高校檔案數(shù)字化與館藏檔案分級管理策略

摘 要：在高校檔案數(shù)字化建設與館藏檔案分級管理中還存在較多的問題，所以為了可以全面推動高校檔案管理工作的開展，本文將會按照館藏檔案分級管理的思路，對檔案數(shù)字化建設管理方法做進一步研究。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字化;分級管理

按照我國檔案法以以及《檔案法實施細則》的相關(guān)內(nèi)容，對館藏的永久保存提出了明確的規(guī)定，推動了檔案分級管理工作的開展。在這種情況下，高校檔案數(shù)字化建設中應該遵照館藏檔案分級管理的要求作出調(diào)整，并對其中的重要檔案做歸類調(diào)整，最終提高檔案管理的整體水平。

一、高校館藏檔案數(shù)字化建設中面臨的困境

1.館藏檔案的整理標準發(fā)生了變化。在高校館藏檔案管理中，很多高校主要沿用傳統(tǒng)的檔案管理體系，期間會因為不同時期的不同整體標準分類儲存，例如部分檔案裝訂成冊，雖然在我國的高校檔案管理辦法中已經(jīng)明確了當前檔案管理的基本思路，而在數(shù)字化建設的大環(huán)境下，高校館藏檔案的分級管理中是否需要維持原有思路，還是利用現(xiàn)代化的標準開展工作，已經(jīng)成為相關(guān)人員應該重點關(guān)注的問題。

除此之外，數(shù)字化建設也帶動了檔案管理模式的變化，在當前的館藏檔案分級管理中，檔案的主體形式為紙質(zhì)，也包括錄像檔案、像片檔案等。而在數(shù)字化建設的大環(huán)境下，這種傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境發(fā)生改變，尤其是館藏不同載體檔案如何數(shù)字化已經(jīng)成為擺在高校面前不容忽視的問題。

2.尚未構(gòu)建面向數(shù)字化的檔案館藏分級管理體系。就目前情況來看，我國高校的館藏檔案數(shù)字化建設工作正在蓬勃開展，但是面向數(shù)字化技術(shù)的檔案館藏分級管理作為一種新鮮事物，導致很多高校在缺乏技術(shù)支持與準備的情況下就被強行納入到數(shù)字化檔案管理工作中。在這種情況下，高校在檔案管理工作中并非是真正意義上的數(shù)字化，最終造成了資源浪費，這對于整個高校檔案管理工作而言是不利的。

同時，館藏檔案數(shù)字化建設缺乏安全保障措施也成為很多高校面臨的問題，與傳統(tǒng)館藏檔案管理，數(shù)字化檔案存在明顯的特殊性，無論是儲存還是技術(shù)安全管理等都有特殊的要求。并且從檔案本身的作用來看，檔案的最終目的是服務于社會建設，所以為了可以讓檔案發(fā)揮應有的作用，需要確保工作人員可以隨時調(diào)閱信息，但是還要避免信息泄露的風險發(fā)生。

二、館藏檔案的分級管理有利于檔案數(shù)字化工作的開展

檔案數(shù)字化在實際上，就是要通過計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號的處理過程，對于高校而言，在檔案數(shù)字化管理中，可以通過掃描設備對原本的資質(zhì)檔案做數(shù)字化轉(zhuǎn)換，使其成為可以被系統(tǒng)識別的數(shù)據(jù)，讓檔案具有更豐富的表達方式。從高校的檔案數(shù)字化建設工作來看，實施分級管理可以保證檔案館藏工作效率，并且為安全防護提供了便利。

目前高校每年都需要處理大量的教師教學資料以及學生檔案信息等，這些都是高校檔案管理體系中的重要數(shù)據(jù)，并且在高校擴招的情況下，學校所能產(chǎn)生的信息正在持續(xù)增加過程中，通過檔案數(shù)字化建設可以按照分級管理的要求，優(yōu)先開展重要檔案信息的管理工作，有助于提高檔案管理的整體水平。同時，對于高校中的學籍檔案，通過分級管理的模式可以簡化工作模式，減少傳統(tǒng)工作模式中因為查閱檔案而造成的人力資源損失。

