水利工程施工檔案項目化管理體會

摘 要：水利工程施工檔案是在工程的建設過程中，把必須保存的信息通過各種手段記錄下來，以備查閱。本文想要研究的是怎么樣把水利工程的檔案制作進行項目化的管理，運用這一管理方式所轉有的思考方式，對于項目的延伸區域，施工人員，建設周期等進行有效的檔案管理，還可以促進項目各個環節之間的信息共享。管理檔案過程中要仔細審核收錄的各種資料，對于其中的錯誤和遺漏，要及時進行糾正補充，這樣才能讓工程的質量得到保證，同時促進施工速度的提升。通過項目化的檔案管理，對其他相關的工作也能起到監督和促進作用，比如及時發現施工人員是否充足，工作的分配是不是科學合理等。

關鍵詞：水利工程;施工檔案;項目化管理

水利工程的施工檔案管理對于整個施工建設非常重要，這些信息和資料對于工程的施工建設有著重要的參考作用，可以指導后續各種工作的開展，有著非比尋常的價值。所以檔案的制作過程中，一定要保證收錄信息的真實可靠，信息不能出現缺失。記錄過程要按照相關的規定進行，不能太過于松散。檔案收錄的材料一定要全面，工程相關的各種技術資料、圖紙、法律文件、政府批文，都應該被囊括在內，這樣才能做到“有法可依，有理可據”。

一、水利工程檔案管理存在的問題

水利工程檔案涵蓋了工程建設中方方面面的信息，不但有著重要的參考作用，還對施工人員無形之中形成了一個壓力，讓他們隨時保持警惕，不敢忽視工程的質量。在安排施工的程序時，也可以從整體的角度來協調，實現更加科學有效的工程管理，糾正工程中的各種誤差，對于后續工程的運轉和相關的協調工作都起到了良好的輔助作用。一旦工程在后續出現擴建或者改建，檔案就成了非常重要的指導依據。

我國水利工程檔案管理目前的實際情況不容樂觀，施工單位對于檔案管理存在輕視心理，認為檔案只不過是可有可無的東西，所以他們在檔案的管理過程中往往只做些表面文章，意思一下，走下過場，這些現象導致檔案管理工作存在巨大隱患。對于這一問題，相關部門給予了極大的重視，有人提出必須改革和調整當前檔案管理的工作方法，可以采用一些全新的思維方式。比如把檔案管理工作當作一個單獨的項目來完成，這樣檔案管理工作才不會是一種可有可無的存在。通過項目化檔案管理，不但有效解決了上述弊端，而且制作出來的檔案變得更加真實可靠，質量大大提升。

二、檔案管理項目前期工作

1.檔案管理項目模式化。既然已經決定用項目化的方法去管理水利工程的施工檔案，那么就要用端正的態度去對待這樣一個項目。每個工程的實際數據，具體實施過程，建設目的都是完全不同的，所以檔案管理工作也必須考慮這種獨特性。工作人員在完成項目的過程中一定要明白，每個工程都是一個單獨的存在，所以檔案管理工作也絕不可能完全相同，制作檔案的過程中我們絕對不可以照搬其它工程的數據信息，那樣就是典型的弄虛作假。同時這項工作還具有不確定性，隨著工程不斷的深入開展，每時每刻都會有新的資料產生，沒有人有未卜先知的能力，不可能提前做出預測，對于那些工程還沒有完成，檔案資料就已經做好的行為，我們完全可以認定為是憑空想象。而且就算是已經產生的數據和信息，也會隨著工程進度的改變而發生變化，比如中途擴建或者改建，所以我們制作檔案一定要實事求是，堅決杜絕一些“未卜先知”情況的發生。隨著工程完成度的不斷提高，這種不確定性會慢慢降低，每個工程都有一個期限，不可能無限制的進行下去，與之匹配的檔案管理工作也只需要記錄施工時間內的各種數據就夠了。時間一般是從工程立項開始，到工程完工驗收之后，施工檔案的記錄也可以截止了，在這有效時間內記錄的所有內容，就構成了整體的檔案記錄。通過運用專業的項目管理方法，把各種技巧和理論運用到檔案管理中來，不僅對檔案實現了更有效的管理，達到了預期的目標，還開發了檔案管理的全新模式，讓水利工程的檔案管理朝著更科學合理的方向發展。

2.明確項目管理范圍。施工單位要以相關的法律條文為依托，結合對項目整體構架的拆析，以及工程所在地管理部門、工程所有人的以及相關監督單位的具體建議，來明確界定檔案管理需要涉及的區域有多大。這樣做有兩個方面的好處，一來可以避免越線管理造成不必要的人力資源浪費。同時可以盡最大可能收錄制作檔案需要的各種信息數據，避免出現缺失。制作檔案的過程要做到條理分明，避免因為范圍不明而出現工作混亂。我們管理相關檔案時收錄的信息主要涵蓋兩個方面：一是工程相關的各種技術性文件，例如有關工程設計框架的圖片和表格等，還有一種是工程相關的各種批文，法律許可證件等。總的來說，一種是法律層面的公文，另一種技術性的各種文件。

