新形勢下電子檔案的建設與發展

鄭志軍

摘 要：進入新時代，檔案管理方式和管理對象范圍有了巨大改變，產生這些變化的原因一個是來源于檔案事業內部，另一個是來源于檔案事業的外部，確切的說是檔案載體和信息傳遞方式的變化，檔案工作不再是單一傳統的紙質檔案，而是包含新型電子檔案在內的多種形式的檔案復合體。

關鍵詞：檔案;電子;信息;新型;保密;共享

一、電子檔案發展存在的問題

（一）檔案電子化管理逐漸普及，但人員素質有待提高。目前，電子化操作已成為文件運作的主要手段，檔案文件的電子化輸入、輸出基本代替了手寫記錄。但實現檔案管理現代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。從人員現狀來看，許多檔案管理人員僅僅滿足于一般的計算機操作，檔案信息管理人員的素質有待提高。

（二）檔案信息電子化處理軟件有待進一步統一。檔案電子化處理不是僅僅依靠幾臺計算機的問題，更重要的是形成統一的電子化處理軟件平臺。各個部門、行業、地區之間的電子檔案種類各異，如需調用資料，還不能直接調用電子檔案信息實現互通。

（三）尚未建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統。檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，大部分辦公網絡在設計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設計層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

（四）電子檔案規范化管理水平不高。現有計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應電子化管理的檔案管理體系十分重要。

（五）檔案信息電子化管理保密工作還需加強。電子檔案的可復制、可修改，可實現較小載體存放大量文件，這即是它的優越性也是安全隱患之一。同時，計算機網絡在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰。

二、檔案信息電子化發展及對策

（一）建立規范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

（二）實行紙質文件與電子文件的 “雙套制”和 “雙軌制。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現，可以是對電子文件制作紙質拷貝;也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發文和內部文件）進人運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，因總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經歷一個漫長的漸進過程。

（三）改變思維，正確面對新形勢。當前，正是傳統檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉型期中，傳統的思想與新技術的應用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統的理論和方法才能在新的信息環境中維護檔案專業的相關理論和核心原則，才能夠實現繼承與超越的統一。我們要以現有檔案工作為基礎，根據電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐，創立我國的電子檔案管理理論、管理方法和技術、管理標準、鄉規和制度等，確保由傳統時期向電子化時期平穩過度。

（四）建立網絡化電子檔案信息管理平臺。逐步實現電子檔案管理網絡化，使眾多的檔案部門通過網絡聯結，實現電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網絡發送到檔案部門，檔案人員可以通過相應的電腦程序進行核對、統計;另一方面，檔案部門可以通過網站，將允許公開的電子檔案信息隨時發布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發揮檔案的作用。

（五）培養新形勢下的檔案管理人才。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識.知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養既懂專業知識，又懂信息技術具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備，以適應新形勢下電子化檔案管理的需要。

（六）加強電子化檔案信息的安全保密工作。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應同傳統紙質檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數據庫。第二，要建立不同級別的網絡分段，對特定網絡的服務采取訪問控制手段，通常把內部用戶設置在受限網段，內外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

參考文獻

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