探究新形勢下如何做好文書檔案管理工作

摘 要：本篇文章通過簡單說明做好文書檔案管理工作的重要性和必要性，并列舉在當代社會中各大高校在文書檔案管理工作中存在的問題，進而提出相應的解決辦法，希望能夠促進文書檔案管理理念的及時更新，并逐漸實現(xiàn)管理的自動化。

關(guān)鍵詞：新形勢;文書檔案;管理;高校

隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的工作形式和工作理念已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而文書檔案管理工作作為管理中的重要環(huán)節(jié)正在面臨著管理效率低下和使用不便利等問題，嚴重制約了人們工作的順利展開。因此，針對這種情況必須對文書檔案的管理工作進行科學化和規(guī)范化，并且逐步擺脫對手動操作的依賴性，從而更好地適應現(xiàn)代信息社會的發(fā)展需求。

一、做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案作為各大高校中各種活動的重要記錄形式，不僅有利于日常管理工作的有序進行，同時對高校培養(yǎng)人才也是至關(guān)重要的。因此，做好文書檔案的管理工作、保證其完整性和真實性，不僅能夠提高文書檔案的使用效率，同時對研究高校在今后工作中的發(fā)展策略也能夠提供真實可靠的決策依據(jù)和促進工作順利開展，因此也是衡量一個高校管理水平的重要參考指標。在新形勢下，只有對文書檔案的管理工作形式不斷進行創(chuàng)新和完善，使其能夠更加適應高效的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展需求，才能讓校園內(nèi)部各個部門之間更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一的開展工作。

尤其隨著當今社會是一個信息爆炸的社會，而信息的質(zhì)量參差不齊也讓人們面臨著更多選擇和造成困擾，而文書檔案管理工作在這個新形勢下也肩負著更加重要的責任，不僅要保證信息篩選的質(zhì)量和可靠性，同時做好記錄和調(diào)取工作也變得比以往更加復雜和困難。同時很多高校在發(fā)展的過程中對文書檔案的管理工作也處于一個忽略的狀態(tài)，從而導致工作理念和工作內(nèi)容無法及時更新，不僅工作效率非常低下，同時也不利于高校能夠更好地制定教學計劃并實施。因此，文書檔案管理工作的重要性和必要性要求當代高校管理者必須予以重視，并在此基礎(chǔ)上探討更加適合的管理方法。

二、當前文書檔案管理工作中存在的問題

1.仍然以紙質(zhì)作為主要的載體形勢

雖然互聯(lián)網(wǎng)科技和各種辦公軟件已經(jīng)能夠完全取代紙質(zhì)載體，但是由于我國思想觀念大多停留在傳統(tǒng)的階段，同時對網(wǎng)絡科技仍然無法做到完全信任，導致紙質(zhì)版的文書檔案雖然容易遭受破壞，卻仍然是眾多高校的主要載體形式。尤其是一些重要的文件，人們更愿意選擇通過紙質(zhì)載體進行記錄和保存，卻不愿意相信功能齊全且穩(wěn)定性和安全性極強的辦公軟件。因此，在工作中很多保留了多年的文書檔案已經(jīng)無法再次使用，造成數(shù)據(jù)的丟失和調(diào)取失敗，給人們的工作帶來了極大的不便。

2.文書工作和檔案工作的脫節(jié)

文書工作和檔案工作作為文書檔案管理的兩個重要組成部分和銜接部分需要在工作中相互協(xié)作和緊密配合，才能保證文書檔案管理工作的有序進行。文書工作主要包括收集整理登記環(huán)節(jié)和立卷歸檔環(huán)節(jié)，是檔案的形成過程，而檔案工作是在文書工作結(jié)束后的下一個環(huán)節(jié)，能夠保證檔案的保存和調(diào)取使用的效率和質(zhì)量。但是在實際的工作過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)文書工作和檔案工作是處于一個脫節(jié)的狀態(tài)，例如檔案編號隨意混亂和案卷形式的不規(guī)范等情況都會造成文書檔案的管理工作上存在顯著漏洞，不僅延誤工作的順利進行，同時也讓高校的內(nèi)部機密可能發(fā)生泄露和丟失等情況，造成不可挽回的損失。

3.文書檔案管理者技能和素質(zhì)的缺失

同時，當前文書檔案管理工作還存在著管理者自身能力和素質(zhì)的不足。檔案管理工作作為一項專業(yè)性強和較繁瑣的工作，一方面需要管理者能夠掌握熟練的管理技能和扎實的理論知識，而另一方面管理者也需要保持高度的耐心和責任感才能勝任這份工作。可是目前我國普遍存在著高校對文書檔案管理工作的不重視，管理者自身缺乏相應的計算機知識和缺乏系統(tǒng)的管理能力培訓，同時管理者不合理的薪資結(jié)構(gòu)和較低的用人要求也讓文書檔案管理工作處于非常低的地位，因而無法將文書檔案管理的積極作用進行有效發(fā)揮。

4.檢索形式相對落后

檢索作為文書檔案管理工作的重要組成部分，因為直接面對客戶群體，因此檢索的速度和準確率都是非常重要的。在計算機網(wǎng)絡還不普及的時候，檢索的主要形式是手工檢索，耗時耗力的同時也嚴重影響工作的進度，因此對文書檔案的使用也是非常有限的。而在計算機網(wǎng)絡迅速普及的今天已經(jīng)可以根據(jù)關(guān)鍵詞等方式進行檢索，雖然仍然存在很多缺陷，但是相對手工檢索而言已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。但是隨著文書檔案內(nèi)容的廣泛性和繁雜程度較高，這兩種方式在現(xiàn)代仍然無法滿足人們的檢索需求，因此這種相對落后的檢索形式已經(jīng)成為文書檔案管理工作中不可忽視的重要問題。

