高校檔案數字化進程中紙質檔案的保護工作

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展和進步，各行各業最新的發展模式也都實現了改革創新，其中的計算機技術領域也不例外。隨著高校檔案管理逐漸轉變為數字化進程，當前的電子檔案因界面整潔、操作簡單等特點而深受人們喜愛，但卻無法完全替代紙質檔案，且很多高校的館藏檔案資料也都是紙質檔案，所以在推進檔案數字化進程的同時也不能無視對紙質文檔的保護與管理。本文主要針對高校檔案數字化進程中紙質檔案的保護工作為研究對象，然后結合實際工作中存在的問題來進行探討，最后提出幾點解決的建議和對策。

關鍵詞：高校檔案;數字化;紙質檔案;保護

可以看到，目前我國的檔案數字化建設已經逐漸成為檔案管理工作的重點，而將電子檔案與紙質檔案通過對比可以發現，電子檔案在管理上會更集中一些，且在儲存方面會更高效，在查閱上也會更便捷，甚至可以認為是實現檔案管理信息化與現代化的重要手段。但是，由于電子檔案自身的易修改、易變動等特點，導致其自身的安全性、可靠性很難得到保證，且將館藏當中大量的紙質檔案一步步地實現數字化也是需要一個很長時間的過程，所以目前高校檔案管理工作的主體仍然是紙質檔案，因此對于紙質檔案管理人員的管理和保護應當要加強。

一、高校紙質檔案保護工作的重要性

高校紙質檔案是指其在實際工作、科研、政務管理或各項活動時產生的文件，且這些文件對社會、學校等也有著非常重要的保存價值與意義，一般情況下，這些紙質檔案形式包含有圖表、文字、影像等，這些文件資料不僅記錄著高校的成長歷史，而且對高校未來的發展與建設也有非常大的幫助。隨著社會信息技術的不斷發展和進步，檔案數字化管理已經逐漸成為未來檔案的發展方向，但在實際的檔案數字化管理過程中，紙質檔案的存在已經逐漸成為人們討論的重點。通過對比發現，數字化檔案管理雖然具有便捷、操作簡單等特點，但數字檔案也非常容易進行修改或變更，無形之中也影響了檔案的真實性。但紙質檔案則具有穩定、固定、靜態、永久等特點，這在很大程度上滿足了高校發展的需要，而兩者的共同發展可以使保證檔案管理工作更加合理化。

二、當前高校紙質檔案管理所面臨的問題

1.工作人員的重視程度不夠。隨著我國檔案信息化、辦公自動化的不斷發展和應用，當前的電子檔案的應用優勢及其價值已經變得越來越明顯，因此大部分的高校檔案管理人員也開始逐漸認為電子檔案可以取代紙質檔案，也正是因為受到該觀念的影響，導致管理人員開始無視對紙質檔案的保護與管理，無形之中也影響了實際的應用效果。其次，因為一些檔案管理員所具有的專業素質還比較低，所以對于紙質檔案管理的專業技能與意識也比較缺乏。

2.紙質檔案的特征正在逐漸下降。一般情況下，紙質檔案的形成都是具備某一特殊條件的，這也是決定紙質檔案唯一性的關鍵因素，且在形成之后很難在改變，甚至可以認為是最具有說服力的原始憑證。但電子檔案的出現，紙質檔案一大部分便逐漸成為了電子檔案的雙套制，同時電子檔案還會帶有明顯的痕跡，整個工作流程也都是數字化操作，這與紙質上記載的信息完成一樣，這就導致兩者之間很難辨別真假。其次，隨著電子化辦公不斷地深入，在紙介質上工作人員留下的原始記錄隨之也變得越來越少，從而使得紙質檔案自身所具有的唯一性的特點也在不斷消失，自身的真實性也因此受到了影響。雖然將紙質檔案進行數字化加工處理能夠實現信息共享，但由于各種網絡存在問題日益明顯，數字化檔案信息很容易被修改，進而導致出現信息泄露等問題。

3.紙質檔案數字化存在安全隱患。隨著紙質檔案數字化的不斷發展和進步，其在實際應用時便容易造成紙質檔案的損毀，特別是檔案的大量出庫，這不但增加了對管理的整體難度，且在掃描紙質檔案時也會由于利用者的利用需求而導致檔案的再次流動，一旦不注意很可能會造成檔案實體的丟失，對后續的使用存在一定的影響，其次，在對檔案進行數字化加工時相關人員避免不了對紙質檔案進行拆裝，這對檔案的整體性難免會造成破壞，而且還會影響紙質檔案的保存期限，甚至出現還會加速紙質檔案的老化并縮短使用壽命。因為工作人員自身檔案意識較為薄弱，其就會導致信息泄露的可能性增大，進而造成不必要的麻煩。

4.無視了對紙質檔案的保護技術。隨著高校檔案數字化建設的不斷發展與完善，如今的檔案管理工作不但能夠實現不通過實體檔案來進行查閱信息，還能夠實現信息共享，人們對紙質檔案的使用率越來越低，這就造成了管理人員無視對于紙質檔案的管理和保護。從另一個層面來看，一些年代久遠的紙質檔案因為管理不當導致了資料信息需要修復的數量變得越來越多，而檔案保護工作的經驗性取決于紙質檔案保護工作的技術性，由于這些也難以用文字的形式記錄下來，久而久之對紙質檔案的保護技術就會失傳，導致紙質檔案的老化程度在不斷惡化，并對未來的人類文明史造成遺憾。

