企業檔案管理模式的創新思考

張會玲

[摘 要]隨著社會逐步走向現代化，一些現代企業的管理方式也在不斷優化，檔案屬于企業一種機密，檔案的管理是企業管理中的重要部分。我國企業對檔案管理的方式并不突出，信息化管理有待加強。采用常規的方式對檔案進行管理并不能保證檔案的價值。在科技發展的同時對檔案管理進行現代化管理，利用信息化以及現代化技術加強對檔案價值的保護，滿足人們對檔案的需求。加強對檔案管理的基礎建設，充分地發揮檔案的使用價值，對檔案管理時在傳統方式的基礎上進行創新，與整個企業的管理相融合，最終達到檔案管理的目的。本文針對現代企業當前對檔案管理的模式進行分析，探討對檔案管理的創新模式，提高檔案的服務價值。

[關鍵詞] 企業檔案管理 管理模式創新

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著我國經濟水平的逐步提升，我國的企業也逐漸開始重視內部管理，良好的內部管理對推動企業的可持續發展具有重要作用，企業檔案管理是內部管理中的重要組成部分。檔案管理是企業管理中最重要的一個環節，想要對企業的管理模式進行創新，就需要先對企業內的檔案管理模式進行創新，保證企業的管理模式與時代發展相融合。企業檔案管理人員需要對管理方式進行創新，對檔案的各項功能進行分類、合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。

一、現代企業當前檔案管理的模式

現代企業檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息一體化管理模式三種模式。

（一）檔案分散管理模式

檔案分散管理模式是把檔案進行分類，在各個部門中進行分散管理。這種管理模式下，檔案沒有固定統一的管理模式，各個部門有不同的管理方式。例如，財務檔案在會計部門，人員檔案管理在企業的人力資源部等。這種檔案分散管理模式可以幫助企業內部人們便利地找到所需要的信息，檔案的分類信息也較為明確。但是由于這種管理方式沒有統一的管理模式，企業中的各個部門有不同的管理方式，當別的部門需要企業檔案時，就會產生一定的麻煩，不利于信息共享，查找檔案的流程復雜，影響了檔案的服務功能，不利于企業內整體的工作效率[1]。

（二）檔案集中管理模式

企業中所有的檔案由企業專門的部門進行統一管理，保證了檔案的集中性。但是每個部門的信息都不同，有些部門的信息較為復雜，管理起來并不容易，而且檔案室管理人員的知識并不涉及各個部門，對檔案的分類也不利于部門人員查找。由于檔案信息的復雜繁多，對于檔案管理人員來說是一個較為困難的工作。

（三）檔案信息一體化管理模式

檔案信息一體化管理模式是充分地利用互聯網技術與傳統的管理方式進行結合，綜合管理企業整個檔案信息。在現代化科技的幫助下，檔案的信息管理得到了良好的改進。對企業內部的信息進行合理劃分，便于各部門人員查找，實現了各個部門之間的信息共享。根據各個部門的差異，對檔案進行整理，把各部門的資料也進行整理，加強了檔案的保密程度，也實現了各部門資料的綜合管理。這種管理模式對于人力資源管理來說是一種較好的方式，檔案形成信息一體化，各個部門對于與自己相關的信息進行綜合掌握。

二、現代企業檔案管理的創新思維

（一）注重把握企業檔案管理傳統模式與創新思維的結合

在現代化進程中，對檔案資料的收集與管理不僅僅依靠傳統的管理模式，需要結合現代科技對檔案信息進行整合。在沿用傳統模式進行管理時，加入創新思維。在創新之前，需要對企業的信息進行整合，根據部門之間的差異對檔案信息進行分類，根據檔案管理分散模式來進行管理。每個企業對自己的檔案進行嚴格管理，對企業中每個部門的職責進行細化，把職權分散到每一個人身上，確保檔案管理的嚴密性。在企業內部進行管理模式創新時，結合企業的管理大方向對檔案管理進行改革，保證企業的檔案可以發揮最高的信息利用價值。對企業的檔案管理可以進行雙重保障，信息一式兩份，一份給部門內部人員，一份保留在檔案管理人員那里，這種方式對檔案形成了雙重保險，同時也確保了檔案信息的真實性，避免因為檔案信息流失而對企業造成的損失[2]。

（二）形成企業整體檔案管理思維模式

企業檔案的管理需要以企業的發展為前提，從企業的整體情況出發對信息進行劃分。企業的檔案管理是企業信息資源的管理，企業內部的信息管理可以直接影響企業的發展，讓企業的有明確的發展方向；對檔案整體進行管理，改善檔案管理運行，加強監督，形成企業整體檔案管理思維模式，最終實現企業信息管理的目的，也讓各個部門之間的檔案管理更加流暢，為企業的現代化發展奠定了基礎。例如，檔案管理工作由總經理、項目經理、行政部門的檔案員負責，各部門之間相互溝通。行政部門內，設置專門的檔案管理專員，各部門設置專職人員或兼職人員負責本部門的檔案管理。

