基于辦公自動化環境下文書檔案管理的思考

何忠梅

摘 要：如今信息技術的發展十分迅速。在網絡技術被應用于人們生活的各個方面的背景下，使得企業文書管理產生了很大的變革。在辦公系統逐漸向自動化改變的過程中，文書檔案的管理對各單位部門的發展起著至關重要作用。

關鍵詞：辦公自動化;文書;檔案管理;研究

隨著國家經濟的迅速發展，自動化技術越來越新穎高超，已逐漸滲透到各個技術領域。但在現如今情況下，以辦公室為背景的文檔管理制度還存在著制度落后，管理人員素質地下等各項問題，影響著文書檔案管理的質量，于此，本文針對辦公室環境下的文檔管理展開了探究及思考。

一、以辦公室為背景的文書檔案管理特點探究

1.1文書檔案的管理更加容易控制

在我國傳統文檔的管理過程中，因為大部分文檔都是紙質材料，數量龐大，因而工作人員在進行文檔整理的過程中，只能按照相應的方法進行整理，然后在將整理好的文件轉換成文書的檔案。但是在辦公室的環境下，自動化技術應用其中后，工作人員只需要進行簡單的系統操作，便可以對紙質文件進行了解，之后便可以直接利用系統把文件和檔案進行整合，從而使得文書的檔案整理時間大大的減少，使得管理更加容易控制。

1.2以自動化技術為基礎的文檔管理

由上一段落可知，我國傳統的文書檔案都是由工作人員進行手動整理分類的。檔案工作人員負責檔案整理的全過程，從而使得工作人員任務量不斷增加、壓力增大。但在這種自動化技術下的工作管理，使得文件整理工作全部自動化，只需要網絡、信息部門等等各部門相互配合，就可以使得檔案管理工作輕松進行，并且速度遠高于手工整理。

1.3管理工作效率的提升

在我國的傳統的文檔整理工作中，需要很多人進行文檔的閱讀和分類，然而文件數量十分眾多，工作人員又有限，所以使得文書檔案的審閱效率十分低，也沒有上升的趨勢。但在自動化趨勢下，所有的文件都是通過系統對軟件的統一整理，只需要幾個工作人員通過系統軟件進行統一整理即可，這樣就可以在雜亂的情況下，順利的完成文檔的整理工作，使得管理工作效率直線上升。

二、當今辦公室自動化環境下文書管理所存在的問題

2.1管理制度有所缺陷

當今，我國的書案管理制度十分不完善，有的文書管理制度存在著不少的漏洞，因此，在管理的過程中，使得文書管理的質量一直低下。并且在出現文書責任問題時，責任還會不明確，在一定程度上降低了我國的書案管理質量。

2.2管理人員素質有待加強

隨著國家信息化的不斷進步，很多單位的任務便是加強文書檔案的管理工作。但是如今階段有著不少管理人員素質低下的情況，舉例來說，部分人員不具備書案知識，沒有信息管理能力，并且很多人員對工作的信息技術的了解并不透徹，導致了很多的先進設備得不到正確的使用，因此，在管理的過程中，就會產生各式各樣的問題，導致我國這部分的管理工作發展十分緩慢。

2.3引入先進技術的過程并不理想

我國的文案管理都早已引入了先進技術，但是仍然缺少安全性，一旦文書檔案的信息泄露，就會形成一種無法挽回的局面，因為在目前情況下，針對相關情況我國還缺少相關的解決辦法。在此種情況下，也使得工作人員無法分辨檔案的真假，對檔案的管理工作造成了十分惡劣的影響。

三、對如今檔案管理所存在問題的解決對策

3.1完善文檔管理體制

隨著世界經濟的飛速晉升，想要保障管理工作的順利發展，各單位及相關部門就必須要進一步完善檔案的管理體質，大致可以從如下的幾個方面進行。首先，單位的上級領導必須要根據相關實際情況，對文書檔案管理的各個環節進行規范，并且將文件中的管理控制工作流程加入到整個管理體系之中，從而保證管理工作的有序進行。其次，單位必須要強化對管理部門的統一管理指導，避免在管理的過程中出現責任歸屬不明確，工作不合格的情況。最后，必須要保證文書檔案的管理工作足夠細節，在電子文件進行保留文件時，留好備存，對文件進行單獨管理，定期對文件中的無用資料進行清理，保證文書的安全和有效性。

3.2提高管理人員素質

在當今情況下，人們的學歷雖然都已經到達了一個很高的水平，但他所從事的事業知識或許并不健全。所以，在提高文書檔案管理人員的專業素質的情況下可以在這幾個方面進行。首先，在進行人員聘請的時候，一定要設置好人員錄取的各項資格線，只有管理人員擁有完整的專業知識體系，才能夠使得工作更加的合理有效，更加的順利進行。其次，要定期對在職的管理人員進行工作培訓，為他們講解新型工作步驟流程，并讓他們學會一些保護文檔的措施，避免文書信息發生泄漏。

3.3聘請新型人才，促進保密技術的升級

隨著我國經濟社會的發展，辦公室自動化的發展早已經成為了一個勢不可擋的發展趨勢，在這種情況下，要想更加安全的保證信息的安全，就需要采取一定的措施，加強書案的保密技術，將重要的資料更好的保存起來，使得文書信息不得泄露，提高文書檔案的管理質量。

結束語

總的來說，隨著世界、國家、社會的經濟發展，科學技術的腳步早已加快，因而在技術突飛猛進的情況下，這便對我國的辦公室環境下的文檔管理提出了十分重要的要求。所以，相關的人員、技術要跟緊當今時代信息化的發展方向，保證我國的文書檔案管理能夠與新形勢相適應，使得辦公室自動化在實際中，能夠最大程度的實現完整性和真實性保存的目標，促進書案管理工作能夠走向標準化和規范化。

參考文獻

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