事業單位干部人事檔案管理現狀及對策分析

蘇丹 韓笑

[摘 要] 干部人事檔案管理工作是機關事業單位中最基礎也最重要的工作之一，它是促進單位發展的重要依據，能夠為事業單位干部的選拔提供良好的決策建議。干部人事檔案管理工作比較煩瑣，看似簡單的過程卻都影響著檔案工作的效果，在任何過程中出現問題，都會影響到工作質量，甚至導致檔案資料的丟失，從而無法體現出干部人事檔案的真實性和有效性。因此，在信息化的新時期，事業單位的干部人事檔案管理工作，必須要結合時代發展特征進行創新，不斷提高檔案管理工作的效率和水平，提高干部人事檔案的完整度以及利用率，從而反映出干部人事檔案的真實性和全面性，更好地推動機關事業單位的可持續發展。

本文根據事業單位干部人事檔案管理存在的問題，提出了有效的管理對策和方法，從而推進人事檔案管理工作的深入改革。

[關鍵詞] 事業單位 干部人事檔案 管理現狀 對策

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

干部人事檔案是人事部門根據黨的政策進行干部培養和選拔工作中記載著干部的個人履歷、政治思想、工作精力等內容，并且根據相關的規定整理收集后組成的文字材料，它真實地記錄著一個干部的工作成長全過程，是全面了解和選用干部的關鍵資料。同時，人事檔案在認識管理中起著重要的作用，目前我國事業單位的人事管理存在很多問題，管理手段落后、管理水平較低、管理制度不完善等情況，影響了事業單位的穩定健康發展。因此，本文根據事業單位干部人事檔案管理存在的問題，提出了有效的管理對策和方法，從而推進人事檔案管理工作的深入改革。

一、事業單位干部人事檔案管理的內涵

（一）干部人事檔案的內容

干部人事檔案是根據黨的政策方針指導，在黨的組織和領導下，對干部的成長經歷進行真實的記載，其中包含了干部的業務能力、政治思想、工作成果、道德品質等情況的記錄。對以上內容根據相關的規定進行整理和管理，為人事部門對干部的選拔以及對人才的使用提供重要的依據。

（二）干部人事檔案管理的重要意義

對事業單位干部人事檔案進行管理，對事業單位干部人事資料信息的匯總和收集，對干部人員的信息進行規范有效的管理，為國家人力資源管理提供真實可靠的數據支持。因此，人事檔案作為一項基礎支持性信息，對事業單位干部人員的調動、考察、晉升等，都有著重要的作用。隨著社會經濟的快速發展，給事業單位的發展和改革帶來了一個契機。事業單位應該把握住機遇，不斷進行人事檔案工作的改革和創新，尤其是干部人事檔案管理方面，要與時俱進，緊跟時代發展步伐，不斷地提升檔案管理水平，對現有的檔案管理存在的問題提出有效對策，從而發揮出管理職能的作用，為事業單位的發展貢獻出力量。

二、事業單位干部人事檔案管理現狀

（一）干部人事檔案信息化管理程度較低

隨著我國科學技術的發展與進步，目前信息技術得到了各行業領域的廣泛應用，不僅提升了工作效率，還減輕了人員的工作負擔。因此，在干部人事檔案管理過程中，雖然也應用了計算機網絡技術，但是大部分技術都沒有得到很好的應用和挖掘。現階段，在認識檔案管理過程中，檔案管理人員只是將紙質的干部人事檔案錄入到電腦中，將基礎的內容數字化，而檔案保存和調用仍然采用傳統的手工查閱的方式，這樣不僅增加了工作負擔，還降低了工作效率。

（二）檔案管理方式不當、管理流程不規范

目前，在事業單位干部人事檔案管理過程中，很多的檔案管理材料仍然采用A4紙張，并且統一使用16開的規格，這導致很多員工需要對干部檔案管理資料進行加工和裁減，浪費了大量的時間去做沒有意義的工作，每天重復同樣的工作，降低了檔案管理的效率。同時，每年都有很多的資料需要進行歸檔和整理，由于在干部人事檔案管理工作中浪費了大量的精力，在潛移默化中增加了檔案管理工作人員的工作負擔。此外，隨著人員的頻繁流動，檔案也在不斷更新和流動，檔案在保管和傳遞過程中不按照國家檔案管理的相關要求，而是隨意調動、涂改和修改干部的人事檔案，進而發生違法行為，降低了干部人事檔案的可靠性和真實性。

