大學(xué)教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及改善策略探討

歐陽丹暉

摘 要：隨著社會的發(fā)展、時(shí)代的進(jìn)步，教育工作得到了廣泛重視。這使我國大學(xué)教育事業(yè)得到了飛速的發(fā)展，許多大學(xué)的教學(xué)規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，規(guī)模的擴(kuò)大使學(xué)校的師生越來越多，與教學(xué)檔案資料相關(guān)的資料也逐步增多，原有的教學(xué)檔案管理模式受到了巨大的沖擊，原有的大學(xué)教學(xué)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r。對大學(xué)辦學(xué)質(zhì)量以及教學(xué)水平進(jìn)行評價(jià)時(shí)，大學(xué)教學(xué)檔案占據(jù)著非常重要的作用，所以，完善大學(xué)教學(xué)檔案管理制度勢在必行。

關(guān)鍵詞：大學(xué)教學(xué)檔案；管理現(xiàn)狀；改善策略

1 大學(xué)教學(xué)檔案的含義

所謂教學(xué)檔案，其實(shí)就是日常教學(xué)工作的總結(jié)資料，這些資料對以后的教學(xué)具有非常大的價(jià)值。教師的研究材料、在教學(xué)過程中形成的重要思想、重要實(shí)踐以及一些值得后來者借鑒的管理經(jīng)驗(yàn)等等，都可以記載到大學(xué)教學(xué)檔案中，簡而言之，其實(shí)就是從各個(gè)方面記載了大學(xué)的教學(xué)活動。除此之外，在制定教學(xué)計(jì)劃、對教學(xué)成果的預(yù)測方面都具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

2 大學(xué)教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

2.1教學(xué)檔案管理意識不足

有些大學(xué)在教育管理方面只重視教育教學(xué)方面的管理，不重視教學(xué)檔案管理，沒有認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要意義，教學(xué)檔案管理意識缺乏，這就影響到教學(xué)檔案管理工作的有效發(fā)展。由于對此項(xiàng)工作不重視，管理者不愿意花更多的精力和時(shí)間從事教學(xué)檔案管理工作，有些人員會認(rèn)為相關(guān)教學(xué)檔案累積量過大，需要存檔管理的教學(xué)檔案數(shù)量龐大，教學(xué)檔案存檔管理等工作較為繁瑣，因此工作積極性不高，敷衍了事。甚至一些管理人員認(rèn)為此項(xiàng)工作可有可無，作用不大，不開展此項(xiàng)工作。這些都是教學(xué)檔案管理中存在的問題，這種主觀意識上的問題，是影響大學(xué)教學(xué)檔案工作順利推行，影響學(xué)校教育工作效率提升的重要問題。

2.2教學(xué)檔案管理制度不完善

雖然我國近年來制定了很多教學(xué)檔案管理方面的法律法規(guī)，這些法律法規(guī)的制定也推動了各大學(xué)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。但就大學(xué)檔案管理實(shí)際情況而言，依然有一些大學(xué)檔案管理制度建設(shè)存在不完善、不科學(xué)的問題。教學(xué)檔案管理工作制度不完善，就影響到這項(xiàng)工作的有序化和高效化發(fā)展。

2.3大學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

由于缺乏對檔案工作管理的重視程度，在具體進(jìn)行檔案管理過程中，大學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱，很多都是由教務(wù)人員進(jìn)行兼職，這些人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識與管理技能，對于檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉與了解。尤其是針對新興學(xué)科、交叉學(xué)科等類似的教學(xué)檔案，很難進(jìn)行科學(xué)合理的整理歸檔，使得教學(xué)檔案管理盡管有相應(yīng)的工作制度標(biāo)準(zhǔn)的支撐，但受整體檔案管理隊(duì)伍影響，相應(yīng)執(zhí)行效果較差，嚴(yán)重限制了檔案作用價(jià)值的發(fā)揮。

2.4教學(xué)檔案管理人員水平不達(dá)標(biāo)

