事業單位檔案管理創新思路研究

摘 要：目前我國經濟和社會的發展，也同樣帶動了各個企事業單位的快速發展。目前事業單位的發展趨勢已經十分明朗，就是在政府的領導下，深入推進事業單位的各項工作改革。當然，事業單位的日常工作重心之一的檔案管理工作也需要進行深入的改革，自身對促進各個工作之間的互相協調以及有效地開展等等方面都有著關鍵作用。在這個當前事業單位檔案管理水平不斷提高的情況下，事業單位必須順應時代發展的潮流。但目前我國的事業單位檔案管理工作中存在著諸多問題。本文就從目前我國事業單位檔案管理工作中存在的問題出發，對檔案管理工作方式的創新意義進行分析。同時對檔案管理工作方式的創新思路進行了研究。

關鍵詞：事業單位改革;檔案管理;創新思路

一、事業單位的傳統檔案管理方式中的主要缺陷

1.工作人員缺乏對檔案管理的最基本的重視

在當前事業單位仍然延續的傳統檔案管理方式中，首先就缺乏最基本的都對檔案管理工作的重視，主要表現在，不論是基層員工還是領導層面對檔案管理都沒有形成正確的認識以及估量，在日常和年度考核或者是管理職責的劃分上，都沒有將這項工作置入系統的考核中，自身意識上的不重視和缺陷，就直接導致檔案管理工作的水平沒有辦法得到有效提升。除此之外，檔案管理的工作人員也同樣忽略這份工作的重要意義，在工作態度和責任心上都存在著明顯的不足，這樣在工作中就會時有出現檔案丟失或者是歸類存在不規范。這樣的工作態度和效率嚴重影響了檔案管理工作的開展以及經濟效益的提升。

2.檔案管理人員的工作素質普遍低下

在檔案管理的工作中，工作人員的基本素質和專業技能對有效提高檔案管理工作的水平有著重要意義。檔案管理工作自身就具有較強的專業和技術性，同樣的就對工作人員的專業素質和技能的要求就有一定程度的提升。在目前深入改革事業單位的過程中，部分高素質、技術能力出眾的檔案管理工作人員被相繼調離原有職位，工作的崗位和職責也出現了很多的變動。新調來的工作人員因為本身對這項工作不熟悉以及自身的積極性低下，這就導致在工作過程中會消極對待工作，針對檔案的分類、裝訂、整理等環節中經常存在著心不在焉的現象。

3.對檔案管理工作的資金投入較少

檔案管理工作的資金投入較少有兩個方面的原因，一方面，就是資金上限有限的限制導致沒有辦法對檔案管理工作投入更多的資金;另一方面，就是因為對檔案管理工作的不重視，對檔案管理工作自身的價值缺乏重要認識，沒有對檔案管理投入更多的資金。資金方面的制約，嚴重影響著檔案管理工作的有效開展。

4.沒有跟隨技術發展潮流使用信息技術

現代社會中應用范圍最廣的技術就是信息技術，信息技術已經成為人們生活和生產中必不可少的一面。在這種情況下，想要進行檔案管理工作的改革，就需要將信息技術和檔案管理進行完美的融合。信息技術應用到檔案管理中就會使得檔案的管理工作變得更加數字化，方便進行管理。可以在無形中提升檔案管理工作的質量。但目前絕大部分的事業單位都沒有將信息技術與檔案管理工作進行融合，這樣也就制約著檔案管理工作的效率以及質量。

二、檔案管理工作方式創新對事業單位的重要意義

檔案管理工作作為事業單位的基礎性工作之一，在對事業單位的整體性工作的考核過程中，可以有針對性的提供有關資料，同時還能夠提供具體憑證，在單位自身和企業員工的合法權益的維護上也有著重要作用。

當今社會各種技術都在快速的發展，特別是當今社會信息技術的發展和廣泛應用，事業單位想要進行深化改革自身的檔案管理工作，就需要將信息技術進行廣泛的應用，還需要將自身的檔案管理工作模式進行新一輪的創新與信息技術進行適應。

檔案管理工作方式的創新，不僅僅是為了讓工作流程變得簡便易行，與此同時還需要保證工作中的質量以及效率，從根本上提升整個工作的效率，也是適應技術發展必須要做到的事情。

事業單位唯有持續深入的對各項檔案管理工作進行改革，才能保證事業單位每一項工作的質量，以此來達到各項工作的整體全面發展以及樹立全新的單位形象。由此可以總結出事業單位進行檔案管理改革，不僅僅是社會經濟全方位發展的要求，也是樹立全新優良單位形象的要求。

三、創新事業單位檔案管理工作方式的思路

1.根據檔案管理工作的現狀來明確工作上的方向

在事業單位進行檔案管理工作創新之前，首先應該對當前事業單位自身檔案管理工作存在的實際問題以及情況進行全面的調查和分析。在得出目前檔案管理存在的問題以及缺陷之后，具體內容具體分析，制定出有針對性的檔案管理工作形式以及內容上的創新，以便有效地提升工作過程中的質量以及效率。因此，先要做到因地制宜的分析目前存在的問題，以此作為基礎進行工作上的改革。并且需要做到針對工作上的改革方案做出針對性的推進措施，以便保證事業單位檔案管理工作的科學、高效、合理開展。