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化具有信息存儲量大的優(yōu)點，并且為異地保存等提供便利，避免檔案在極端惡劣環(huán)境下遭受破壞，并且在分級管理的模式下，檔案數(shù)字化建設模式有了進一步的改進，可以突破原本數(shù)字化檔案中存在的關(guān)系，并在脫離原有的檔案數(shù)據(jù)檢索利用模式的基礎(chǔ)上，確定管理的不同的管理流程，尤其是針對不同類型的重要檔案做針對性保管，不僅可以簡化檔案的查閱流程，也能讓檔案的信息存儲更有效率，這是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的。

三、高校檔案數(shù)字化館藏分級管理的思路與方法

1.確定數(shù)字化檔案分級管理的工作方法。根據(jù)相關(guān)高校的實踐經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，館藏檔案的分類管理是一項業(yè)務性很強的工作，需要在工作中充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性，并采用“信息手段+人工”的方法寫作完成。考慮到現(xiàn)階段高校在數(shù)字化檔案管理工作中，一直存在檔案信息量巨大、工作人員不足等問題，因此在數(shù)字化檔案的分級管理中，需要根據(jù)這一特征來確定整體的工作思路。首先，整個數(shù)字化檔案的分級管理重點，就是要放在重點全宗上，并根據(jù)館藏永久性檔案管理的要求，確定重點全宗的標準以及要求，確定基本管理思路;之后按照不同檔案的利用價值劃分重要檔案與一般檔案的評估標準，并確定相應的管理措施。

2.確定數(shù)字化檔案館藏分級管理路徑。在檔案分級管理階段，立卷需要根據(jù)時間、重要程度、文件材料等形成規(guī)律，在確保其有機聯(lián)系的基礎(chǔ)上，適當照顧其保存價值，并通過分類組卷等方法，確保可以通過準確、全面反映學校真正面貌的部門及其職能活動，以方便查找為主要原則。在此基礎(chǔ)上，分級管理模式的實施路徑主要包括以下幾點內(nèi)容：

（1）分級管理模式。分級管理模式主要包括兩種，一種是以檔案實體為劃分依據(jù)的管理，通過分范圍、分責任的管理，實現(xiàn)了“實體分級管理”。另一種，則是以檔案工作流程為劃分依據(jù)開展的管理，是一種“流程分級管理”，兩種管理模式均在分級管理中發(fā)揮著重要作用。

（2）分級管理的原則。在檔案分級管理階段，檔案館在學校統(tǒng)一領(lǐng)導下開展工作，采用了分級管理的方法，對于法定歸檔的所有檔案資源，需要由檔案館管理;而對于其中可不歸檔的檔案資源，可以做好歸檔移交等工作。但是在工作中需要注意的是，建立檔案材料應該遵循不重復原則。在確保高校數(shù)字化檔案信息齊全的基礎(chǔ)上，提出檔案信息不重復原則，以學校的檔案管理為分級管理的核心，并忽略傳統(tǒng)以院系為單位的文件材料檔案管理模式，盡可能減少院系檔案以及學校檔案之間的重復率，通過精準的檔案信息內(nèi)容，確保檔案工作質(zhì)量。

3.對檔案內(nèi)容的分級管理標準。目前在高校內(nèi)部檔案管理環(huán)節(jié)中，校園兩級管理模式越來越常見，作為一種全新的管理模式，該分級管理體系能夠明確檔案管理中的院校權(quán)責分布情況，不僅下放了各部門在檔案管理中的權(quán)利責任情況，也能規(guī)范各種檔案管理行為，構(gòu)建了以學校為核心的“學校學院”的兩級管理模式，這種模式有助于學校對分級管理工作的宏觀調(diào)控。

在這種單管理模式下，分級管理工作可以按照具體的工作業(yè)務要求，根據(jù)學學校統(tǒng)一管理領(lǐng)導的基礎(chǔ)上，通過“以檔案館為核心”的管理體系，實現(xiàn)分級的管理模式;在原有管理體系的情況下，檔案管理在分級管理中可以對不同檔案作出分類，并根據(jù)其中的內(nèi)容確定保管期限，保證了檔案管理模式的科學性。