隨著我國對大學(xué)檔案管理的逐步提高，各個(gè)大學(xué)不僅增強(qiáng)了學(xué)校的檔案管理意識，而且對管理檔案的人員也提出了更高的要求。當(dāng)今時(shí)代，許多大學(xué)在對本校教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行聘用時(shí)，仍然聘用一些準(zhǔn)備下崗或者不宜教學(xué)的老師。這些即將退休的教師有很多特征，要么就是年齡較大，要么就是孕婦，要么就是學(xué)校臨時(shí)拉來的臨時(shí)工。他們沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對教學(xué)檔案管理流程并不熟悉，年紀(jì)較大，對先進(jìn)管理方式的學(xué)習(xí)能力較差，再加上學(xué)校教學(xué)檔案管理的方式比較落后，他們所作出的教學(xué)檔案并不達(dá)標(biāo)，無法滿足教師的需求，這一因素直接影響了大學(xué)的教學(xué)質(zhì)量，阻礙了大學(xué)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

3 大學(xué)教學(xué)檔案管理改善策略

3.1強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的管理理念

大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)一定要明了檔案的重要性，在全校應(yīng)該加大力度宣傳教學(xué)檔案的作用，引導(dǎo)全體教師職工、學(xué)生參加，讓全部師生了解檔案的重要性，讓他們意識到檔案是由準(zhǔn)確的信息而建立起來的。在各大大學(xué)發(fā)展過程中，只有做好教學(xué)檔案管理工作，才能夠提高檔案信息的輔助作用。教學(xué)檔案管理人員要對管理制度進(jìn)行逐步完善，實(shí)時(shí)登記，定時(shí)檢查以及限時(shí)歸還。

3.2更新大學(xué)教學(xué)檔案管理方法

更新大學(xué)教學(xué)檔案管理方法，不僅會提高教學(xué)檔案管理的效率，而且還會提高教學(xué)檔案管理的技術(shù)水平。隨著社會的進(jìn)步和國家人才的需求量的增加，各大大學(xué)不斷地增多，大學(xué)的發(fā)展也在不斷地進(jìn)步?，F(xiàn)有的教學(xué)檔案管理方法已經(jīng)無法滿足日常需求，手寫的師生檔案很容易丟失。所以，我們應(yīng)該加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化建設(shè)，可以在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)上，使用電腦錄入、保存，并打印出來，然后歸集成檔案，將電子版與紙質(zhì)版的檔案同時(shí)歸檔，這樣做不僅可以減少教學(xué)檔案管理的工作量，而且還能有效提高檔案的管理水平，使檔案的傳輸更加地簡便。不僅如此，學(xué)校還要投入更多的資金，及時(shí)更新落后的設(shè)備，購進(jìn)更加先進(jìn)的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)備，使大學(xué)教學(xué)檔案管理更加完善。

3.3推動數(shù)字化檔案管理建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大學(xué)在日常運(yùn)行中每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息數(shù)據(jù)，因此需要進(jìn)一步引入全新的信息化管理技術(shù)，加強(qiáng)與信息軟件公司的合作，構(gòu)建一個(gè)更加符合大學(xué)自身檔案管理特點(diǎn)的檔案管理全新系統(tǒng)，并且該系統(tǒng)必須有著完善的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)還要具備一定的數(shù)據(jù)采集分析能力，從而有效推動檔案管理工作信息化水平建設(shè)，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范化管理提供有力的保障。在此基礎(chǔ)之上，在數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)上，要遵循“格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)真實(shí)可考、便于查閱與共享”原則，引用國際標(biāo)準(zhǔn)檔案管理體系，嚴(yán)格遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家規(guī)定政策，規(guī)范化檔案管理流程，提升檔案管理效果。

3.4提高教學(xué)檔案管理人員的管理水平

教學(xué)檔案管理人員水平的提高，不僅會給教學(xué)檔案管理工作帶來便捷，也會給學(xué)校師生未來招聘、升職提供了基礎(chǔ)。隨著國家對大學(xué)教學(xué)檔案管理水平要求的提高，學(xué)校對檔案管理人員的專業(yè)技能水平要求也越來越高。為了保障大學(xué)教學(xué)檔案日常管理工作的順利進(jìn)行，大學(xué)要按照國家對大學(xué)檔案管理的要求，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高教學(xué)檔案管理人員對工作的熟練程度，促進(jìn)大學(xué)檔案管理工作的順利開展。一名優(yōu)秀的教學(xué)檔案管理人員要具備更高的素質(zhì)和更多的專業(yè)知識技能，做到熟能生巧，遇見問題迎難而上。