淺析互聯網背景下檔案管理信息化的建設方法

白素娟

摘 要：基于互聯網背景下，傳統檔案管理方法存在諸多不足，難以順應互聯網時代檔案管理的發展需要。與傳統檔案管理模式相比較，檔案信息化建設順應了互聯網時代檔案管理發展的趨勢。基于此情況下，本文主要對其信息化建設的重要性作出闡述，并簡單的指明了檔案管理信息化建設存在的問題，以此為立足點提出了幾點信息化建設的建議。

關鍵詞：互聯網;檔案管理;信息化;重要性;建設方法

一、 檔案管理信息化建設的重要性分析

1.有效提高檔案管理的效率

基于傳統檔案管理來講，例如檔案的錄入、檔案查找、檔案分類等都需要人工操作方式進行。當前這種操作方式，不但管理效率較為低下，而且存在較高的錯誤率。基于當前這些問題，相關管理部門運用信息技術解決這些問題，將現代信息技術與檔案管理工作進行有機結合，建立新型的信息化檔案管理模式，進而實現以計算為載體的信息化、電子化檔案管理。而信息化檔案管理能夠提供快捷的檔案查詢，瀏覽、及傳輸等操作，在一定程度上提高了工作效率。此外，信息化檔案管理目標的實現，還有助于節約人力、財力、以及物力等，這在很大程度上保證了檔案管理的規范性。

2.增強檔案資源的共享性

基于互聯網技術的信息化檔案管理模式，能夠增強檔案信息管理的共享性。在實際的檔案管理過程中，由于檔案具有不可復制性特征，因此要想實現檔案的異地查閱，則其難度系數相對較高。基于此情況下，通過實現檔案的信息化建設，成功的解決了上述存在的問題，彌補了其存在的缺陷，對于實現異地查閱發揮著重要的作用。此外，將有價值的可共享檔案信息實現網絡共享，有助于提高檔案資源的利用率，盡最大程度化發揮出檔案管理的作用。

3.提升檔案的安全性

檔案的安全性主要體現在兩個方面的內容，即物理安全與內容安全。由于傳統檔案主要以紙質存檔為主，因此這些紙質檔案極容易受到溫度與濕度所影響，而存儲時間面臨著較大的挑戰。而電子檔案的出現，成功的解決了傳統紙質檔案存在的問題，同時也解決了檔案存儲期限問題。在電子檔案的實施過程中，可通過安全備份實現檔案長時期的存儲。此外，傳統紙質檔案在異地傳輸，或者異地搬運過程中，極容易受到外界因素所干擾，例如自然因素與人為因素，這就增加了紙質檔案被破壞的程度。但是，隨著互聯網技術的不斷發展，電子檔案傳輸成功的取代了傳統紙質檔案傳輸方式，解決了傳統檔案傳輸存在的問題，有效的避免了紙質檔案傳輸過程中對檔案的損害，極大的提高了檔案的安全性。

二、檔案管理信息化建設面臨的問題分析

1.重視程度不夠，工作趨于形式化

由于國內區域經濟發展不均衡所影響，東西部經濟發展具有一定的差異性，致使人才面臨著雙向的選擇機會。基于當前這種形式下，為檔案管理工作帶來全新的挑戰。同時，檔案的數量會隨著新增人才數量的增加而得到相應的增加，這在一定程度上增加了檔案管理工作的難度系數，同時對于檔案管理工作也提出了更高的要求。但是，在人才市場的檔案管理中，并沒有給予檔案信息化建設足夠的重視，也沒有意識到其信息化建設對于檔案管理的重要性。由于人才市場這種錯誤的管理觀念，致使信息化檔案管理趨于形式化，沒有最大程度化發揮檔案資料的效能，導致檔案管理信息化建設的遙遙無期。

2.傳統管理方法為主，投入力度不高

基于互聯網時代背景下，先進的互聯網技術逐漸走入人們的生產生活中，在一定程度上改變了人們的生活方式，促使計算機信息管理在人們的生活中扮演著重要的角色。對于檔案管理工作而言，實現檔案信息化建設，不但可以對當前檔案管理工作進行合理優化，降低人為主觀因素影響，而且還能夠提高檔案管理的效率，減少檔案管理工作強度，促使檔案管理向著數字化、信息化方向發展。基于當前人才市場檔案管理現狀分析，仍然以傳統檔案管理為主，并沒有隨著時代的變化而對檔案管理工作作出實質性的突破。同時，整個信息化建設的水平不高，對于檔案管理科技投入不足，沒有充分發揮出信息技術的優勢，致使當前檔案管理工作的整體效率不高，嚴重阻礙了檔案管理的信息化建設。