4.分級管理檔案模式下的儲存。根據(jù)現(xiàn)有的學校檔案管理標準，，工作人員可以根據(jù)數(shù)字化檔案的特征，采取相對應的儲存方式，本文所提出的思路為：

（1）針對永久檔案檔案，根據(jù)此類檔案的特性，應該正確區(qū)分檔案的保密性與共享性要求，其中共享性檔案的訪問頻率較高，只能通過數(shù)字化分享的方法來體現(xiàn)檔案價值，例如文獻、學術(shù)成果等;而保密性的文獻更側(cè)重于信息安全，整體訪問頻率很低，若針對這兩種檔案采用相同的管理方式，則會顯著增加運行成本，并且無法保證檔案的安全性。而在三十年檔案的分類管理中，也根據(jù)按照永久檔案的標準作出劃分，但是其管理要求可以適當降低。

（2）針對十年檔案，結(jié)合未來數(shù)字化檔案的發(fā)展趨勢，檔案的儲存容量會持續(xù)增加，且十年檔案與高校的教學活動、學生生活的更加貼近，所以需要按照系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)訪問頻率對檔案數(shù)據(jù)采取有序管理的方法，并結(jié)合檔案的不同性質(zhì)，為相關(guān)人員提供針對性的查閱渠道。

本文認為，在數(shù)字化檔案的分級管理中，可以按照檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率以及非修改性等標準作出調(diào)整。例如，對于經(jīng)常被訪問的檔案，或者正在被處理的檔案，可以被存放于在線儲存設備中，稱其為一級儲存，儲存主要是由磁盤列陣、網(wǎng)絡儲存器等設備完成的。針對一些內(nèi)容固定或者不經(jīng)常訪問的數(shù)據(jù)，可以存放在近線儲存設備中，稱其為二級儲存，儲存主要通過性能理想，且穩(wěn)定性較高的大容量儲存設備完成，例如Centera等設備就可以滿足二級儲存的性能要求。對于長期不使用的固定數(shù)據(jù)可以存放在離線儲存設備中，稱其為三級儲存，常見的儲存方法主要包括磁盤、光盤等。

在整個儲存過程中，工作人員可以通過分級儲存的方法，按照上文所介紹的檔案數(shù)據(jù)分級標準，根據(jù)特征采用不同的分級儲存手段，這樣就可以滿足高校檔案數(shù)字化管理的要求。

5.分級檔案管理的制度建設。高校檔案館藏分級管理的實現(xiàn)是一個復雜的過程，尤其是教師與學生的一些關(guān)鍵信息，都應該成為檔案管理的重點內(nèi)容。所以針對這種情況，在檔案管理中需要強化對檔案價值的鑒定，在了解檔案的保密級、保密期限的基礎(chǔ)上作出調(diào)整，這樣才能最大程度上避免信息泄露問題的發(fā)生而導致學生承受損失，這些都應該成為分級檔案管理制度建設中的重點內(nèi)容。同時，考慮到數(shù)字化檔案本身所具有的特征，在制度建設中需要強化內(nèi)部的監(jiān)督管理制度機制，通過制定嚴格的監(jiān)督管理體系，避免檔案被輕易的修改、剽竊等。所以制度建設中需要對數(shù)字化檔案的閱覽、復制等工作作出詳細的規(guī)定，避免高級檔案隨意被他人接觸。

綜上所述在高校數(shù)字化檔案中，館藏分級管理有了新的要求，因此對于工作人員而言，分級檔案管理需要充分考慮到數(shù)字化檔案的特殊性，并提出一系列的檔案管理手段，這樣才能滿足高校的檔案管理要求，值得關(guān)注。

參考文獻：

[1]趙紅霞.高校科研檔案分級管理模式探究[J].山西檔案，2017（06）：60-62.

[2]馬 麗.高校數(shù)字化檔案體系建設中的分級管理思路[J].蘭臺世界，2015（35）：7-8.

[3]孫 莉.學校檔案管理創(chuàng)新研究——以初等教育學院為例[J].山東檔案，2016（04）：73+75.

作者簡介：黃曉娜（1983-），女，籍貫：廣東，現(xiàn)在職稱：中級，學歷：本科，研究方向：檔案管理。