（三）企業檔案管理立足于當今社會發展趨勢

我國經濟逐漸進步，社會發展也逐漸走上國際化，企業的檔案管理立足于社會發展，與社會的發展一起進步，幫助企業逐漸實現國際化。企業內部對檔案的管理也要和社會的發展相契合，注重社會發展給企業帶來的優勢。企業在市場經濟中的發展，注重對所有細小的事物進行關注，把企業內部的信息管理與市場經濟的發展制度相結合，協調經濟發展與企業之間的關系，保證企業不被現代化進程所淘汰，保證社會經濟發展體制與企業的經濟發展一致。企業內部的管理機制和企業的檔案管理機制相融合，一體化的建設利于企業與社會發展相對比，促進企業內部資源整合[3]。參考國際上對檔案管理的方式，結合企業的發展制定相應的管理制度。要求公司總部對項目的分部、企業的各個部門對日常生活中產生的文件材料，進行收集、整理，按年度進行立卷。

（四）提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員在進行檔案歸置時，要對檔案進行核查，發現檔案管理中的問題，并采用相應的措施解決。檔案管理人員需要具備一定的理論基礎，熟悉企業各個部門的大致信息，對檔案的整理以及歸納有大家共同認可的方式。同時，對檔案管理人員的綜合素質進行觀測，保證其品質，避免因為檔案管理人員的問題對企業的經濟發展造成危害。企業需要加大對檔案管理人員的培訓，定期對其進行檢驗，保證企業檔案管理人員的工作是以企業的發展為目標。同時讓檔案管理人員不斷地汲取管理經驗，形成獨特的管理制度，保證企業信息共享和真實性[4]。

（五）形成完備的企業檔案管理機制

企業在發展過程中，需要不斷調整相應的機制，不斷完善管理制度，以此推動企業的發展。對于檔案管理工作這一板塊，仍然需要引起重視，企業需要根據自身實際情況制定完備的檔案管理機制，確保檔案的真實性，更重要的是保證企業內部信息安全。建立完善的防護系統，對企業的檔案信息進行監督。建立完善的企業管理制度有助于企業的發展，對企業的內部管理也有一定的保障。在管理檔案中，有明確合理的檔案管理機制是提高企業經營效益的重要保障，在一切管理中以管理機制為標準，提高企業管理規范[5]。例如，對各部門形成的文件材料進行規劃，讓各個部門的專員和檔案室管理人員進行工作交接。企業定期對庫房的檔案進行清理整理，保證賬物相符，對破損、發生變質的檔案進行修補。檔案需要及時入庫，制定借閱制度，借閱后及時歸還，放回規定的地方。

（六）提升企業檔案管理服務水平

企業內部檔案的服務價值是提高企業的經濟效益，在對檔案管理進行管理時需要提升檔案管理的服務水平，提高檔案管理工作的辦公效率。檔案室需要以服務企業內部人員為目標，實現檔案管理的實際價值，以多項服務為基準，對服務環境、服務態度等，逐漸提升企業檔案管理水平，為企業的內部管理創造良好的環境，從而推動企業的發展，增加企業經濟價值。

三、結語

在經濟全球化的背景下，我國綜合國力增加，現代化企業進程也逐步提升，企業開始注重對內部的信息管理，只有保證了企業內部的和諧，才可以提高企業的整體經濟水平。目前信息迅速傳播，對信息的管理以及保密是重要的環節。對企業內部檔案管理進行創新，幫助企業逐漸走向現代化進程，與社會經濟結合創造出更多的價值。加快企業的創新進程，保證企業在現代化社會中穩步前進。在現代企業中，對檔案管理的信息進行共享，在保密的基礎上對檔案管理進行創新，提高企業經濟發展，長遠來看有助于提升我國的綜合國力[7]。

參考文獻：

[1]陳思羽.企業檔案管理模式創新研究[J].神州（下旬刊），2013（6）：272.

[2]高秀娟.淺析現代企業檔案管理模式與創新思維[J].商，2016（21）：2- 2.

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[4]紀新.轉型期大型企業集團檔案管理模式研究[D].天津師范大學，2008：46- 57.

[5]周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽，2009：44- 46.

[6]張寅瑋.甘肅省電子檔案管理研究[D].蘭州：蘭州大學，2011：30- 42.

[7]惠宏偉.面向數字化校園的檔案信息管理系統的研究與實現[D].電子科技大學，200.