試論大數據時代的企業檔案信息化建設

李楠

摘 要：隨著信息技術的快速發展，社會經濟水平的不斷進步，在信息化背景下，在大數據時代發展中，企業檔案信息化建設的步伐也在加快。企業檔案信息的管理與發展，實際上是對企業無形資產的管理，企業檔案保存著企業發展的重要信息，也記錄著企業的重要經營活動和發展決策，在企業不斷發展與進步中，檔案信息的種類和內容不斷增加，這就需要采用先進的技術手段，提高檔案信息管理的質量和效率，保證其完整性和可靠性。

關鍵詞：大數據時代;企業檔案信息化;建設

引言

企業在發展的過程中，檔案信息也在不斷的增加，對企業檔案信息管理也提出了新的要求，要求加快企業檔案信息化建設，提高檔案信息管理效率。但是在當前的大數據時代下，企業檔案信息建設還存在一些問題，本文就這些問題進行分析，并提出了在大數據時代企業加強檔案信息化建設的方法。

一、大數據時代企業檔案信息化建設的重要性

（一）大數據時代企業檔案信息化建設是檔案管理發展的要求

隨著時代的發展，檔案管理從傳統的紙質檔案管理延伸到電子檔案管理，文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的發展趨勢，要求檔案工作緊跟社會信息化步伐，加快檔案信息化建設。傳統的檔案管理方式是將紙質檔案經過收集、整理、歸檔，統一保管在檔案庫房中。涉及檔案查詢利用時，需要根據檔案目錄等檢索工具進行查找、定位，再到庫房中調檔，利用效率較低。這種方式顯然已不適用于高速發展的信息社會。將紙質檔案轉化為電子數據保存在信息化設備上，有利于高效檢索所需檔案信息，提高工作效率。

（二）大數據時代企業檔案信息化建設是企業信息化建設的要求

隨著信息技術的迅猛發展，在激烈的市場競爭中，一個企業需要存儲和處理的信息越來越多，為合理配置資源，在市場競爭中獲取主動權，提高企業信息化水平勢在必行。企業檔案作為企業發展的重要戰略資源，真實地記錄和反映了企業生產經營和管理活動各方面的信息，其管理水平是衡量企業現代化的重要標志。在大數據時代背景下，加快企業檔案信息化建設是企業信息化的必然要求，也是增強企業競爭力的重要手段。

二、大數據時代企業檔案信息化建設現狀

（一）檔案管理人員的專業水平較差

在眾多的企業中，研發人員是企業創新能力的根本所在，也決定著企業是否具備強大的競爭力。所以，企業對他們進行了高度的重視，不惜花費大量資金來支持他們的研發工作，往往卻忽略了管理企業檔案信息化建設的人員。在招聘過程中，聘用了一些專業水平低、綜合素質差的管理人員，這就造成了今后企業的信息化建設管理方面的一些困擾，使企業呈現出管理觀思維不在前沿、管理體系極度落后的局面。

（二）缺乏合理的信息化標準

隨著信息化進程的不斷加快，許多企業已經將信息化技術應用于企業檔案信息的管理，但由于信息化建設目前尚在發展階段，還是會存在很多的問題。因為不同行業中的企業，其目的、發展方向等都是不同的，所以在企業建設檔案信息化的過程中，很難達成一個統一的標準，這樣就會使得在管理上存在較大的隨意性，因為不同企業之間的溝通交流不到位，也不是很協調，而且在信息共享方面做得也不是很到位。企業內部的各部門都具有很強的獨立性，這就會使得在信息化建設的過程中無法形成一個統一的整體，就會限制企業在檔案信息系統功能的發揮，不能達成一個明確的目標，在管理上也會缺少一定的規范性，這樣會在一定程度上對企業檔案信息化發展造成阻礙。

三、大數據時代的企業檔案信息化建設措施

（一）提高大數據時代企業檔案管理人員的專業水平和綜合素質

提高企業檔案信息化建設管理人員的專業水平和綜合素質要從如下兩方面做起：

1.不斷加強人力資源管理

一個企業，不僅要發展，更重要的是要能夠長期穩健地發展。在各個企業內部，其管理模式對于企業的發展方向有著重要的意義，尤其是人力資源部的管理者，他們決定了企業未來會招聘什么樣的員工，因此，人力資源部的管理者要具備識別人才以及充分調動人力資源的能力，把提高員工的綜合素質作為工作的首要任務，不斷強化管理觀念，爭取最大限度地發揮員工的潛在能力。因此，不斷加強人力資源管理至關重要。

2.完善企業員工培訓體制

在招聘員工后，各個企業要對其定期地進行統一的培訓，但是，就當前調查報告顯示，許多企業由于資金的短缺以及沒有完善的培訓體制制度等各種原因，導致他們沒能提供給員工有價值的培訓。所以，在企業的內部，存在著諸多綜合素質低下的工作人員。因為員工沒能接受到相關培訓，所以在工作過程中，總會出現這樣那樣的問題，久而久之，就造成了大數據時代企業檔案信息化建設管理體系落后的結果。

（二）建立科學合理的檔案信息管理系統

一是要將原來的紙質版檔案盡快轉化成電子版檔案或數字化檔案，而且要盡量加快整個轉化的過程。同時，還要用統計學的方法和原理對數字或電子檔案分門別類地進行整理、保存。二是要結合企業實際，利用先進的技術手段，開發出對自身發展有利的檔案信息管理系統，讓檔案信息管理系統充分地與企業的各項業務系統緊密結合，這樣才能確保在檔案收集時做好前期的管理控制工作，并確保數據的完整性，讓數據的更新可及時傳遞。此外，通過采取云計算技術，能在更深的層面上對檔案數據進行有效地分析及處理。三是要將動態管理和橫向、縱向的分析進行融合，在通過縱向的時間線對比分析檔案數據時，也需對比其他部門、同行業的其他公司甚至于其他行業，將對比分析得到的信息、數據進行收集、匯總，剔除掉其中沒有價值的信息，留下有用的一部分，這樣才能在一定程度上確保數據信息的準確和真實。

結束語

在整個市場經濟大環境下，對企業檔案進行信息化建設，是大數據時代不容置疑的需求，也很契合時代發展的規律。檔案管理人員應轉變思想觀念。與此同時，企業自身也必須完善現有的檔案信息管理系統，或重新建立一個新的更為完善的檔案信息管理系統，如此方可促進企業的發展，從而體現出檔案管理在企業發展中的價值，從根本上提升企業效益。

參考文獻

[1]葉丹麗.大數據時代企業檔案信息化建設[J].科學技術創新，2017（1）：193-193.