大數(shù)據(jù)信息化時代高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與對策

韋楊

摘 要：在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校檔案管理工作面臨著全新的發(fā)展形勢，同時也面臨著廣闊的發(fā)展機(jī)遇。不斷優(yōu)化高校檔案管理工作的整體成效，全面提升高校教育管理的整體質(zhì)量，應(yīng)該充分做好檔案管理工作，積極順應(yīng)時代發(fā)展潮流，切實(shí)優(yōu)化檔案管理的形式和方法，綜合性推動檔案管理邁向新的臺階。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)信息化時代;高校檔案管理;挑戰(zhàn);對策

高校在教學(xué)管理過程中會產(chǎn)生大量的檔案資源，這些豐富的檔案資源既可以印證高校過去階段的發(fā)展成就以及可能存在問題，同時也能夠映射高校未來的發(fā)展路徑。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅難以優(yōu)化檔案管理的整體效率，同時也影響著檔案管理的整體質(zhì)量，更難以實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與再利用。

1 大數(shù)據(jù)信息化時代下高校檔案管理的新特點(diǎn)

伴隨著信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，我們業(yè)已步入了大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校在檔案管理過程中，應(yīng)該著力創(chuàng)新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的方式，綜合性發(fā)揮檔案管理的整體作用。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校檔案管理也涌現(xiàn)出了全新的特點(diǎn)。第一，高校檔案資源的數(shù)量日益擴(kuò)大。傳統(tǒng)的檔案管理可能無法保障檔案數(shù)據(jù)的綜合性以及全面性，但依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠全面擴(kuò)容檔案管理的內(nèi)容，繼而不斷提升檔案資源的整體儲備量。同時，在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校檔案在存儲過程中可能更加的快捷與高效，無需占用較大的空間，就可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷化存儲。第二，高校檔案數(shù)據(jù)類型的多樣化。依托于信息技術(shù)手段，高校檔案的形式以及媒介日益多元化和豐富化。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還包括數(shù)據(jù)形式的檔案或者文件，亦或是視頻影像資料等等。第三，高校檔案的價值密度越來越低，檔案處理的速度越來越快。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，依托于便捷高效互通的網(wǎng)絡(luò)媒介，高校信息化檔案的傳輸效率越來越快，傳輸頻率也越來越高，這都在一定程度上侵蝕著檔案的利用價值。若在檔案管理過程中，不注重檔案資料的快速處理，極有可能被新的內(nèi)容所覆蓋或者取代。

2 大數(shù)據(jù)信息化時代下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，在整體優(yōu)化和提升高校檔案管理工作成效與質(zhì)量的同時，也使得檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)。第一，高校檔案存儲空間面臨著較大的壓力。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校在教學(xué)管理實(shí)踐中，可能會產(chǎn)生越來越豐富、越來越多元的檔案資料，這些檔案資料都需要占用較大的存儲空間。特別是一些非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)所占的比重不斷加大，這些都增加了檔案管理的難度，也影響著檔案管理工作的整體成效。第二，高校檔案管理工作面臨著較大的安全隱患。在傳統(tǒng)時代，高校在檔案管理過程中，往往會出于安全管理的考量，繼而對檔案室進(jìn)行相應(yīng)的通風(fēng)、防潮、防火等安全防衛(wèi)，以此來保障安全管理效益。但在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校在檔案管理過程中，需要面對全新的安全問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，雖然能夠拓展檔案管理的范圍，優(yōu)化檔案資源的種類，但也容易滋生網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全問題。比如在高校檔案資源的管理過程中，網(wǎng)絡(luò)漏洞的存在，勢必直接影響著檔案的安全管理成效。尤其是一些核心機(jī)密文件，若不注重科學(xué)的保護(hù)，極容易出現(xiàn)丟失、遭竊、毀壞等問題。第三，對傳統(tǒng)檔案管理觀念的沖擊。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校檔案內(nèi)容日益豐富，同時檔案資源的處理速度也越來越快。但傳統(tǒng)的檔案管理理念，使得很多檔案管理人員滋生消極懈怠的問題。一直以來，在人們看來，檔案管理是相對清閑的。但大數(shù)據(jù)時代的來臨對高校檔案管理工作提出了全新的要求，也直接沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理理念。

3 大數(shù)據(jù)信息化時代下高校檔案管理的優(yōu)化對策

在高校教學(xué)、科研以及日常管理過程中，往往會產(chǎn)生大量的檔案資源。這些豐富的檔案資源，是高校不可或缺的歷史資料，直接關(guān)系著高校未來的健康全面發(fā)展。在大數(shù)據(jù)信息化時代下，全面提升高校檔案資源的整體管理成效，充分發(fā)揮它的功能以及作用，應(yīng)該結(jié)合檔案管理中的挑戰(zhàn)，落實(shí)科學(xué)的管理以及優(yōu)化對策。

3.1完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，拓展網(wǎng)絡(luò)存儲空間

在高校檔案管理過程中，應(yīng)該充分順應(yīng)時代發(fā)展潮流，全面推動檔案管理的數(shù)字化、智能化進(jìn)程，依托于科學(xué)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，全面拓展網(wǎng)絡(luò)存儲的空間，綜合性提升高校檔案管理工作的整體成效。一方面，在檔案管理過程中，高校應(yīng)該加大軟硬件設(shè)施的投入，科學(xué)構(gòu)建完善系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的整體效率，充分依托于多元化、豐富化的功能，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的快速檢索以及高效傳輸?shù)取Ａ硪环矫妫诟咝n案管理過程中，還應(yīng)該全面拓展網(wǎng)絡(luò)存儲的空間。結(jié)合不同數(shù)據(jù)形式的檔案資料，分門別類的進(jìn)行存儲以及區(qū)分，以便未來可以更加便捷的使用檔案、調(diào)閱檔案。

3.2積極采用安全防護(hù)技術(shù)，明確檔案管理的權(quán)限

在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校在檔案管理過程中，為整體保障檔案管理的安全，應(yīng)該科學(xué)運(yùn)用安全防護(hù)技術(shù)，充分明確檔案管理的權(quán)限。一方面，在檔案管理過程中，應(yīng)該積極采用新穎高效的安全防護(hù)技術(shù)，全面加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的綜合管控。比如在實(shí)踐過程中，可以采用防火墻技術(shù)，避免外界不良訪問的侵襲。再比如還可以采用追蹤技術(shù)，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)不安全行為或者因素的追蹤管理。另一方面，在高校檔案管理過程中，全面保障檔案管理的安全，還應(yīng)該充分明確檔案管理的權(quán)限。不同的人員在使用檔案資源時，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定權(quán)限。

3.3創(chuàng)新高校檔案服務(wù)理念，優(yōu)化人員專業(yè)素養(yǎng)

在高校檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該積極依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理的理念，尤其是要突出檔案管理的服務(wù)理念。依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)來全面搜集與分析師生受眾的信息訴求，繼而為他們提供個性化的服務(wù)。同時，在檔案管理過程中，還應(yīng)該加強(qiáng)優(yōu)勝劣汰，不斷強(qiáng)化和提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促使他們科學(xué)做好本職工作。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)信息化時代下，高校在檔案管理過程中涌現(xiàn)出了全新的特點(diǎn)，為整體優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，全面提升檔案管理的水平，高校應(yīng)該完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷強(qiáng)化安全技術(shù)管理，全面創(chuàng)新檔案管理理念，綜合性提升檔案管理工作的整體成效。

參考文獻(xiàn)

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[2]房顏，大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）.