淺析高校人事檔案數字化轉型的問題與策略

郭書君

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，人類社會早已進入了數字時代，并且各領域都對數字技術有了廣泛應用。對高校的人事檔案管理而言，應用數字技術實現了人事檔案的數字化轉型，可以提升人事檔案管理水平，為高校的發展提供有效指導。因此為了幫助高校更好的實現人事檔案數字化轉型，本文對轉型過程中的問題做了分析并提出了應對的策略。

關鍵詞：高校;人事檔案;數字化轉型;策略

前言：高校人事檔案共有教師和學生兩大部分，在開展人事管理工作、為社會輸送人才等方面發揮著非常重要的作用。隨著社會的不斷發展，傳統的人事檔案管理已經不符合高校的發展要求，因此在當前的數字時代需要實現檔案的數字化轉型，以此來推動檔案管理工作的高效開展。但我國高校當前在人事檔案數字化轉型方面還存在一些問題，對轉型的有效性造成了一定影響，因此必須對這些問題進行分析并提出相應的解決策略，這樣才能為高校發展提供更充分的保障。

一、我國高校人事檔案數字化轉型面臨的主要問題

（一）數字化檔案保存的穩定性難以保障

妥善保存檔案是高校開展檔案管理過程中非常重要的一項內容，傳統檔案以紙質媒介為主，這種形式的檔案對保存空間要求比較高，而且也不便于后期的查詢和使用，因此急需進行檔案的數字化轉型。數字化的檔案為高校提帶來了更加便利的檔案管理模式，在相關軟件的支持下可以非常方便的對檔案進行查詢和瀏覽等操作。當前很多高校在保存數字化檔案過程中多使用的是光盤存儲，這種保存方式雖然極大提升了檔案的保存時間，同時占用的空間特別小，但是卻存在保存過程不穩定的缺陷，如果光盤損壞或者丟失等很容易造成檔案的損失。

（二）數字化技術的更新頻率過高

完成人事檔案的數字化轉型以后，還需要通過相應的軟件和硬件才能實現對數字化檔案的有效利用。但當前的數字化技術更新頻率過高，需要經常更新管理軟件，有時甚至需要升級計算機硬件，否則很容易導致軟硬件的不兼容，影響檔案管理工作的正常開展。另外數字化技術經常更新也對管理人員提出了更高的要求，管理人員必須掌握最新的操作技巧才能做好檔案管理工作，明顯提升了檔案管理人員的工作壓力。

（三）數字化檔案的安全性較為欠缺

數字化的人事檔案管理不再受時空的限制，但是以數字狀態呈現的檔案卻在安全性上有所欠缺。這是因為數字化的檔案管理對管理人員有的比較高的要求，但很多高校的檔案管理人員在安全意識和網絡知識方面都較為缺乏，在管理過程中造成了信息的損壞和丟失[1]。另外有的工作人員沒有及時對檔案進行備份，導致檔案信息一旦受損便無法找回。另外在數字化背景下高校開展檔案管理工作都需要連接互聯網，而網絡中的木馬病毒、黑客攻擊等也會嚴重威脅檔案信息的安全。

（四）檔案管理人員的綜合素質不高

我國高校人事檔案數字化轉型的時間還比較短，人事檔案管理人員還不是非常熟悉新的檔案管理模式，綜合素質不符合數字化人事檔案管理要求的現象普遍存在。為了改變這一狀況，我國很多高校在開展人事檔案管理工作過程中都應用了計算機技術人員，但這又出現了技術人員缺乏檔案管理工作經驗的問題。開展人事檔案數字化管理工作過程中可能需要對人事檔案進行修改、轉移等操作，這些操作必須經過嚴格把控，但受檔案管理人員的影響，這些操作做得不到良好的把控，進而降低了檔案的真實性。

