淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策

張麗芹

摘 要：檔案管理工作，存在于各行各業中，目前，我國的每個行業的檔案管理中都有著各種各樣的問題存在，例如個體差異較大、門類偏少、數量多、管理分散且利用率高且管理水平低等問題，在公路部門檔案管理中，也存在著這樣的問題，如果想要有效的對這類問題，就應加強對專門檔案管理工作的指導，在對相關人員的管理工作進行強化，且積極的開展檔案業務的培訓工作，從根本上提高對檔案管理的專業化管理水平，檔案管理工作在公路部門中的作用是極其的重要的，是對公路部門在日常工作和管理中的重要資料，因此，相關工作人員必須加強對實物檔案管理的重視，從而來促進公路部門工作的順利開展。本篇文章，主要就是根據對公路部門實物檔案管理的問題以及對策進行探究和分析。

關鍵詞：公路部門;檔案管理;問題;對策

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項專業性、機密性以及政策性較強的工作，檔案管理的工作流程是極其復雜的一個過程，主要包括檔案的收集、檔案的整理、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案檢索、檔案編目以及檔案編輯研究和檔案提供利用等過程，這些過程只是相對穩定而不是絕對的，不同的行業對其工作層次的劃分是不同的，檔案管理工作的對象是檔案，服務的對象是對檔案的利用者，所要解決的基本矛盾是檔案的分散、凌亂、量大、孤本等其情況與利用檔案要求集中、系統、專指和廣泛之間的矛盾，其次，檔案管理的最終目的是提供檔案信息從而為社會實踐服務，而檔案管理系統的結構就是為這一目的而設置的，檔案管理工作就是一項具有政治性、管理性和服務性的工作，是一種不產生物質財富也不由檔案管理機構和檔案管理人員產生和利用的工作，檔案管理工作是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，不僅對局部單位的工作和生產具有意義，對整個社會也有意義，同時，公路實物檔案管理的工作也是對該企業和單位工作協調、有效且高效運行的保障。

二、公路部門檔案管理中存在的問題

（一）只強調工程建設而忽視了業內資料的編整工作

我國大部分工程項目都存在把全部重心放在工程的質量和進度上，而忽視了對工程資料的管理，往往都是在工程最后的驗收階段，才想起對有關資料進行完善的情況，因此，可能會導致資料出現或不健全的情況出現。

（二）檔案管理資料不健全

在工程的質量管體系中施工單位和建設單位，通常對竣工資料的管理是沒有足夠的重視的，雖然有些參與工程建設的單位會建立一些資料管理方面的相關制度，但一般都是不健全的，所以很難保障對竣工資料工作的收集和開展，同時，在公路工程的建設中，工作的周期長，所以在施工的過程中很容易產生人員的調動，因此容易造成資料交接不到位的情況。

（三）檔案管理人員的能力單一

在公路的建設項目當中，對施工單位的業內資料通常都是由建設場地的現場人員來對作業進行完成，施工相場的人員往往都是技術技能較強，但對資料的管理力量薄弱、管理水平差，又因為沒有受過專業的主導導致業務素質較低在施工生產的過程中很可能會產生原始資料質量低且不規范的情況，而專業的檔案管理人員雖然具備對檔案管理工作的專業知識，但是他們在對工程建設方面有缺乏相關的知識，由此產生了懂檔案管理但不懂工程技術，懂工程技術不懂檔案管理的一種問題的存在。

（四）工程檔案的保存和使用存在現實壓力

隨著我國城市化建設的不斷發展，我國的高速公路的規模也在不斷的增強，所以工程檔案的數量也極具增加，在這種快速增長的情況，如果對企業的檔案管理收藏能力沒有進行提升的話，就會給該企業相關的檔案管理工作帶來較大的壓力，這種大規模的工程檔案，而采用常規的檔案檢索手段來進行管理，是非常不利于檔案的應用和開發[1]。

三、公路部門檔案管理問題的解決對策

（一）做好公路檔案管理的相關對策

為了使公路檔案的管理工作得到加強，就應該建立一個完善的控制體系，將檔案管理的工作貫穿于公路工程的每一個環節，將檔案管理的工作作為企業自檢、監理和日常檢查的一個重要方面，為了提高檔案管理的標準化、制度化和規范化，就應嚴格遵守檔案工作的工作原則，再經過不斷的探索和實踐，保證公路檔案管理的真實完整。

（二）強化員工的檔案管理工作

公路工程建設是一項周期長、規模大且人員流動性較強的一項工作，所以在對檔案進行管理和交接時都有著一定的難度，因此，應該采取相關的措施，制定崗位責任制，將責任落實到每一個人，只有讓每一個人都重視對檔案的管理工作，才能使個監理單位和建設單位的檔案管理工作都得到不斷的完善。

（三）嚴把交接關，建立獎懲機制

工程檔案管理的交接環節是檔案歸納入庫的最后一個環節，對提高檔案的質量的真實性有著極為重要的影響，所以，在項目檔案入館之前，應該加強對交接時間的規范要求，及時的對不規范的檔案進行現場糾正，發現問題較多的檔案進行重新編制，檔案出現嚴重問題的，對其進行行管的檔案編制質量風險抵押金，對檔案編制的優劣進行懲獎。同時，還應加強對新檔案管理員工的指導工作，企業應制定專門檔案管理單位，加強與檔案管理部門的溝通和聯系，爭取得到檔案管理部門的支持的指導，從而來提升規范化的檔案管理工作。

四、結語

公路部門的檔案管理工作中，檔案管理的工作是一項浩大的工程，加強對檔案的管理工作，可以有效的推動社會的經濟發展和維護社會的穩定，在新的時代下，對檔案管理的工作也應該緊跟時代發展的需求，并采取相應的措施來積極的探索檔案管理的模式，同時還應加強領導的重視和確立完善的管理體系，對檔案管理中遇到的問題進行及時的解決，認真做好對公路檔案的整理和管理，從而來保障單位的發展。

參考文獻

[1]覃瑩.淺談公路部門實物檔案管理的問題及對策[J].辦公室業務，2017（24）：142.