如何做好援外醫療檔案工作

李萍　徐震

摘要：援外醫療是我國對外援助的一種重要形式，做好援外醫療檔案的收集與整理，對援外醫療工作的科學決策，援外醫療人員選拔、培訓、派出和資金管理、醫學研究等工作起到重要查考作用，為改進后續援外醫療工作提供依據。

關鍵詞：江蘇;援外醫療;檔案

對外衛生援助是我國長期以來對外援助和外交政策的重要組成部分，也是國際間合作交流的方式之一。江蘇省自1964年8月首次向非洲桑給巴爾派遣援外醫療隊至今55年，一批又一批援外醫療隊遠離祖國和親人，全心全意為非洲人民提供優質的醫療服務，造福當地民眾，救死扶傷的突出業績，已載人世界醫學發展的史冊。

歷史檔案顯示，江蘇援外醫療工作的參與人次、開展手術例數、治療人群數量、搶救危重癥病人數，向世界展現了江蘇省援外醫療人員在異國他鄉克服難以想象的困難，利用新技術、新項目救治了大量病人，向當地醫務人員傳授醫療技術，為受援國培養衛生人才，留下了一支“不走的醫療隊”。在衛生援助的形式上，從醫院坐診、救治病人到下鄉巡診、送醫送藥，再從傳播傳統中醫到捐贈現代醫療設備，以及現在建立七大醫學專科技術中心等，參與援助的力度、深度都在不斷增強。援外醫療工作在促進廣大發展中國家衛生事業發展，保障民眾健康，深化與受援國的互利合作等方面發揮了積極的作用。

半個多世紀以來，援外醫療工作產生了大量的檔案資料，對援外醫療工作的科學決策，援外醫療人員選拔、培訓、派出和資金管理、醫學研究等工作起到重要的依據作用，同時是援外醫療參與人員在管理考核、政策待遇、獎懲方面的重要參考。援外醫療檔案為醫院綜合檔案管理提供了新的內容，增加新的種類。準確把握其特點，做好檔案管理工作顯得尤為重要。

援外醫療檔案工作具有以下特點：

1.國際交流性。對外援助是中國外交工作的重要組成部分，中國派遣的援外醫療隊創造了一個又一個醫療奇跡，成為中國同第三世界國家建立真誠友好、團結合作關系的重要舉措。檔案記載了援外期間，開展多種形式、不同層次國際交流合作，涉及國際項目合作、科研合作、交流講學、考察訪問或接待考察訪問，反映援外醫療人員的活動情況，援外醫療工作的進展、成果等，對維護世界和平、保障國家安全、提高中國的國際地位有著重要的意義。

2.醫療專業性。援外醫療檔案主要是針對國際醫療援助活動，具有一定的醫學專業性。從醫療結果上來看，為所在國家治愈了大量的常見病和多發病、傳染病，還成功開展了例如心臟手術、腫瘤摘除、斷肢再植等高難度手術，挽救了許多生命垂危的病人。我國的援外醫療隊人員不僅利用現代醫療技術，還將針灸、推拿等中華傳統醫療技術以及中西醫結合的診療辦法帶到非洲，診治了不少疑難重癥，對推廣中醫、中華民族傳統優秀文化都有積極的實踐意義。

3.歷史長期性。援外醫療是一項長期性的工作，江蘇省對外醫療援助已經開展了50多年，其間來自省內不同城市、不同醫院的不同人才，堅守在援外一線，相關檔案需要進行細致的收集和整理。

基于這些特點，管理援外醫療檔案，首先，要熟悉國際往來事務，熟悉國外保密制度和檔案信息管理的規范，加強與國際組織的信息交流、分享。其次，要針對醫藥衛生行業的專業規范和檔案管理規定進行檔案的收集、整理和保存。再者，要了解援外醫療工作的發展階段、歷史進程和現狀，掌握第一線、第一手的新動態、新信息，做好檔案保管、開發與利用工作。

醫院檔案部門根據國家制定的《關于援外醫療工作人員管理辦法》，針對援外醫療檔案管理，提出了如下基本的、具體的的要求：

1.凡是有助于反映這歷史的，都應收集和整理。對真實記錄的珍貴檔案，檔案人員在整理過程中要懷著高度負責的態度，遵循“寧寬勿嚴，寧多勿少”的原則，以使這特殊的歷史能夠最大化地完整保存下來。

2.按照檔案的分類原則管理，保證檔案收集齊全。

實物檔案的整理：①分類登記;②分別立卷，實行一物一件的原則;③對頒發的金質獎章、受援國衛生部的榮譽證書等實物進行卷盒存放，保護原件的完整性;④所有實物檔案按照時間順序，編寫件號，加蓋檔號章。

音像檔案的整理：受援國最高領導人的接見，上級部門批示、視察工作，義診、醫療救治等圖片、音像資料的收集，按內容、事件發生時間逐一歸檔。①重要會議、上級領導視察工作以及重大的學術交流等音像資料，可制作成光盤進行專題整理，逐一編碼后存檔保存;②對政府以及社會各方予以支持形成的音像資料要進行分類整理;③對照片進行統一編號，并對照片的底片進行整理歸檔存放。

文書檔案的整理：①分為永久保存、30年以及10年保存;②根據問題、時間進行分類，主要包括臨時黨委組成、人員名冊、人員選拔、調遣、相關培訓等。對于各項重要會議的記錄、紀要以及其他電子文件，要按照問題、時間進行分類歸檔，按件整理。