三、檔案管理項目具體實施

1.項目人力資源管理。檔案的管理是一項非常需要管理技巧和相應的專業知識的工作，并不是隨便找個人就能完成，這項工作非常的專業，所以管理檔案一定要選用相關專業畢業，具有相應資質的人員。不專業的人員往往胡亂管理，給工程帶來不利影響。檔案管理工作往往并不是由一個人來完成的，所有參與人員必須要注意保持信息共享，及時的溝通不但能保證檔案管理的時效性，還對檔案的質量有一定的提升作用，下面簡單介紹一下對于其中人力資源的具體管理策略：（1）明確組織架構。根據以往的經驗，工程建設過程中負責檔案管理的一般是有關的技術部門，所以在相關組織的構建過程中，要依據不同的層級和具體的負責事項，設立不同的崗位。（2）責任到人。對于參與項目的人員，必須進行科學的工作分配，讓每個人都清楚了解自己的具體工作是什么，這樣一旦工作出現失誤，就可以責任到人，及時做出調整。

2.項目時間管理。管理項目的時間可以先初步預估各個環節需要耗費的時間，再結合每個人所負責工作的重要性以及可能出現的不良反應等情況，對于項目的時間做出科學合理的安排。要充分理清各個工作之間的聯系，保證整體過程流通無阻，不能主次顛倒。誰先誰后一定要符合邏輯，保證所有工作按部就班、條理分明的得到開展。在項目進行過程中要及時糾正各種錯誤，避免因為前期的失誤產生的連鎖反應，影響到后期工作，及時糾錯，就能把損失降至最低。

3.項目質量管理。檔案的質量當然是指相關的材料是否完善，是否收錄了所有需要涵蓋的工程信息，記錄方式是否符合相關的標準，想要制作出高質量的檔案可以從以下幾個層面入手：（1）控制質量。控制檔案質量首先要從資料的審核入手，及時檢查資料的完整程度，并且和所有檔案管理人員保持信息共享，這樣才不會出現遺漏，收錄的信息不能夠憑空捏造、弄虛作假，要實事求是，發現偏差時，不能將錯就錯，要立刻進行調整，避免錯誤不斷擴大。（2）預防質量問題。在制作檔案的過程中，要細致認真，盡最大可能把事情一次做到位，減少修改調整的次數。可以建立一些工作制度和獎懲機制，讓工作人員保持警惕性，定期進行專業培訓，保證項目質量。（3）項目質量過程改進。運用項目管理的思維模式去發現和解決檔案的質量問題，首先結合實際情況找出異常，在分析造成異常的主要原因，制定挽救策略，快速反應，立即持行，糾正錯誤，保證檔案的質量。對于改進后的檔案要仔細審核，確保質量改進的效果。檔案的管理工作往往涉及到多個部門，所以在出現質量問題時，要全方位的進行分析和思考，注意和其他部門人員共同探討，保證質量改進過程不出現偏差。

4.項目溝通管理。施工檔案管理涉及到多個部門，只有和所有相關部門保持良好溝通，才能夠確保各種數據信息值得信賴，即使工作中出現誤差，也可以通過有效的溝通，及時做出挽救措施。不但保證了質量，還從整體上提升了速度。（1）確定溝通目標。在檔案管理項目初始階段，管理人員就要做到心中有數，具體的范圍有多大，需要溝通的部門有哪些，具體是哪個人，需要的材料有哪些，相關工作由誰拍板等等，都必須有一個大致的計劃。如果沒有找準溝通目標，很可能會讓工程出現很多不必要的損失。（2）項目管理溝通。找準溝通目標之后，要采用切實有效的溝通方法，不當的溝通方式會嚴重影響溝通效果。只有結合具體情境，根據相關人員的性格特征，選用最佳的溝通方法，才能達到最好的溝通效果。比較常用的一些方式有書面交流，開會討論，無線通訊等。只有找準溝通方式，才能更好的獲取檔案編輯過程需要的各種材料。收錄到檔案的內容如果涉及到具體的人員，必須當面進行溝通，最好進行簽字確認。（3）控制溝通。因為施工過程具有時效性，所以對溝通也必須要進行一定的控制，參與人員之間必須互相監督，互相提醒。避免因為沒有及時的共享信息，而導致檔案缺失，檔案管理的主要參與人員要帶頭做好溝通工作，不斷的改良溝通方法，拓展溝通渠道，這樣才能保證管理工作持續高效的得到開展。

四、檔案管理項目后期工作

項目后期一定要及時的進行總結，所有參與人員都必須參與到總結中來，暢所欲言，集思廣益。每個人都要陳述自己在工作過程中遇到的難題，分享自己的解決辦法，取長補短，互補不足。最后從整體上加強團隊的工作經驗，提高工作能力，更好的優化工作流程。最后得出正式的檔案文件，必須進行妥善保管，便于在后續工作中隨時查閱。

五、結語

水利工程檔案項目化管理是一個系統的綜合性的管理過程，管理人員一定要靈活，具體情況具體分析，每個企業都有自己獨特的文化氛圍，這個時候必須要結合具體的情況，采用最佳的方案，實施的內容要考慮該企業的認同度。檔案管理項目通常都是從覆蓋范圍、人員、時間、效果、交流五個方面著手，這五個部分相互聯系組成了整個檔案管理工作。在具體的管理過程中，管理者不能只關注其中某一部分，這樣就會輕重失衡，有可能導致顧此失彼，檔案管理者要用一種全新的思維方式去分析解決問題，只有這樣才能完美的完成檔案管理項目。

參考文獻：

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作者簡介：郭林峰（1981-），男，湖北武漢人，研究方向：檔案管理，單位：廣西南寧水利電力設計院，副研究館員。