公路工程電子檔案管理中存在的問題與建議

許訊東

摘 要：信息技術的發展與應用，促使社會各行業領域產生了較大的變化，并且這些變化也促使相關行業領域朝著更有利的方向發展，對于公路工程的檔案管理工作來說也是如此。信息技術的應用使得傳統紙質的公路工程檔案轉變成電子化的檔案，這樣更有利于公路工程檔案管理工作的發展，而且電子檔案自身的儲存空間比較小，傳遞信息的速度也比較快，但是由于其自身也會受到相關因素的影響，因此，需要有關部門運用合理的方式對其進行規范。

關鍵詞：公路工程;電子檔案管理;問題與建議

一、公路工程電子檔案管理工作中存在的問題

（一）公路工程的電子檔案原件缺乏真實性

對于電子檔案而言，其自身相較于紙質檔案有較大的優勢，比如節省空間、信息傳輸速度快等等，但是電子檔案本身也存在著一定的缺點，其中最為嚴重的一個缺點就是容易修改，而且電子檔案中的信息即使被大量修改，也難以發現出電子檔案修改的痕跡，增加或者刪除電子檔案也是無法發現相關痕跡的，這就導致公路工程的電子檔案缺乏較高的真實性。另外，公路工程的電子檔案本身就是數據化的信息，其自身是無法顯示相關檔案的真實的手寫字跡，并且電子檔案上也不會顯示出相關負責人的手寫，一旦相關檔案出現問題，負責人本身所應承擔的責任就會變小。若是個別人為自身的利益改動檔案信息，負責人也是很難發現的，以至于公路工程檔案在真實性方面存在問題[1]。

（二）公路工程的電子檔案信息缺乏保密性

現如今，互聯網信息技術極為發達，只要運用終端設備就能夠對其他設備的信息進行有效的識別，而且存儲在終端設備的相關電子檔案文件也能夠在同一時間傳輸到更多的設備上，這樣很容易造成電子檔案信息的泄露，因此，在對公路工程的電子檔案信息進行管理的過程中，很難保證檔案信息的安全性。另外，一些涉及到公路工程建設核心的信息都需要進行嚴格的保密，比如公路工程的設計理念、方案以及簽訂的合同等等，都屬于相關企業的保密文件，若是相關工作人員在開展電子檔案管理工作的過程中，沒有做到相應的保密工作，就會導致這些公路工程的重要信息被泄露，從而使得企業的經濟利益受到嚴重損害。

（三）缺乏統一的電子檔案管理軟件

若是在一個企業或者單位內部出現，各部門使用不同的電子檔案管理軟件這種情況，就會對互聯網上的信息交流產生不良影響，以至于同一企業或者單位的電子檔案管理人員容易出現交流不便的情況。另外，若是每個部門所使用的檔案管理軟件各有不同，會有極大可能出現文件不兼容的情況，有時還會出現自動攔截所需要接收的文件，甚至還會造成文件的損毀，導致一些電子檔案文件無法使用，同時也給公路工程電子檔案的管理造成了不良的影響[2]。

二、公路工程電子檔案管理工作有效開展的建議

（一）對公路工程檔案進行分散式的保存管理

相關單位以及企業若想在電子檔案管理工作中，確保檔案信息資料的真實性以及完整性，則可以利用分散式的方法對公路工程檔案資料進行管理以及保存，其中對于一些比較重要且保密性較高的檔案資料，相關管理人員不應該只在計算機數據庫中進行保存管理，還要將紙質的檔案原件保管好，這樣有利于核實電子檔案信息的真實性。另外，企業也要相關檔案資料及進行備份，可以將一份檔案封存，一份檔案供人查閱以及應用，這也是最為基本的檔案管理方式，相關企業的檔案管理人員可以根據實際情況，選擇合適的備份方式。除此之外，電子檔案管理人員還可以對一些非常重要的檔案資料進行重點標記，并將相關檔案資料拷貝到專門的優盤里，若是有人修改了相關檔案資料，管理人員也能夠通過拷貝資料與原件的對比，發現其中的異常，以此確保電子檔案的真實性。

（二）加強管理軟件的安全防護

相關工作人員在管理公路工程的電子檔案時，經常會用到優盤進行檔案的傳輸以及保存，在這一過程中，有可能會造成電子檔案中病毒，進而導致電子檔案的保密性出現問題，若想減少這一情況的出現，檔案管理人員就需要經常對計算機進行殺毒處理，并且也要對優盤殺毒，以便使得整個檔案管理系統被病毒侵害。另外，管理人員在進行電子檔案的傳輸時，盡可能的將電子檔案傳送到對方的郵箱里，這樣能夠讓電子檔案在傳輸時受到保護。而且管理人員在面對一些較為重要的公路工程檔案資料時，要避免在線傳輸，以免受到有心人的監視，導致文件泄露[3]。

（三）重視檔案管理人員的技術培訓

公路工程電子檔案管理工作離不開專業的管理人員，而若想實現對電子檔案的有效管理，就要提高檔案管理人員自身的業務能力，包括專業檔案管理知識技能、信息知識及相關操作技術等，這就需要企業加強對檔案管理人員的重視，并組織定期的檔案管理培訓，加深管理人員對信息技術的了解，并使其能夠在參與培訓的過程中提高自身的信息技術水平及能力，與此同時，企業還需要將當下檔案管理的最新理念以及方法融入到培訓內容之中，讓管理人員進行學習，進而提高檔案管理人員自身的業務能力水平，促進電子檔案管理的有效開展。

三、總結

通過上述分析，電子檔案在公路工程管理工作中的有效應用，能夠簡化傳統紙質檔案管理工作中各種繁雜的程序，使得公路工程能夠實現信息共享，同時也有利于相關部門在公路工程信息方面的交流與溝通，基于此，相關單位部門需要加強對公路工程電子檔案管理工作的重視，并針對其中存在的問題制定出有效的解決策略。

參考文獻

[1]高一華.公路工程電子檔案管理中存在的問題與建議[J].辦公室業務，2017（09）：132.

[2]韓雪輝.公路工程檔案管理存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2015（15）：209.

[3]范小莉.網絡環境下工程檔案存在的問題及解決對策[J].陜西檔案，2013（06）：44-45.