檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用初探

黃桂芬

[摘 要] 檔案管理工作是醫院工作中的一環。文章介紹了檔案管理模式改革的意義，并在這個基礎上探討了檔案管理工作中存在的問題，針對這些問題提出了解決策略。

[關鍵詞] 檔案管理 醫院檔案管理 改革

中圖分類號：R197.323 文獻標志碼：A

隨著信息技術的發展，我國檔案管理方式出現了很大的變化，由紙質記載變成了現在的電腦存儲。在信息化時代，醫院也對檔案管理工作進行改革，利用信息技術推動檔案管理工作的開展。筆者將簡單介紹檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用。

一、醫院檔案管理工作的現狀分析

檔案管理工作是行政單位工作的重要組成部分。隨著時代的發展，檔案管理工作必須進行適當的調整，只有這樣才能滿足行政單位的需要。醫院工作人員在工作過程中，必須重視檔案管理工作，這是工作能夠順利進行的重要保障。但是目前，檔案管理工作在醫院中的實施效果并不是特別好。首先，醫院會存儲大量醫療科技成果以及病人的病例，并在這個基礎上開展工作；隨著醫院的發展，需要存儲的數據會變得越來越多，那么為了保障檔案數據的安全，必須要在工作中建立一套行之有效的管理系統，以保障檔案工作不會出現漏洞、偏差。從最近幾次的醫改上，我們也能夠看出社會對檔案管理工作的關注度越來越高[1]。

很多醫護人員甚至是高層領導對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，這容易使其他的工作人員對檔案管理工作的認知出現偏差，嚴重影響其作用的發揮。醫院在運轉中會產生很多信息，所以檔案管理工作是非常必要的，但是如果相關工作人員對其工作的重要性沒有一個準確的判斷，那么就容易因為認識不清晰導致日常檔案工作處理不到位，例如：工作人員在收集資料的時候，不能將數據收集完整，這就是對檔案收集工作不重視導致的；在整理檔案的過程中，遺忘一些資料，使相關數據缺失，從而對后期工作造成不利影響。

檔案管理工作涉及的范圍比較廣，很多部門都需要進行檔案管理工作，所以需要儲存的數據量非常大。在工作過程中，工作人員一定要細致，防止在收集和整理檔案的時候發生遺漏。在整理檔案的工作過程中，要形成一定的操作流程，嚴格按照流程工作，這樣才不會使檔案整理工作出現紕漏。另外，在管理檔案的時候，需要執行借閱管理制度，這是保障檔案內容不會發生丟失的重要手段。筆者通過調查發現，醫護人員借閱資料后，常常有忘記歸還檔案資料的行為。如果檔案管理人員沒有做好管理工作，很可能會使資料出現缺失，這樣就會影響后期工作的開展，所以在工作中需要重視這一方面。工作人員可以借助現代信息技術，通過網絡系統建立電子平臺，并在其中設置好歸檔流程，這樣能方便借閱人員以及管理人員進行檔案管理工作[2]。

很多時候，醫院的高層管理者對檔案管理工作不夠重視。其實，檔案管理需要有專業的工作體系才能確保其在醫院的運行中發揮重要作用。鑒于此，醫院需要建立一個完整的規章制度，這樣才能保證檔案管理工作能夠在醫院中順利進行。但是要想維持好檔案管理工作，同時必須對相關工作人員提出一定的要求。在目前的醫院管理中，相關人員缺乏管理檔案的專業能力，所以會嚴重影響檔案管理工作的質量。很多醫院中負責這方面工作的人員不是本單位的員工，而是外聘的兼職人員，他們不僅缺乏相關的知識、技術，而且工作態度散漫，影響了檔案管理工作，使工作效率變低。

二、醫院檔案管理模式改革策略

在醫院運行過程中，檔案管理是非常重要的一個環節，能夠影響醫院其他工作的開展。醫院檔案管理人員必須深入研究自己在工作中存在的問題并加以改進，這樣才能使檔案管理工作為醫院的發展起到一定的促進作用。為了達到這一目標，醫院在進行醫改的過程中需要了解方案中的重點，在此基礎上，結合實際情況對工作進行調整。從上文中不難看出，在進行醫改的過程中，醫院工作人員對檔案管理工作存在認識方面的問題，嚴重影響了檔案管理工作在現代環境下的發展[3]。

隨著現代管理理念的提出，人們在工作中開始重視管理手段，希望能夠借助科學的觀念處理檔案管理工作；為了提高工作效率，開始在工作中改變傳統的工作理念，使用現代管理方法處理工作。另外，在管理工作中，還需要重視管理制度的更新。很多醫院在推進醫改工作的時候發現過去的管理制度已經不適應當前醫院的發展了，如果管理制度不隨著社會的變化進行調整，那么將不利于醫院檔案管理工作的開展。醫院應該加強對檔案管理工作的研究。推進醫院檔案模式改革是醫院未來發展需要重視的工作內容。首先應該科學地規劃管理模式，使工作能夠有序進行，同時還應該落實責任追究制度，這樣能夠避免以往工作中出現的責任推諉問題，科學、合理的管理流程能在極大程度上保障工作正常進行，能夠有效提高工作效率。

三、檔案管理模式改革在醫院中的應用

在醫院檔案管理工作中，醫院需要使用科學的現代管理方式，保證工作順利進行。為了提高工作效率，醫院一定要重視醫院內部建設方面的工作，使檔案管理工作在科學的體制內運行，這樣能在很大程度上降低工作中出錯的概率。在檔案管理工作中，計算機設備對工作效率有非常大的影響。經過調查發現，很多醫院在處理檔案工作時，會因為硬件陳舊影響檔案管理工作，出現這種情況主要是因為院方沒有劃撥足夠的資金購置電子設備。醫院同時還應該建立一個信息化系統，減少檔案數據丟失、遺漏現象的發生[4]。

檔案管理工作順利進行的重要條件是硬件、軟件這兩方面條件同時具備，因為現在檔案管理工作基本都是電腦錄入數據，整合、調取等環節也是通過電腦運作，所以要想使檔案管理工作高效率、高質量地完成，醫院必須拿出足夠的資金搭建好網絡信息平臺。

醫院在構建網絡信息平臺時，需要分析當前形勢，這樣才能有效提升工作效率。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率，很多醫院開始著手將紙質檔案向電子檔案過渡，這種發展趨勢非常明顯。我們從這里不難看出電子檔案已經成為醫院檔案管理改革工作的主要發展方向，使檔案管理工作向電子方向發展，不僅需要構建網絡信息平臺，還需要考慮當前信息環境，加強網絡安全工作，建設醫院內網，同時還需要繼續提高醫院外網的安全系數，使醫院檔案管理工作能夠可靠、穩定運行。

四、結語

醫院在進行檔案管理改革時，一定要重視檔案管理工作中存在的問題，落實解決對策，這樣才有利于改革的推進。醫院管理層需要重視檔案管理工作，這是保證檔案管理制度能夠順利落實到日常工作中的重要前提。除此之外，還需要針對工作中存在的問題，調整檔案管理制度，加強檔案管理制度的執行力度，這樣才能保證改革之后的檔案管理制度可以促進醫院日常工作的有序開展。

參考文獻：

[1]楊麗萍.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探析[J].辦公室業務，2019（9）：118- 119.

[2]劉海柱，胡麗，王銀.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業務，2019（20）：97.

[3]孫曉英，曹成.“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理特點與內容研究[J].辦公室業務，2019（20）：144.

[4]陳容韶.信息時代基層醫院檔案管理工作現代化建設探究[J].辦公室業務，2019（13）：57.