3.檔案管理人員能力有待提高

在互聯網背景下，檔案信息化建設除了以上介紹的問題以外，還包括以下方面問題。其一，在檔案信息化建設過程中，檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員素質的高低，在很大程度上影響著檔案信息化建設步伐。但是在實際的檔案信息化建設過程中，絕大部分檔案管理人員缺乏專業的信息技術處理能力，整體業務水平有待提高，導致其無法致力于檔案信息化建設。其二，互聯網時代為檔案管理工作帶來發展機遇的同時，也為其帶來重大的挑戰。而相關檔案管理人員缺乏應對挑戰的能力，不能夠根據當前檔案管理實際情況，制定出相關應對挑戰的策略，致使檔案管理工作存在一定的隱患，對檔案信息化建設造成了嚴重的影響。

三、互聯網背景下檔案管理信息化的建設方法

1.建立高素質的檔案管理隊伍

提高檔案管理人員的綜合素質可從多方面入手。首先對于檔案管理人員，根據檔案信息化建設的要求，應加強專業技能培訓，使其充分掌握相關行業的規范，檔案管理的流程、專業技術水平、從整體上提高檔案管理人員的業務能力，以滿足檔案信息化建設的需要。為了能夠保證技術培訓達到預期的效果，還需要針對實際培訓的情況，強化對相關檔案管理人員專業技能考核，檢驗其培訓的成果。此外，檔案管理人員的繼續教育與培訓也是綜合素質提升的有效渠道，及時掌握檔案管理發展的新動向，了解檔案管理的新知識，促使檔案管理人員的知識結構得到合理優化，從而提升相關檔案管理人員的管理能力與服務能力，增強其檔案管理信息化建設的意識。其次，面向社會公開招攬一批全能型的專業技術人員，以考試的形式進行人才選拔，通過引進一批具有高素質、高水平的管理人才，有助于充實檔案管理團隊整體素質，為檔案信息化建設提供重要的保障。

2.重視信息化建設，建立數據庫

檔案管理工作作為檔案信息化建設的關鍵環節，對于檔案信息化發展具有重要的意義。因此，檔案管理者在日常的工作中，要充分運用互聯網技術的應用優勢，樹立正確的檔案管理意識，提高對檔案信息化建設的重視程度，為檔案管理實現信息化提供重要的決策支持。此外，實現檔案信息化的管理目標，不但可以提高其工作效率，而且還符合互聯網背景下檔案管理發展的實際需要。因此，檔案管理人員要充分發揮出檔案信息化建設的優勢，在信息技術運用的基礎上，根據當前檔案管理的實際情況，建立檔案目錄等多種數據庫，為各項工作的開展提供重要的保障。通過建立檔案數據庫，有助于實現對存檔人員信息的進行合理規范，并且在當前的基礎上，建立可以共享的各類檔案目錄數據庫和案卷及檔案數據庫。尤其在數據庫的作用下，確保檔案名稱的檢索更便利化，實現檔案信息資源的充分利用，進而實現檔案信息化建設的目標。

3. 制定統一規范的標準體系

基于互聯網背景下，檔案信息化建設需要做好相關的準備工作，確保其有組織的順利推進。因此，在檔案信息化建設的過程中，需要做好以下兩點工作：其一，信息化建設的最明顯之處在于傳統紙質檔案轉變為電子檔案，這也是檔案管理的新突破。與傳統紙質檔案相比較而言，電子檔案存在諸多方面的優勢，尤其體現在存儲與管理方面。對于紙質檔案的儲存而言，為了提高其存儲的安全性，則需要做好安全保護方面的措施，強化安全防護建設，消除紙質檔案存儲存在的危險因素，促進檔案信息化建設。其二，合理規范檔案管理的基礎工作，制定統一規范的標準體系，促進檔案信息化建設向著規范化、標準化方向發展。

4.強化檔案信息化基礎設施建設

在檔案信息化建設過程中，為了保證該項工作能夠順利開展，則需要做好其基礎工作，強化起基礎設施建設。尤其在互聯網背景下，要想實現檔案信息化建設的目標，必須完善相關配套設施，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。而檔案信息基礎設施涉及到諸多方面內容，其中主要包括計算機軟件設備、硬件設備、各類輔助設備、以及基礎網絡等。在做好以上工作的前提下，還需要做好其他方面基礎設施建設。根據當前檔案管理的發展需要，需要加大資金投入，配備相應的信息設備，確保檔案管理各項基礎工作的順利開展，例如檔案信息系統管理軟件，光盤刻錄機、掃描儀等。只有做好基礎設施建設，才能夠為檔案信息化建設提供重要的保障。

四、結語

綜上所述，隨著互聯網技術不斷的深入發展，先進的互聯網技術在各個生產領域得到了推廣，并且為各行各業的發展發揮著重要的作用。檔案管理作為各行各業的重要工作領域，傳統的人工管理模式已經無法滿足其發展需要，并且在長期的管理過程中整體效率偏低、安全性不高等問題。基于當前這種情況下，需要創新檔案管理模式，提高檔案管理水平具有重要的意義。因此，必須運用先進的信息技術強化對檔案管理，實現檔案信息化建設的目標。檔案信息化不但有助于保證檔案管理工作的規范性，而且還能夠提高其管理效率，成功的解決了傳統檔案管理存在的問題，滿足了檔案管理的現代化管理需要，進而推動檔案管理向著數字化、信息化、智能化趨勢發展。

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