規格在制定采購策略中的意義

王彥　張文

摘 要：規格是采購周期的一部分，簡單的說就是某一產品或服務在供應中所需要滿足的要求的一個概述。供應規格可以給組織其他職能部門帶來價值，形成以終端客戶為導向的價值流。制定有效的產品及服務規格是實現以最好的性價比取得最合適的商品及服務，達到質量與全生命周期成本之間的最佳平衡的前提。因此，規格在采購中的作用尤為重要。

關鍵詞：規格類型;有效規格;規格制定

規格在采購策略中的意義

一、什么是規格

（一）規格的作用

規格可以幫助我們確立需求，支持并鼓勵所有的利益相關者考慮自己的需要，并確定自己的需要是否是惟一的、最有效的且最為增值的方案。

規格可以將要求清楚的傳遞給供應商，讓他們可以運用他們的專業知識提出一些有新意、有創意、更低成本的方案，總的來說就是確保得到所需要的。

為我們提供了一種評價所供應的商品或服務的質量或合宜性的方法，以便決定是接受還是拒絕或者繼續改進。

以上簡單的介紹了一下規格的作用，就可以看出規格的重要性，下面在詳細的介紹一些關于規格的內容，讓我們更好的了解規格在采購策略中的意義，以及所站的地位。

（二）有效規格的特征

需明確地說明自己的需求，表達清楚，不可模棱兩可。要簡潔明了，并不需要太過詳細的內容，因為規格簡單，所需的準備的成本和時間就會更少。

要綜合考慮，努力涵蓋所有的要點，不要因大意而忘記重要內容。并且規格應符合所有的相關國家或國際標準，以及健康、安全及環境方面的法律法規。

有效規格能給出我們最新的設計方案，并能夠反應供應市場的發展情況。

二、規格的重要性

（一）為什么規格很重要

規格可以說是買賣雙方的“合同的心臟”，因為合同法規定：所提供的貨物必須符合合同中列明的各項規格。所提供的貨物必須具有令人滿意的質量并符合其用途，通常規格對此進行了清晰的界定。因此，規格可以說是相當重要的。

規格是要約的一個組成部分，供應商若是接受了合同，那么按照合同，他就必須滿足規格的要求。除此之外，根據合同法，如果買方告訴供應商要采購物品的使用目的，那么交付的物品就必須有效地實現這一目的。總之，規格在此的重要性是不可忽視的。

采購策略一般是企業通過分析自身的采購需求、市場狀況、競爭狀況和采購品類的變化狀況，來制定的基于現實和未來的、指導采購工作的長遠規劃。而制定采購策略的過程需要經過詳盡的分析，并與內部利益相關方達成一致，方能保證在較長的時間內被切實執行，其中尤其是規格的制定。

一個有效的規格能排除供應商腦子里的所有疑問、模棱兩可和誤解，使他清楚的了解到要求是怎么樣的，以及怎樣做才是令人滿意的質量和符合用途。規格在采購策略中的作用不可忽略。

（二）不良規格可能導致的后果

如果規格比較模糊、不準確，關于規格的要求和期望，買方和供應商之間便可能會存在誤會，因而導致拒收貨物、浪費生產時間、產生法律爭端并且破壞供應商關系。因此，規格必需要清晰明了準確。

規格必須考慮用戶的需求，否則買方和其他利益相關者可能會存在誤會，導致產生內部沖突、拒絕使用產品以及對采購部門失去信任，因此，規格要充分考慮各種方面的需求，盡量滿足各相關者的需求。

（三）規格的優點

制定規格的過程是一項有用的專業做法。它迫使我們仔細地思考需求以及滿足這些需求的可能替代方法。這樣也會產生不少的好處，比如創新或是降低成本。

規格有很多類型，如果物品是從多個來源采購的，那么使用一致性規格對于確保統一性是必要的。

三、規格的類型及作用

（一）類型

規格有兩個主要的類型，一種是一致性規格（也稱作技術規格或者設計規格），另一種是性能規格（也稱作功能規格，基于結果的規格）。我們要清楚的區分這兩種不同規格。除了這兩種主要的規格，還有服務規格和可持續規格。

技術規格或設計規格可能會采用工程圖樣、設計圖或藍圖、或詳細說明書的形式。這種規格是一種詳細制定的書面規格或圖樣，對于所要求的事項做出了全面詳細的界定。

性能規格或功能規格是一份簡短的文件（與一致性規格的要求相比）它規定了要達到的功能性，以及關鍵輸入參數的詳細情況，它不規定如何達到上述功能性或性能。

（二）作用

1.一致性規格的作用

一致性規格現在沒有那么普遍了，但是在一些情況下，一致性規格則是最合適的，如技術規格或設計規格，如工程樣圖、設計或者藍圖，在技術尺寸、重量或公差之類的數據對于功能、操作安全及質量等方面的考慮具有關鍵性作用的時候，就適合采用一致性規格。在一些需要高技術精確性很小的公差要求的領域更是需要一致性規格。

成分規格（明確所需化學或物理成分的規格）適用于化學品生產、材料制作、工程和建造等領域，特別是在某些物理特性對于安全和性能起關鍵作用的時候更是如此。

一致性規格還包括用樣品作為規格，如果采購方根據供應商提供的樣品來采購，那么按照法律規定就應該受到和樣品完全一樣的貨物。樣品是一種簡潔說明采購要求的方法，無需再詳細描述產品特征。

2.性能規格的作用

性能規格、功能規格、基于結果的規格有很多優點，被廣泛采用。性能規格易起草，成本也低。它的功效不依賴于采購方的自身的技術和知識水平。供應商也許要比采購方更知道需要什么以及如何最有效的進行生產。

供應商可以充分利用自己的專業技能、技術和創新能力來開門最合適的、成本最低的解決方案。性能規格的大部分風險由供應商承擔。

性能規格要求產品的質量水平、要求健康及安全水平、要求環境性能水平和控制方法。有了這些要求內容，生產出的產品更能滿足各方需求，因此，性能規格在采購策略中的意義重大。

在一些情況下，更有利于發揮性能規格的作用。供應商比采購方擁有更多的相關技術及生產專業知識，因此就可以利用和發揮最佳知識。

供應商品所處行業的技術日新月異，因此使用性能規格就可以避免使用過時的技術，能更好的運用供應商最佳的創新和技術開發能力。

性能規格給我們提供了清楚而又客觀的標準，可以很好地對想要競爭合同的供應商所提交的各種解決方案進行評估。

參考文獻

[1]何紅鋒.焦洪寶.《當代財經》.江西財經大學.2003年.

[2]林阿嵐.《電子測試》.2001年.

[3]秦雅琴.《中國政府采購》.經濟科學出版社.2015年第01期.

[4]何紅鋒.焦洪寶.《中國政府采購》.經濟科學出版社.2003年08期.

[5]潘詩章.《國際市場》.2007年05期.