二、高校人事檔案數字化轉型的策略

（一）多種檔案保存方式的選擇

保存數字化檔案需要建立在相應載體的基礎上，因此選擇更多的數字化檔案保存方案應使用多種不同的載體。在選擇保存在此過程中應以容量大、壽命長、操作簡便為標準，例如u盤、移動磁盤等都是非常有效的儲存載體。另外隨著云技術的不斷發展，云儲存已經實現，高?？梢宰庥迷贫朔掌鹘笖祿靵韮Υ鏅n案。但要注意無論使用哪一種保存方式，都要以安全為前提，并且要做好檔案的備份，怎樣才能真正為以后應用數字化檔案開展管理工作提供幫助。

（二）操作系統的合理選擇及硬件的完善

操作系統的合理選擇，是高校在人事檔案轉型過程中必須要完成的一項工作，首先在選擇過程中應對系統的先進性進行考察，要盡量使用最先進和最完善的系統，這樣可提升系統對木馬病毒以及黑客攻擊的抵御能力。其次高校在選擇人事檔案管理系統的過程中也要對其穩定性進行考察，如果統統不穩定則很容易導致在管理人事檔案的過程中出現數據丟失、損壞等問題[2]。在系統選擇完畢后，高校還應對硬件進行完善，要保證硬件能夠滿足檔案管理工作的要求，且在很長一段時間內不會被淘汰，避免反復更換硬件所造成的管理成本增加。

（三）強化數字檔案管理的安全建設

新的檔案管理模式非常容易使數字化檔案受到安全威脅，當前人們對檔案的使用需求正在不斷提升，因此高校在管理數字化檔案的過程中，既要滿足人們的使用需求，同時也要保證檔案信息的安全。首先國家應針對高校人事檔案設置相關法律法規，使高校人事檔案能顧得到法律的保護。其次，應對高校數字化人事檔案的管理制度進行完善，并明確檔案的管理責任，將責任落實到每一位管理人員身上。第三，高校人事檔案管理部門應結合應用傳統檔案管理和數據化檔案管理，對保密性較低的人事檔案進行數字化處理，保密性高的檔案則使用傳統的管理方式，這樣即可令安全性得到充分保障，并且在開展相應的管理工作時也將獲得更高的效率。最后，應對檔案管理人員的數字化意識進行加強，并且要讓管理人員掌握一定的木馬病毒處理能力。

（四）積極提升檔案管理人員的綜合素質

完成數字化轉型的人事檔案可明顯提升高校人事檔案管理水平，并且相較于傳統的人事檔案管理，工作人員的工作壓力也得到了明顯縮減，但同時也對管理人員提出了更高的要求。因此檔案管理人員除了要具備專業管理能力，同時也要具備一定的計算機操作能力，還要能夠熟練使用檔案管理軟件和處理簡單的木馬病毒攻擊。而且在對轉型后的人事檔案進行管理的過程中，還應做好檔案的保存和備份工作，如果在工作過程中發現系統受到了攻擊，應在第一時間使用殺毒軟件進行理，如果無法處理應及時聯系技術人員，做到盡量降低檔案信息的損失，保證檔案的安全[3]。為了讓檔案管理人員能夠滿足這些要求，高校應積極開檔案管理人員的培訓工作，首先對檔案管理人員的安全意識和風險意識進提升，令其能夠及時發現風險因素并采取應對措施。其次應對檔案管理人員的數字化技術進行加強，令人事檔案管理人員的綜合質得到提升，將數字化檔案管理的各個細節做好，以此提升高校對數字化檔案的應用能力和人事檔案的管理水平。

三、結束語

綜上所述，數字化技術的發展為高校人事檔案轉型提供了良好的環境，但高效人事檔案在轉型過程中還存在很多問題，高校一定要重視這些問題并做出積極的應對，這樣才能更好的實現人事檔案的轉型并對人事檔案進行高效利用，進而實現人事檔案管理水平的提升。

參考文獻

[1]朱佳煊，王芳.高校人事檔案整理工作存在的問題與優化策略[J].蘭臺世界2017，32（01）：13-18.

[2]龍彥.論網絡環境下高校人事檔案管理的挑戰及應對策略[J].卷宗，2017，19（30）：56-57.

[3]李興春，馬雁.高校人事檔案管理存在的問題及優化策略[J].重慶文理學院學報（社會科學版），2018，15（04）：124-131.