探討實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

齊斌斌

摘要：辦公室具有服務職能，是單位中負責溝通協調各部門工作，推進企業平穩運行的重要組成部分。為使辦公室的職能得到充分地發揮，推進辦公室行政管理精細化十分必要。本文從辦公室行政管理精細化問題著手，對推進辦公室行政管理精細化的思路和執行對策進行了分析和探討。

關鍵詞：辦公室;行政管理;精細化

在常規管理模式基礎之上推進辦公室行政管理精細化，可以使辦公室行政工作分工更為精準細化，該部門為單位提供的服務質量也更趨向精細化，是實現高效管理的良好方法。提升辦公室的行政管理能力以及部門服務職能，可以增強企業內部的協調性，促進企業長遠發展。

一、實現辦公室行政管理精細化的思路

辦公室是企業施行行政管理工作的主要部門，其工作質量會對企業運行狀況產生深遠影響。推進辦公室行政管理精細化，應以切實提升企業辦公室行政管理工作質量為根本目的，實現分工精細化和責任精細化。

（一）強化協同化、經濟化意識

日常辦公中，辦公室與企業的各部門之間都有工作往來。要實現辦公室行政管理精細化，需要企業其他部門的通力配合。以文件簽收工作為例。每一份文件在存檔保存之前，會流經多個部門，各部門相互配合協調，才能保證文件完整地被傳送至辦公室人員手中，實現歸檔、留存。所以，推進辦公室行政管理精細化應該強化辦公室人員內的協同化意識，加強與企業其他部門的交流互動，為行政管理工作順利開展奠定基礎[1]。此外，工作人員還應該提高經濟化意識，實現企業利益最大化。

（二）實現標準化管理

目前，辦公室行政管理工作開展已經趨于流程化，有效地提升工作效率。為進一步推行精細化進程，企業應參照辦公室的工作內容制定具有嚴格規范的標準化工作流程通過推行行政管理工作制度，提升行政管理工作的規范性，確保工作質量和工作效率的提升。

（三）量化、細化管理科目

辦公室管理工作內容十分復雜且工作量龐大。以往，并沒有實現辦公室各人員權責分明，以至于模糊管理嚴重影響了辦公室管理的質量和效率。為應對這種局面，應該將辦公室的所有管理科目進行細化和量化。將管理工作按照內容和工作量進行分化，分攤到每一個工作人員身上，再由部門負責人實現統籌兼顧，推進工作效率的提升。

二、加強辦公室行政管理精細化的方法

（一）細化權責分配，定崗定責

辦公室行政管理工作應該趨向系統化。在工作當中，應該建立健全辦公室行政管理工作責任體系，明確各崗位工作權責，實現責任分配制度，讓所有的辦公室人員都切實參與辦公室行政管理工作，并肩負崗位職責，完成分內工作。首先，部門負責人應該根據辦公室行政管理工作的內容和流程，合理地安置各工作崗位。杜絕出現崗位職責重疊現象，避免不必要的人力資源成本支出，也避免一事多管影響工作效率。其次，面對龐大的任務，辦公室負責人應該實行任務細化和量化管理。在明確各崗位職責和工作內容的前提下，制定工作流程與順序，全程加強監督把控，使各環節工作銜接流暢，部門內分工明確又相互配合。最后，制定嚴格的問責追責機制。辦公室行政管理工作責任重大，為了避免出現工作疏漏，分派工作時也應該實行責任分攤。將各項工作的責任落實到個人，督促所有辦公室工作人員安崗敬業。

（二）加強制度建設，推進精細化進程

建立健全辦公室行政管理制度，是推進行政管理工作精細化，提高辦公室工作質量、促進辦公室職能發揮的有效方法。辦公室工作量巨大且工作內容十分瑣碎，必須實現精細化管理，才能夠降低工作失誤發生的幾率，提升工作質量。

為此，企業應該制定嚴格的行政管理工作機制，推進精細化進程。比如，某企業為提升辦公室行政管理工作效率，推進精細化，制定了具有強大執行力和應用性的工作機制。該企業辦公室負責人將辦公室內人員的工作職責進行了明確劃分。使辦公室的每一位員工負責固定部門，每一次需要辦公室與該部門合作時，必須有該員工在場并且做好會議記錄。此外，該企業辦公室負責人將辦公室的所有工作內容進行了重新劃分，設置專崗專職有效地提升了管理效率。為了進一步激勵員工，調動他們的工作積極性，辦公室負責人還制定了嚴格的獎懲機制和晉升機制。以月為單次考評期限，對員工的工作質量、態度以及效率進行綜合評價。如發現員工消極怠工、分內工作處理不完善則予以罰款處罰，嚴重者降職或辭退。反之，表現優異者會獲得嘉獎，得到晉升。通過這樣的方式，強化每一個員工的敬業意識，完善行政管理工作的每一個環節。

（三）加強文化建設，提高員工素養

實現企業辦公室行政管理精細化，還需要工作人員的配合。企業應加強企業文化建設，將精細化管理觀念融入于員工的思想中，提升他們的執行力以及配合度，推進精細化管理[2]通過加強宜傳教育、推進制度建設，讓企業員工養成精細化管理的工作習慣，為推進辦公室行政管理精細化奠定基礎。

此外，企業應該加強管理提升員工的綜合水平。實現精細化管理對企業員工的能力有了更高標準的要求。所以，為了確保行政管理精細化能夠實現，企業應該通過開展培訓，轉變員工的工作思維和理念，提升員工的實踐能力，以滿足工作所需。比如，企業可以在培訓的過程中，添加與精細化管理相關的內容，讓員工對此有更為系統化和具體化的理解。然后，在每一季度開始時，制定完整的季度行政管理工作計劃。通過會議研討，將內容按月、周、日進行細化，再實現各崗位權責分攤;然后在工作中，嚴格地按照計劃實施。員工在按計劃工作的過程中會逐步形成精細化管理意識和工作習慣，十分有助于辦公室行政管理精細化推進。

三、結論

綜上所述，實現精細化管理是促使辦公室充分發揮行政職能的必然要求。辦公室工作量巨大，是企業中極為關鍵的部門之一，對維持企業正常運轉具有重要意義。所以，推進辦公室行政管理精細化，提高行政管理的制度、人才使用標準，有助于提升辦公室工作質量和效率，進而推進企業有序發展。

參考文獻：

[1]王欣.辦公室行政管理精細化的思路與對策研究[J].現代營銷（創富信息版），2018（11）：163.

[2]袁昌莉.試論實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].東方企業文化，2015（09）：228-229.