（三）管理制度不完善、管理人員缺乏管理意識

現階段，由于事業單位人員流動性較大，在管理干部人事檔案過程中，很容易忽視相關規定，隨意翻閱、交接干部人事資料，導致出現了檔案不真實的情況。出現上述情況主要原因是檔案管理制度不完善，造成檔案材料管理混亂，出現了人和檔案分離以及斷檔的情況。這就給事業單位的人才招聘和引進帶來了一定程度的風險，并且增加了檔案管理的難度。其次，事業單位往往不重視很多的檔案管理工作，進而導致管理人員管理意識薄弱。目前很多的事業單位管理人員都缺乏管理經驗，甚至聘用兼職人員管理，這樣不僅會出現檔案收集不及時的問題，還會由于對檔案管理知識的缺乏，降低事業單位檔案管理水平，導致檔案信息沒有發揮出實際的作用[1]。

三、事業單位干部人事檔案管理的有效對策

（一）完善檔案管理制度

對于上文提出的干部人事檔案存在著材料不齊全、資料不完整不真實、內容不統一等問題，干部人事檔案管理應該完善管理制度，制訂科學嚴謹的規范標準和要求。由于干部人事檔案管理是一項原則性、制度性較強的工作，應該力保干部人事檔案內容從根源上達到規范、統一、完整、真實性高的要求；嚴格根據國家干部檔案管理標準，結合干部檔案管理詳細流程和制度去落實到每個部門、每個崗位甚至每個人。對干部人事檔案管理中存在的違法違紀的行為給予嚴重的處罰，對于涂改、造假干部人事檔案的行為根據相關法律追究責任，這樣才能確保檔案管理工作有章法可循，提升干部人事檔案資料的真實性，促進事業單位干部人事檔案工作的規范化。

（二）加強檔案管理人員管理意識

對于事業單位而言，檔案管理工作有著重要的價值和作用。因此，事業單位領導應該重視檔案管理工作，提升管理人員的管理意識，要選擇有責任心和能力的員工進行檔案管理工作，并且明確檔案管理流程，將檔案管理流程落實到每個管理環節中去。其次，加大對管理經費的投入，根據事業單位實際情況增加檔案管理的基礎設施。同時，為干部人事檔案管理營造一個良好的工作氛圍，增強對干部人事工作的宣傳力度，加強管理人員對干部人事工作的重視程度。此外，定期對檔案管理人員進行培訓，設置相關的培訓課程，從而促使檔案管理人員具備較強的管理意識，在管理檔案過程中利用專業的管理經驗體現出專業的管理水平[2]。

（三）創新管理方式，提升檔案管理信息化水平

傳統的檔案管理模式，存在著翻閱困難等問題，不利于事業單位對檔案的充分利用。對檔案管理模式的創新，是促進事業單位檔案信息化管理、提高查閱便攜度的重要途徑。通過對現代信息技術、互聯網技術、計算機技術等先進技術的運用，既能夠保證檔案查詢的便攜度，還能提高查詢精確度。因此，在事業單位干部人事檔案管理過程中，應該運用現代科學技術手段，進一步提升檔案管理信息化水平，規范干部人事檔案歸檔工作。利用計算機設備將檔案資料整理全部錄入電腦，將文字、圖片、聲像信息資料利用相應的技術轉化為數據資料，同時建立起完善的干部人事檔案數據系統平臺，結合干部人事檔案紙質和電子雙重管理模式，根據實際需求查找相關的人事干部資料內容，充分發揮出信息技術的作用，實現干部人事檔案信息化管理。此外，在利用信息技術管理檔案時，一定要堅持檔案安全保密原則，加強對電子檔案的安全管理，從而提升檔案管理水平[3]。

四、結語

總而言之，為了促進事業單位的穩定健康發展，為事業單位選拔和人才使用提供真實可靠的數據支持，要加強對干部人事檔案的管理。在實際的檔案管理過程中，事業單位應該與時俱進、緊跟時代的發展步伐，不斷創新檔案管理手段，利用現代信息技術，進一步實現檔案工作的信息化管理。同時，檔案管理人員要重視干部人事檔案管理工作，不斷提升自身管理水平，定期參加培訓和學習，不斷充實自己，為事業單位的檔案管理工作提供堅實的專業經驗和知識保障。

參考文獻：

[1]王亞南.事業單位干部人事檔案管理現狀及對策研究[J].現代商貿工業，2018，39（28）：53- 54.

[2]呂世遠.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].才智，2018（17）：205.

[3]袁文芝.事業單位人事檔案管理問題及對策研究[J].才智， 2017（19）：253.