關于企業行政辦公室管理工作的思考

孟娜

摘 要：行政辦公室是一個企業的重要的樞紐部門，擔負著企業參謀助手、上傳下達、綜合協調、監督檢查、服務保障等重要職責，直接影響企業的整體管理水平和工作效率。因此，企業應該高度重視行政辦公室的管理工作。本文筆者將結合自己行政辦公室工作經驗和行政辦公室工作特點，對怎樣提升行政辦公室工作人員工作能力，提高行政辦公室工作效率和管理水平提出自己的思考和認識。

關鍵詞：行政辦公室;管理工作;思考

一、行政辦公室工作的主要作用

（一）參謀決策。企業行政辦公室是一個綜合性的職能部門，溝通聯系企業高層管理人員、下屬分子公司管理人員、其他部門工作人員等，工作內容廣泛，掌握的信息量很大。行政辦公室通常會經常了解掌握公司內部的經營管理信息，并將這些情況如實傳遞給公司領導，為其提供全面、詳盡的決策依據，便于領導作出正確的決策，同時在領導作出決策后，行政辦公室還要督辦決策的執行情況，并隨時向領導匯報進展情況，如果發現問題，及時匯報，便于調整決策。

（二）溝通協調。行政辦公室作為企業的綜合性樞紐部門，溝通協調是其基本職能，它推動著公司內部所有單位高效、有序運行。對內，它溝通、協調單位內部各單位，及時傳向各部門、基層單位傳達公司領導的重要指示和工作安排，有時，也會幫助協調各部門、各基層單位之間職責劃分、工作分配等問題，保障公司各項工作有效推進;對外，行政辦公室還要協調與上級單位、其他企業等有關單位的關系，為企業健康持續發展創造良好的外部環境。

（三）監督檢查。多數企業的行政辦公室都肩負著下發重點工作并進行督辦的工作，這項工作使得公司安排部署的各項重點工作能夠落到實處。此外，行政辦公室還承擔著公文處理、機要保密等工作，通過這些工作，建立與公司內部各單位之間的信息、工作往來，通過這些信息，掌握各項工作進度，從而發揮督辦作用，督促公司重點工作的推進。

二、行政辦公室存在的主要問題

（一）辦公室管理制度不夠完善、落實不到位

部分企業行政辦公室的管理制度并不完善，管理不夠規范，例如工作的目標不夠明確，沒有清晰的規劃，部門內部職責分工不明確，誰會干就多干，個別工作流程不清晰、莫能兩可等問題，這就造成辦公室工作混亂、工作效率低下，部分員工的工作壓力大，另一部分員工工作能力沒有提升，直接后果就是整個行政辦公室工作推動緩慢。

（二）監督檢查和參謀助手職能相對薄弱

部分企業行政辦公室只注重事務性工作后勤保障服務工作，監督檢查和為領導提供決策依據的工作慢慢弱化，每天陷入在起草文件、收發文件、管理檔案、后勤、安保等工作，無法靜下心來細致、認真的督辦公司各項工作的進展，或是草草掌握進展，但沒有發現需要解決問題;還有，調研工作開展被動，基層信息掌握不及時，分析研判的能力不足，為領導提供決策依據的能力待提高。

（三）行政辦公室人員綜合能力有待提高

行政辦公室工作雜、亂、多，所以對工作人員綜合能力的要求相對較高。有些辦公室工作人員認為自己只要把領導交辦的工作干好就可以，自己不去思考，缺乏自我規劃，只是簡單的干事情，漸漸的喪失思考能力;還有些工作人員自身寫作功底比較弱，遇到這樣文字性的工作又避而不接，長此下去，寫作能力不提反降;另外，辦公室工作紛繁多樣，有些工作人員無法根據輕重緩急正確安排處理的先后順序，不僅會使自己工作干的累，還會導致一些重要的工作按時完成，影響公司的整體工作。

三、提升行政辦公室工作的幾個思考

（一）完善并堅決落實行政辦公室管理制度

目前，絕大多數企業都建立了自己的管理制度，但有些是制度與現實不符，有的是考慮不夠全面，不完善，所以在執行過程中會存在不順暢或是直接無章可循的情況。所以企業行政辦公室應根據自身實際情況出發，建立科學、適用的行政目標管理制度，明確責任，強調分工，注重團結，鼓勵提升，實現獎懲，實行人性化的管理方式，使工作人員明確工作的目的性，充分發揮自己主觀能動性去工作。尤其強調加強責任管理，每一項工作落實到具體崗位，具體人員，做到不缺位，不越位。在完善工作制度之后，必須加強對日常工作的規范化管理，做到按制度管理，依流程辦事，不急不躁，按照事情的輕重緩急，處理好辦理的先后順序，做到有理可循，有據可依，使行政辦公室工作向制度化、標準化、流程化、科學化的方向發展。

（二）加強行政辦公室調研工作和督辦工作

要充分發揮行政辦公室參謀助手的職能，做好調研工作做好的辦法，有效的途徑。行政辦公室直接服就務于領導和公司內部其他部門，可以通過深入基層調研，掌握公司內部運行的基本情況，發現各個單位經營管理、工作推進中存在的問題，遇到的困難，并分析原因，提出科學的解決辦法和建議，為領導排憂解難。

督查督辦是行政辦公室管理工作的重要職責，是保障企業計劃目標和工作任務落實的重要手段，行政辦公室工作應該每月對公司、領導安排的重點工作進行整理下發，跟蹤進展，協調落實;還應根據繞企業工作重心，建立權威高效、有效運轉的督辦機制和考核機制，推動企業發展。

（三）提高辦公室人員綜合素質，強化評估考核

首先，要對于行政辦公室人員嚴格要求，通過培訓公文寫作、行政辦公室管理相關知識的培訓，提升專業知識水平、提高綜合協調、處理人際關系等方面的能力;其次，行政辦公室人員要加強自我學習，在平時的工作中，要多思考、多分析、多總結，總結出一套適合自己的工作方法，精準完成工作的同時提高工作效率;最后，企業要加強行政辦公室人員的考核工作，辦公室可以依據年度工作計劃和個人職責，每月逐項、逐條對照，考核賦分，并對完成考核且工作表現優秀的辦公室工作人員給予表揚，對未完成或拖延的給予批評，這樣既可以避免在管理過程中工作人員干多干少待遇一樣的弊端，同時又能增加員工工作的積極性，讓他們意識到競爭的壓力，從而避免工作人員消極、懶散的工作作風，提高辦事效率。

參考文獻

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