工作過程之中，很多辦公室員工思想懈怠，工作不夠積極，對于這種情況，企業(yè)應(yīng)該加強員工的培訓(xùn)教育，使員工樹立起責(zé)任意識，嚴格按照辦公室精細化工作的規(guī)定要求自己，養(yǎng)成良好的工作以及日常行為習(xí)慣，加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)，滿足企業(yè)發(fā)展的具體要求。只有把員工的思想認識水平提高，精細化的工作才可以在辦公室全面推進開展。在精細化的過程之中，每一位員工要明確自己的工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴格按照精細化的工作流程來要求自己，企業(yè)也需要對每一位工作人員進行嚴格的考核，確保工作落實到位。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室行政管理的精細化體系不僅是提升整個管理效率的最佳手段，能夠通過較低的管理成本來獲取較高的收益，同時還能夠在整個辦公室內(nèi)建立起一整套完善、科學(xué)的規(guī)章管理體系，通過合理化、精細化、科學(xué)化的方式將精細化意識貫徹到每一名員工的腦海中，為全中國的經(jīng)濟社會建設(shè)貢獻一份力量。

參考文獻：

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