三、高校檔案數字化進程中加強紙質檔案保護的對策

1.要提升檔案人員的責任感。首先，檔案管理人員要意識到紙質檔案屬于是一種不可再生的“集體記憶”，且自身也具有一定的不可替代性與脆弱性，甚至當前還面臨著消失的風險，所以為了避免問題的產生，檔案管理人員就必須要采用有效的方法去進行搶救和保護，這也是檔案管理員必須承擔的責任和義務。

2.要改變檔案管理人員的傳統管理觀念。可以看到，當前我國的紙質檔案正面臨著嚴重的電子檔案挑戰，而在實際的檔案信息化進程中，管理人員如果想要讓紙質檔案發揮出自身的價值，其就必須要改變傳統的管理方法，且傳統的管理方法也無法滿足紙質檔案的管理需求。為了保證紙質檔案保護工作，高校首先要改變檔案管理者的管理觀念，要讓他們認識到紙質檔案的應用價值，并要求他們定期學習新型檔案管理的方法，學會獎各種檔案材料結合應用，也只有這樣才能具備獨立解決檔案問題的能力，從而保證紙質檔案保護工作的順利開展。

3.對當前的紙質檔案管理制度進行創新。我們都知道紙質檔案自身具有永久性、不可更改性等特點，且在建立紙質檔案初期就應該保證正確保管與歸檔。其次，高校的紙質檔案管理對高校發展也有著十分重要的意義，因此為了保證工作得以順利開展，其就必須要建立一套科學、合理的管理體系，且需要為每一份檔案建立有相應的記錄制度。當然，對檔案進行嚴格保管、整理也是非常重要的，高校可以建立相關的借閱制度來進行保管，這樣不僅能及時歸檔，而且還能保證紙質檔案的完整。因此在檔案信息化不斷發展的今天，高校只有建立完整的檔案管理制度與標準，這樣才能提升紙質檔案保護工作的質量。

4.要加強紙質檔案數字化處理過程的保護。為了能更高效的開展檔案數字化管理工作，又能實現對檔案實體的保護工作，高校在進行紙質檔案保護工作時，期可以按照以下方法來展開：第一，管理人員在進行檔案掃描時，其要盡量使用不拆卷的掃描設備，目的是為了避免對檔案實體造成損壞，對那些必須要進行拆卷的檔案，管理人員是不能用刀子來切割的，且特別要注重保護檔案紙質邊緣字跡的完整，這樣才能避免缺失的現象出現。第二，要嚴格按照標準來進行檔案管理，并使用合格的裝訂材料與裝具，這樣才能提升紙質檔案的保存期限，提升整體的檔案質量。第三，為了讓檔案能實現 長期保存，管理人員在完成檔案掃描后應該重新進行消毒與除塵，當完成這些工作之后即可進行封存保管。

5.對破損的檔案要及時修復與加固。在我國出臺的《高等學校檔案管理辦法》中就有明確規定：“對已經破損或損壞的檔案要及時進行修復，對檔案出現生蟲、長霉等現象也必須及時采取措施進行修復”。可以看到，檔案修復過程屬于是一個高專業性的工作，修復工作者不僅要具備高度的責任心，而且還要有認真、負責的態度，并需要定期進行修復專業技術培訓，這樣才能提高自身的專業技術水平。其次，在進行修復工作時還應該嚴格按照修復原則來進行：第一，安全性原則。在進行檔案修復時，修復人員一定要保證檔案的安全，要嚴格按照相關標準來展開工作。第二，真實性原則。保護檔案原始信息的真實性也是非常重要的，在進行修復工作時要盡可能的保證檔案原貌，目的是為了延長檔案的保存壽命，從而提升紙質檔案自身的價值。

6.提升檔案管理人員的綜合素質。高校在進行檔案數字化進程時，管理人員要想對紙質檔案的完整性更好的保護，實現電子檔案與紙質檔案的共同發展，首先要做的就是改變傳統的管理觀念，要結合現狀來建立完善的管理制度，并采取相應的檔案保護措施，不斷提升紙質檔案管理人員自身的綜合素質，以保證后續保障工作能夠得以順利開展。其次，在對紙質檔案進行管理時，管理人員要了解清楚紙質檔案管理的文體工作，如防腐蝕、防潮、防蟲等，檔案的使用也應當記錄在編，防止出現自管自盜的現象，進而保證紙質檔案管理工作的科學化與規范化。

四、結論

綜上所述，隨著高校檔案數字化管理工作的不斷發展和進步，現如今的電子檔案在高校檔案管理工作中也已經占據了非常重要的地位，且整體的價值也非常明顯，當然電子檔案所創造出的價值也得到了人們的廣泛關注。但是，在實際實施過程中，電子檔案的應用還存在一定缺陷，及并不能完全替代紙質檔案的作用，因此在這樣的狀態下，加強對紙質檔案的研究就變得非常重要，且高校也應該加強對紙質檔案的管理與建設，可以利用一些先進技術來搶占紙質檔案管理的制高點，這樣才能保證后續工作的順利開展。

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作者簡介：霍奕潼（1989-），女，民族：漢，籍貫：北京，學歷：碩士，職稱：助理研究員，研究方向：檔案學、管理學。