基于干部人事檔案管理數字化信息系統建設探析

摘 要：在國家選拔干部人才或者組織進行干部調查監督時，人事檔案是重要的考察參考資料，這些資料在很大程度上關系著國家對人才資源的配置和對人才的控制力度，是我黨管理干部的手段之一。但是現階段我國的干部人事檔案管理工作，多數仍處于人工操作狀態，這很明顯已經與我國新時代的發展進程、與現代信息化的建設步伐相脫離，同時這種人工整理人事檔案的工作很容易因為管理不足而出現漏洞，嚴重影響到干部人事檔案的嚴密性和檔案管理制度的嚴肅性。傳統的干部人事檔案的封閉式管理限制了管理信息化的步伐，在檔案數據收集時由于缺乏一定的針對性也阻礙了檔案重要價值的發揮。此外，人工管理檔案工作繁雜，管理員常常不能兼顧對檔案的實時監控和分析信息。因此對干部人事檔案管理的數字化信息系統的建立已是歷史發展的大勢。

關鍵詞：干部人事檔案管理;數字化信息系統;探析

新時代進程中要進行國家檔案的智能發展，最主要的任務就是檔案的數字化信息管理建設。其中，對我國檔案發展和國家管理、治理產生直接影響的就是對干部人事檔案的管理。所以，對干部人事檔案管理的數字化信息系統建設是改變傳統人工操作管理方法的重要創新。在新的軟件建設中，一定要確保干部人事檔案信息的精確性，使政府人事部門可以基于數字化信息建設中提供的新數據有計劃地對干部發展方向進行定位研究，充分提出一套適合我國具體國情和發展需求的干部發展路線理論，為組織人事部門選才、用才提供準確的資料依據，使干部成為提升我國社會主義建設水平，邁向社會主義現代化強國的重要力量。

一、現階段干部人事檔案管理數字化信息系統建設情況

1.檔案管理軟件的開發和通用性差。對于干部人事檔案的使用和管理，我國上下各個部門因地域和權責范圍不同，要求也多有差異。一般的部門對干部人事檔案的管理側重于對一些通用信息的使用和管理，在涉及到政審、或者有重大錯誤撤職等較少情況下才會對其檔案進行抽取查閱。這就導致了各個部門對干部人事檔案管理軟件的開發處于不同的等級狀態，不同部門的管理軟件之間的資料傳輸往往無法統一識別，阻礙了檔案整體的數字化管理進程，嚴重制約了資源共享和有效交流。

2檔案管理的標準化和規范化程度不高。要想進行干部人事檔案管理系統的數字化信息建設，其基礎性的要求就是保證規范化和標準化。然而傳統的檔案管理顯示出盲目管理的特點，以及管理員專業素養程度不高，業務能力不強。對于數字化信息系統的建設僅僅是某一地區實施較好，要想實現全面執行還有很大困難。

3.傳統的干部人事檔案管理方式比較落后。從傳統人為操作干部人事檔案的管理方式到計算機硬盤存儲再到光盤存儲，都尚未從數字化技術的發展方向進行考慮。因此，以大多數現有的檔案整理、分類、存儲的方法來看，尚且不能適應數字化信息管理的要求。

4.干部人事檔案管理工作人員的專業素質不高。現代數字化信息管理系統得到應用和推廣的前提是要學會熟練操作這個系統，因此需檔案管理人員具備豐富的知識和掌握先進的技術能力，操作能力要高于對普通電腦的使用。現今存儲干部人事檔案的多數單位、部門都嚴重缺乏這種對檔案管理和數字化信息技術同時掌握的綜合性人才。

二、進行干部人事檔案管理數字化信息系統建設的原因

1.干部人事檔案管理的數字化發展是我國現代化信息技術發展和政府人事部門有效開展工作的必然趨勢。步入新時代后，我國現代數字化信息技術、物聯網技術、軟件技術等都發展迅速，其應用也得到極大普及，體現在工作和生活的方方面面。數字化信息建設是緊跟國家現代化建設步伐的重要體現，也是政府組織人事工作的重要技術支撐。因此，用數字化信息系統管理人事檔案，是新時期黨治理國家的必然要求。

2.干部人事檔案管理數字化是滿足檔案管理規范化和標準化需求的重要方式。國家黨政機關、企事業單位都是干部集中工作的地方，因此對其檔案管理的工作也是異常繁雜，手工操作管理方式費時費力，還容易出現差錯，再次查閱更涉及到重新找尋問題，這種不規范的檔案管理方式不利于各個地區和部門的溝通和交流，更會因為人事信息的分散和不規范造成干部實際工作上的錯誤。

3.干部人事檔案管理數字化是讓辦公整體實現現代化的加速器。現代化的辦公裝備是人們工作的必備品之一，不會使用現代辦公設備的人會逐漸被時代大潮淹沒。有效合理地使用現代化設備能夠使工作更加高效，能夠實現網上諸多信息資源的共享。因此，為促進我國整體現代化發展，必須加快對數字化信息管理系統的建設。