病歷檔案的整理：病案承載了援外醫療發展的歷史，作為臨床科研論文的數據來源，同時幫助流行病學調查人員分析、掌握發病時間、病情發展情況，病案是重要的憑據，對今后醫學研究工作有著極高的參考價值。如，2015年，第四批中國援塞抗疫醫療隊承擔援助塞拉利昂埃博拉出血熱醫療任務，這也是首支由地方組建的援非抗疫醫療隊。醫療隊以精湛的醫術，過硬的作風和良好的形象，奮戰在抗擊埃博拉疫情的第一線，為控制疫情、救治患者做出了重要貢獻，取得了優異的成績，完成了“打勝仗、零感染”的目標，受到了塞拉利昂政府和民眾的高度贊譽。整理這些病歷檔案，需根據其特點，記錄患者疾病發生、發展、診斷和治療情況，依照地區、時間、病種進行分類編碼，裝訂成冊，歸檔保存。

3.援外人員業務檔案管理，需按照檔案的保密制度，遵循分級管理的原則。檔案的保密制度除了維護基本的國家安全要求之外，還應從技術風險方面加強保密的約束。

4.保證援外人員檔案的連續、完整、規范。國外工作期間，建立援外人員業務檔案，記載援外人員的業務管理、考核等內容，回國后，其業務檔案經過組織交接，應放人個人檔案。目前，這一項工作還有待提高。

5.援外人員工作期滿后，要進行全面考核，考核工作由醫療隊、承派單位、駐外使領館、衛生主管部門共同完成。這一要求目前在我省得到了嚴格執行，今后還可以進一步優化完善。

根據江蘇省援外醫療工作的歷史發展過程、政策要求、援外醫療檔案的特點，醫院檔案管理部門還應當從以下幾個方面進一步提高援外醫療檔案工作水平：

1.不斷重視援外醫療檔案管理工作。要與醫院檔案建設同步規劃、同步發展，檔案部門需在每一批援外工作開始時，及時采取提前介入、主動上門收集、跟蹤收集、社會征集相結合的方法，確保檔案的完整性。依照援外醫療工作的特點和要求，認真記錄援外醫療隊的整體活動過程，比如從組隊、人員選拔、培訓、派出，再到物資準備、制度建設、醫療工作開展等各個環節的內容，充分發揮檔案信息作為今后援外醫療工作的重要憑證和決策依據作用，做好我省醫療對外援助檔案資料服務工作。

2。突出檔案收集過程中的廣泛性、典型性、針對性、系統性。講求分門別類、層次清晰、便于查閱是檔案工作的關鍵，檔案部門應該根據援外醫療工作的問題進一步進行細分，對圖文、音視頻、實物、實驗數據、報告等進行分門別類的收集、整理，以備后續的檔案開發利用。檔案人員采取主動連線援外醫療隊隊員，將各自在工作中形成的文字材料，通過微信、QQ等平臺，及時傳送至醫院，保留音像資料、會議記錄、大事記等檔案，為領導及時準確掌握工作動態和生活、學習情況，提供翔實的第一手素材。近年來，由于信息技術的快速發展特別是新興媒體的出現，視頻檔案越來越多，因此在援外醫療檔案收集中，應加大對音像視頻檔案的收集力度，同時要注意收集反映醫護人員臨危不懼、救死扶傷、全心全意為患者服務的檔案，真實地展示白衣天使形象，體現援外醫療檔案的文化屬性，豐富援外醫療檔案的內涵。

3.注重對檔案數字化管理的投入，實施檔案現代化管理創新模式。當前是信息時代，智能技術、移動媒體、物聯網、大數據等發展與應用普及，對于醫院檔案部門來說，與時俱進、大膽創新，早日建立適合援外醫療工作的檔案管理信息系統，是非常必要的。目前，省內很多參與到援外醫療工作的醫療機構，在援外醫療檔案的數字化、信息化方面，還有發展的空間，尤其在檔案的數據檢索上，還應進一步開放，不僅是面向本單位，還要與社會更多地共享，不斷挖掘檔案利用的效果和潛力。加大檔案管理軟、硬件上的投入，在局域網內構建平穩高效的檔案信息傳輸平臺，實現檔案數字化管理。

4.加強援外醫療檔案資源的利用和開發。如何發揮檔案資源的價值，使得援外醫療檔案最大限度地得到開發利用，是檔案工作的目標。因此，參與援外醫療的醫療機構，需積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫院醫學、科研、運營管理結合得更加緊密，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，建立院史館，進行陳列展覽，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。

5.積極探索規范化的管理方式。計算機網絡的發展給檔案管理提供了新的廣闊的發展平臺，復雜而煩瑣的人工式的檔案管理工作終將被科學的檔案管理系統所取代。在醫院各業務子系統研發時，及時提供檔案管理需求，規范各系統數據格式，實現醫院檔案規范化、標準化、科學化管理。此外，建立檔案資源數據中心，利用網絡技術，構建一整套安全可靠的檢索系統，方便利用者及時、快捷查閱所需檔案資料。

援外醫療工作不僅是從醫之道，也是國際社會交流合作、促進國家戰略發展的重要渠道和橋梁。切實做好當前援外醫療檔案工作的收集、整理、開發和利用，對進一步豐富檔案管理的內涵，推進我國檔案管理事業的全面發展具有積極意義。