過程方法在企業制度編寫中的應用

朱培公

摘 ?要：過程方法作為質量管理體系七大管理原則的主要內容，位列于七大管理原則第四位，也被稱作方法性原則。作為質量體系核心組成部分，對于質量管理體系的建立、實施、保持并持續改進有著必不可少的作用，同時也能建立審核人員的系統化的審核思路。本文主要通過對過程方法的理解與應用，探究如何運用過程方法的思路對制度編寫提供幫助。

關鍵詞：質量管理體系;過程方法;制度編寫

近年來，隨著國家一些列優惠政策的出臺，企業的數量、規模也在逐年上升。一些小作坊搖身一變，成為了大型工廠;一些企業，隨著規模的擴大，增加了產線，甚至分公司。在此過程中，人員在不斷擴充，工作事項也分解的越來越細。企業管理水平和能力的提升離不開制度化的管理。追根溯源，能為企業制度化管理提供有效支撐的，就目前而言，基于一個好的制度文件編寫至關重要。

過程方法作為質量管理體系的重要原則之一，是經由系統地策劃體系所需的諸多過程，辨識這些過程的順序和相互作用，規定過程的運行方法和要求，控制過程運行，實現預期結果，并持續改進過程。運用過程方法的思路來編制文件，將會大大的提高制度文件編寫思路的系統性。以下將從過程、過程方法、文件編寫的要素及如何引入到文件編寫四個方面進行分析。

1.什么是過程

通常來說，每一個活動都是一個過程，一個復雜的過程可以分解為若干個子過程，同時過程與過程之間又存在著邏輯性的相互關聯，即前一個過程可以作為后一個過程的輸入，反之后者可以作為前者的輸出。

以企業人力資源部門活動為例，人力資源管理可以作為一個復雜的過程，里面包含了從人員招聘管理、勞動合同管理等眾多子過程。

作為大過程，人員招聘管理和勞動合同簽訂管理之間就是一個典型的相互關聯的活動，即前者為后者輸入，后者為前者的輸出。招聘的結果是合同簽訂的依據和要求，是實施轉化為正式員工的基礎和前提;合同簽訂是實現人員招聘的成效，過程與過程之間的相互作用反應過程的相互影響和關系。這里要強調說明的是，多個過程輸出也可以同時作為一個過程的輸入，如人員勞動合同的到期續簽、法律法規的要求，也可以作為勞動合同簽訂的一個輸入過程。

作為小過程進行分解，人員招聘管理，又可分為第一步了解各部門人員需求、相應的獲取人員的渠道挖掘、人員招聘的條件要求、人員初試復試、人員錄用等分解過程。這樣按照邏輯性順序進行分解的過程，形成一個過程鏈（網），成為是我們日常所用的流程（圖）。

2.什么是過程方法

過程方法是指整體地識別和管理所有的過程，過程與過程的相互作用。

過程方法有六大要素如烏龜圖所示。通過這一系列要素將簡單的過程變形為烏龜圖，運用烏龜圖來系統對過程活動進行分析。

以制造型企業特種作業取證活動為例來進行過程分析：

過程的輸入是指過程活動的對象和過程要求，在這里應為（1）各生產部門提報需求;（2）國家法律法規要求。

過程的輸出是指過程活動想達到的結果，這里應為取得相應特種作業證書，持證上崗。

過程的人員是指過程活動的相關人員和職責，這里應為（1）需取證人員;（2）企業內部培訓專職;（3）外部培訓機構單位。

過程的資源是指支持過程運行條件的資源，這里應為培訓人員所用的設備、工器具、包括一些軟件系統等。

過程的方法是指過程活動如何進行，這里應為培訓特種作業人員的程序。

過程的監控是指對完成該活動的必要檢查。這里應為需要進行特種作業的人員需100%進行培訓并取得證書。

3.文件編寫的要素

文件的要素主要可以分為：封面、目錄、目的、適用范圍、引用文件、術語和定義、職責、工作內容、附件等基本要素組成。

封面：一般應包含文本編號、文本名稱、發布實施日期等內容構成;

目錄：主要為了方便快速的查找，及時的獲取相應章節信息，頁數過多的文件應盡可能體現文件制度的章標題作為目錄的編寫內容。

目的：主要為了說明行文的主要作用。

適用范圍：是界定該管理文件所適用的管理對象、管理專業領域等具體的一個說明。

引用文件：對于公司外部文件的引用一方面是出于一個文件編寫合規性的考慮;另一方面則是出于編寫文件的參考。對于公司內部文件的引用則是出于串聯文件與文件之間的相互關系，同時簡化文件，避免重復描述。

術語和定義：針對于文中專有名詞或定義進行一個注釋，便于文件的閱讀。

職責：主要是該文件中負責和參與的對象需要承擔的分工事項。

工作內容：一般按照邏輯順序或模塊化對該文件的工序進行描述。

附件：一般作為正文的一個補充，可以是流程圖、相應的規范標準、記錄性表單等。

4.如何將過程方法引入文件編寫

過程方法的思路可用于文件的適用范圍、引用文件、職責和工作內容的編寫工作。首先通過對過程活動的分解，可以整理出每項子活動過程同步或先后進行的順序，形成流程圖（網）。同時再運用烏龜圖對縱向的流程環節進行橫向系統要素分析，分析每一個流程環節的輸入條件是什么（法律法規要求、相關方需求、數據基礎要求）、需要怎么做、跟誰做（誰主導、誰配合）、需要用到哪些資源、以及涉及到的一些監測和檢查的方法，導出該流程環節的輸出，由該輸出作為下一個流程環節的輸入，以此往復分析。

將過程組合成一個系統，可以有效和高效地實現系統的目標，從而提高文件編寫的質量，進一步提升管理的統一性和協作性。

引用：GB/T19001-2016質量管理體系要求

GB/T 15496-2017企業標準體系要求

GB/T 1（所有部分）標準化工作導則