三、建設數字化信息管理系統的原因

1做到干部人事信息的全面收集。一個完善的現代化干部人事檔案數字化信息系統建設完成后必須能夠滿足下面的要求：組織能在最短時間內提取到每一位干部在任期內的詳細信息，包括簡歷、特長以及在工作中的品德、能力、勤勞程度、主要業績以及廉潔等方面的信息;能夠隨時查閱相關干部在日常工作、學習和生活等方面的視頻資料。這其實也體現了數字化信息系統的一個重要的作用，就是能夠實現信息的共享，以此做到對干部信息的動態管理。

2.提高組織錄用干部的準確性。通過建立數字化信息管理系統，能夠使各級領導清晰地看到每一位干部的在職、離職情況，通過視頻還能看到相應的工作能力、個人形象等方面的情況，這為科學準確地任免干部工作提供了重要的參考資料。

四、高效進行數字化信息檔案管理系統建設的方法

1.采用規范、統一的應用軟件。干部的人事檔案關系到干部職位的晉升，因此檔案管理系統需要滿足由上級到下級的一體化要求。建議統一使用政府參與設計的、以現代化、信息化建設為基礎的系統軟件，避免因為應用軟件的不一致造成各個部門間的信息流通障礙。針對干部人事檔案文本、照片、視頻、音頻等資料的整理采用統一的格式和標準，保證資料傳輸過程中不會出現信息丟失現象。需要注意的是，數字化信息技術更新換代速度非常快，因此，檔案管理員要經常檢測系統的更新情況，避免因系統未更新而出現信息漏洞。

2.用新科技進行數字化信息系統建設。數字化信息系統的建立，需要用到包括大數據、物聯網技術、計算機技術等多種現代新科技。因此，干部人事檔案作為國家管理中重要的資料之一，對檔案的管理就要采用先進的集散式多媒體數據庫，因為這種數據庫是一種大容量、高速運行的數據庫，能夠滿足干部人事檔案錄入時的同步更新和存儲，有效避免大量圖像和視頻存儲時出現內存不足或是網速較慢等問題的發生。在進行添加圖片和視頻工作時，要采用最先進的圖像處理技術，以確保檔案的質量。

3.注重數字化信息系統建設的計劃和完善。對數字化信息系統的建設要根據部門的具體規模建立與其相適應的網絡規模，同時也要考慮到該系統建設的緊急程度和資金規模。

（1）根據部門實際情況設計出數字化信息系統的基礎結構，然后開始研發與之匹配的應用軟件。

（2）干部人事檔案管理數字化信息系統的規范化和制度化在一定程度上取決于管理人員在進行資料采集和錄入時的規范性和經驗性。因此管理人員要有計劃地展開關于干部檔案信息的采集和錄入工作。

（3）新系統使用過程中難免出現一些小問題，所以在這一試用期間要注意對其進行不斷完善，設計團隊和工作人員之間要及時進行溝通和反饋，不斷提高系統的使用流暢程度。

（4）政府要擴大對建立管理系統的資金支持力度，使該系統的覆蓋面和質量持續提升。

4.加強檔案管理系統在上下級中的協調作用，實現多部門聯動。現代創新管理和信息共享是數字化檔案管理系統的根本目的。該系統在一定程度上將干部的相關資料進行公開展示。干部的人事檔案信息內容主要包括兩個部分：一部分是基礎資料，另外一部分是其他重要資料。這些資料不僅涉及到上級管理部門，而且涉及到同級干部的多個職能部門。所以數字化信息系統建設強調要多部門聯動起來，共享各自的領域信息，明確制定出上下級采集信息和使用信息的規定，制定科學的系統安全維護方法，形成保密監督機制。針對任何一個部門的閱檔要求是制定相應的權限范圍，使管理機制更加嚴謹。

五、結束語

雖然在干部人事檔案數字化信息管理系統的建設中從傳統管理方法向現代化的方式轉變時有許多困難，但這是跟隨新時代發展潮流的大勢表現，是我黨必行的工作。只有將科學方法和現代化信息技術有效結合起來，具備實事求是的工作精神和堅韌的工作毅力，才能實現干部人事檔案數字化信息系統的全面建設，使得在信息分級管理的基礎上實現資源的最大化共享，對提升各部門的工作效率起到巨大的促進作用。對干部人事檔案數字化信息管理系統建設是高效管理干部人員的基礎，因此，該管理系統的工作人員要充分學習如何才能讓該系統的利用率最大、怎樣運用系統內的大數據。運用好干部人事檔案數字化信息管理系統能夠有效提升干部人事檔案管理效率，能夠推動組織人事工作達到新的水平，最終為我國人事工作的科學化進程貢獻出自己的力量。

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作者簡介：于尼（1982-），漢族，山東淄博人，職稱：館員，研究方向為事業單位人事檔案管理。