三、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

因此，面對新時期人們越發(fā)多樣化的需求，對文書檔案管理工作存在的問題和缺點不應該視而不見，而是應該充分發(fā)揮主觀能動性和借助網(wǎng)絡科技的力量實現(xiàn)文書檔案管理水平的提升，提高文書檔案的利用率和便捷程度。

1.提高文書檔案管理者的責任意識和管理能力

首先，應該對文書檔案管理者有一個明確的定義，因為這里提到的管理者并不僅包括以管理文書檔案為職責的工作人員，同時還包括從領(lǐng)導層到管理者和師生的全體人員。尤其是作為領(lǐng)導者，工作內(nèi)容和能力范圍應該涉及到“領(lǐng)導”和“管理”這兩個方面，通過做好雙重工作的基礎(chǔ)上才能最終體現(xiàn)領(lǐng)導者的能力和作用，從而才能將文書檔案管理意識作為一項基礎(chǔ)性管理素質(zhì)的理念帶給全體人員。在此基礎(chǔ)上我們才能通過強調(diào)文書檔案管理人員的能力和素質(zhì)，實現(xiàn)文書檔案管理水平的顯著提高。

作為高校的文書檔案管理員，首先應該明確自己的職責和重要性，通過不斷加強個人管理能力和責任意識的方式，對工作中存在的問題和看法及時進行溝通和交流，從而更好地改進工作。同時，高校應該定期舉行文書檔案管理者的技能培訓，一方面要加強管理者的計算機操作技能，從而讓紙質(zhì)載體逐步過渡為電子載體。而另一方面也要對檔案管理應該達到的目標和標準進行說明，并通過分享成功的管理經(jīng)驗和案例的形式啟發(fā)管理者根據(jù)工作的實際情況進行自主創(chuàng)新。同時，為了加強管理者的責任意識和工作修養(yǎng)，應該讓不同部門的代表和管理者加強溝通，從而讓管理者能夠更加明確不同職責工作主體對檔案信息的實際需求以及進行檔案管理的重要意義所在，同時也能讓其他工作者感同身受的理解管理工作的困難程度，并在力所能及的時候給予必要的幫助和配合。

2.進一步規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法

做好文書檔案的管理工作需要制定一套規(guī)范的文書檔案操作流程，做好管理工作的每一步，尤其是對傳統(tǒng)工作中不相適應甚至過時的規(guī)則都應該及早進行廢除，避免其對管理工作產(chǎn)生的不良影響程度進一步擴大。與此同時，在規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方式時還需要做到與時俱進，將原有管理體系和計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)有機結(jié)合。在充分發(fā)揮計算機優(yōu)勢的基礎(chǔ)上促進管理向著高質(zhì)量和高效率方向發(fā)展，最終形成一個體系健全的文書檔案管理體系。

在規(guī)范程序和方法的過程中，首先應該對現(xiàn)有檔案進行仔細的檢查，從而刪減無價值信息對空間的占用，同時對于不完整的檔案要將其進行歸類，并在后續(xù)工作中不斷進行補充和重新組合，從而提高文書文檔的完整程度。尤其是一些缺少目錄、編寫頁號、排列或其他應有內(nèi)容的文檔，應該通過二次編輯整理的方式進行完善，避免在使用的過程中產(chǎn)生不必要的誤解，同時也會有損高校管理專業(yè)化的形象。其次，一些重要的文書檔案應該同時具備紙質(zhì)的底稿和電子版的材料，同時必須有相關(guān)負責人的親筆簽名，從而使文書檔案具備效力性。除此之外，為了能夠更好地提高檢索的效率，應該將檔案名稱進行規(guī)范化，同時電子版的文書檔案也要及時轉(zhuǎn)換成相應的電子版文獻信息，從而降低檢索的難度和提高管理的效率。

3.借助網(wǎng)絡科技的力量促進文書檔案管理的現(xiàn)代化

網(wǎng)絡科技能夠極大地便利人們的工作和生活，借助網(wǎng)絡科技的力量能夠讓文書檔案的管理工作不再過度依賴于人工的手動操作，從而實現(xiàn)管理的智能化和現(xiàn)代化。從存儲的角度來說，電子版的文書檔案不僅易于儲存和保管，同時能夠?qū)崿F(xiàn)便捷復制和轉(zhuǎn)移，不會因為借閱頻率過高而造成不可避免的損壞，也能實現(xiàn)多方面和多人的同時需求。并且借閱之前的登記工作和返還工作也可以通過智能化系統(tǒng)自動掃描識別生成，無需在每次借閱前和之后都要手動錄入。其次，通過計算機的自動識別和檢閱功能，能夠自動捕捉文檔中存在的錯誤，因此能夠降低人工檢閱所耗費的時間和失誤。而隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境越來越規(guī)范化和安全化，能夠保證電子文件不會因為計算機系統(tǒng)的故障而造成丟失，因此有效解決了人們的后顧之憂。而檢索功能的越發(fā)強大和靈活化不僅能夠通過關(guān)鍵詞進行檢索，即使輸入誤導性關(guān)鍵詞，計算機也能通過自行排查和分析推送正確信息，從而能夠更加適應人們的多樣化需求。

四、結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理的水平只有不斷提高才能更加適應人們的需求和將文書檔案的作用發(fā)揮到最大化。而在新時期文書檔案的管理也面臨著新的挑戰(zhàn)，需要管理者不斷進行創(chuàng)新才能更好地適應現(xiàn)代化社會的快節(jié)奏需要，才能不斷提高效率和實現(xiàn)功能優(yōu)化，從而更好地服務于教師和學生群體。

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作者簡介：馬瑞（1990-），女，回族，寧夏銀川人，寧夏大學檔案館，助理館員，研究方向：高校檔案類。