針對上面所提到的檔案管理工作的忽略、管理制度上存在缺陷、工作人員自身專業技術和素質偏低、管理技術層面的缺失以及檔案保密等級的缺陷等等多方面的問題。所以，事業單位目前想要創新自身的檔案管理工作方式，就要對這些問題進行深入的調查研究，找到原因之后依據事業單位自身的實際情況進行工作上的改革與開展。以便進一步提升自身的檔案管理工作的質量和水平。

2.提升事業單位的檔案管理意識

各事業單位創新檔案管理工作方式上的創新，是當今社會發展的必然要求，首先事業單位自身就要先樹立起對檔案管理工作的重視。樹立檔案管理意識可以從以下幾個方面進行考慮。

第一點，事業單位的領導層面應該重視檔案管理工作的創新以及開展，對這項工作予以實際的支持和督查。

第二點，應該對檔案管理工作的意識進行大力的宣傳，讓事業單位的全體工作人員對檔案管理工作形成一個全面有序的認識，針對傳統的管理理念進行實際的創新，同時對管理制度進行改革、制定、落實，對單位中的所有工作人員的責任和職責進行明確的劃分，做到權責分明，以便高效的推進事業單位檔案管理工作的改革和落實。

3.改革和完善單位的檔案管理制度

在事業單位提升自身的檔案管理意識之后，也需要對檔案管理制度進行改革和完善。究其原因就在于檔案管理工作制度和管理工作的效率提升有著十分緊密的關系。事業單位的檔案管理制度應該立足于檔案管理工作的實際情況進行制定、改革、完善。從制度的層面對檔案管理工作的科學、高效、合理開展進行持續的管理和跟進。在提升事業單位全體員工的檔案管理意識的同時，就要以相對應的監督機制對整個檔案管理制度進行監督和跟進。工作人員在進行檔案管理工作的過程中需要嚴格遵從檔案管理制度的約束，使用科學、高效的方式進行工作的開展。

4.建設一支高素質的專業化檔案管理團隊

檔案管理工作自身就是一門技術含量較高的工作，這就對工作人員的專業技術和素質有一定的要求。所以，事業單位就需要進一步提高檔案管理工作人員的功罪技術和素質，可以從以下幾個方面進行考慮。

第一點，領導和管理層面要重視高素質人才的引進和自身員工的培養。事業單位要善于發現并且引進具有現代檔案管理方面的專業高素質人才，并以此為契機，提高單位內的工作人員的專業知識以及技能水平，以此來培養出一支高素質的專業化檔案管理隊伍。

第二點，在新員工正式上崗之前，事業單位需要加強新員工的專業知識和技能的全面培訓，通過這種方式讓工作人員能夠對檔案管理這份工作以及這個領域具有一個初步全面的認知。

在整個的培訓過程中，要注重專業知識的全面性，同時也需要將事業單位的具體情況加以結合，以便在今后的工作過程中更好的做好檔案管理。

5.信息技術應用于檔案管理，進行檔案管理的信息化建設

伴隨著現代科學技術的高速發展，計算機信息技術已經深入到人們生產生活的方方面面。要對檔案管理工作進行創新是現代社會對檔案信息管理發展趨勢的要求。信息技術與檔案管理工作的有效結合，能夠實現對檔案資源的科學合理使用，最大化的實現檔案資源的長期有效應用，能夠有效地提升檔案管理工作的質量以及工作效率，這一點也就是檔案管理工作創新的重點任務和目標。要進行事業單位的檔案信息化建設管理，可以從以下的幾個方面來考慮。

第一點，事業單位檔案管理部門應該充分使用計算機等當代信息設備，將紙質版的檔案轉化為電子版的，同時使用計算機處理技術將檔案中包含的有關文字索命、圖片信息、影像信息等等資料想電子化方向改變，完成紙質版和電子版并存的局面。

第二點，檔案管理部門需要對所有的信息進行及時準確的傳遞，以此來保障檔案資料中的所有信息都是真實準確的。

最后一點，檔案管理方式的創新需要最大化的與網絡信息技術進行結合，通過計算機網絡向社會高效快速的傳達檔案信息，以期達成完美的檔案信息共享，這樣一來，既可以讓民眾快速的查詢到自己的信息，進一步提高了檔案管理的效率與質量，同時也提升了檔案信息的有效使用。

6.事業單位要注重檔案信息的保密性分層

檔案管理工作的中心就在于保密上，這也是工作人員需要在工作中時刻注意的關鍵所在。但是，事業單位中的部分檔案涉及到國家機密，這些檔案就更應該注重管理工作中的保密。據此，在工作中可以將檔案管理工作分成保管以及保密兩個層次。前一個層次注重的是檔案的保存以及查詢，使得人們可以在適當的時間查詢到自己想要的資料，這里的保密具有時效性。后一個層次，就是完全性質上的保密，因為這些資料涉及到國家機密，任何無關人士不得進行查閱，這個層次上的檔案管理就要嚴格遵循國家的要求。

四、總結

事業單位在不斷地深入推進工作改革的過程中，發現了其中早已經存在的一些問題或者是缺陷。如果不針對這些問題進行檔案管理方面的改革，那么事業單位的工作改革就不會取得應有的成效。以期能對今后事業單位的檔案管理創新有所啟迪。

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作者簡介：胡苗（1977-），女，湖南汨羅人，民族：漢，碩士學位，講師，研究方向：高校建設及檔案管理與利用。