檔案信息化管理的優勢及安全問題探究

馬孫萍

摘要：在科技發展的背景下，信息化早已在不同的行業中滲入。檔案管理過程中，以往的紙質檔案早已被電子檔案取代，不但提高了檔案安全性，同時，還促進了檔案管理工作整體效率的提升，鑒于此，本文將對檔案信息化管理的優勢進行分析，并探討安全問題。

關鍵詞：檔案；信息化管理；優勢；安全問題

隨著社會的不斷發展，以往的檔案管理模式早已不能符合當今社會的需要，所以，人們在檔案管理方面的要求越來越高，檔案信息化是目前非常先進的一種檔案管理的模式，在具備一定優勢的同時害有很多安全隱患存在，所以必須加強安全隱患的分析，有助于安全隱患的解決。

一、檔案信息化管理優勢的分析

在檔案管理的過程中運用信息化的優勢非常明顯，例如，能夠促進搜索速度和準確度的提高，以往紙質檔案很難進行查找，所需的人力非常大，同時，還總是發生丟失現象，但是在電子檔案中，只需要搜索即可；還可以促進檔案利用率不斷提高，目前多數企業都提倡無紙化辦公，不消耗紙質，能夠促進檔案重復使用率提高，此外，在檔案的調取上也是非常方便的，當使用人員所需的檔案不在該地區，就需要郵寄或者是傳真，如果是檔案信息化的話，就能夠直接從網上進行傳輸，非常地方便。還能在一定程度上提高管理的效率。以往的紙質檔案必須讓專人嚴謹看管，電子檔案只需要相關人員轉換成數字化數據即可，進而盡心分析和整理，促進了檔案管理的工作效率不斷提高。

（一）有助于信息的傳輸和共享

在企業的發展過程中，對檔案進行信息化管理能夠幫助數據進行傳輸以及共享，有助于鉆井施工。以往的發展過程中，施工人員總是通過單井參數的檔案開展工作，必須進行一定報備，之后是各個層級領導的審批，等到拿到檔案的時候早已過了工期時間，建設鉆井工程其實是石油企業不斷發展的一個展現，與此同時，對我國能源的發展也產生重要影響，如果檔案管理的方式比較落后的話，就會導致企業難以發展，紙張數據經過各個地方的轉換早已不夠完善，還會有偏差出現。

（二）有助于數據價值的充分挖掘

在信息化管理中，其實就是在信息化平臺的前提下，將專業的數據庫和軟件作為支撐，進而保存數據。該類型的管理方式對檔案管理的工序進行了縮減，利用軟件用戶端截面引導，能夠對工作進行徹底完成，運用和查詢的時候，能夠通過檢索關鍵字，尋找某一時間段企業發展的實際情況，有助于鉆井技術的有效落實，因此可以看出，檔案信息化的管理可以對數據信息利用的現狀進行改善，有助于數據作用的發揮。

（三）可以有效節約社會資源

以往的檔案管理的模式主要是利用人工力量進行檢索和整理與保管。該類型的管理模式有很多需要改善的方面，比如，檢索時間的浪費，對于大量人力的運用等，以往的檔案管理的模式是在手工勞動的過程中實現的，因此一般來說，檢索結果總是會備受人為因素的影響 。隨著信息技術的進一步發展，以及其在檔案管理中的有效引用，使得檔案管理更加地信息化，并且使得檔案管理的技術含量不斷增加，與此同時，還能夠對以往的檔案管理的模式進行轉變，促進了資源管理質量以及效率的提高，檔案儲存量也在進一步提高，對社會資源有一定的節約作用。

二、檔案信息化管理的安全問題優化對策

（一）建立一個完善的檔案信息的安全保障體系

在檔案信息所具備的安全保護能力，主要是對檔案服務的能力以及檢查檔案的利用服務進行提高，建立一個完善的檔案信息的安全保障體系，對于檔案信息的安全性來說是非常重要的。檔案的信息資源和原始檔案都備受法律支持，在此基礎上推動檔案信息化的管理工作有效開展。一是，對檔案信息化的管理安全制度進行貫徹和落實，并且對責任管理體系進行構建和完善，明確各方責任與義務，防止發生相互推卸的問題；二是，要選擇正版殺毒的工具與軟件，避免檔案信息出現病毒感染的問題；三是，對檔案的信息化管理進行優化，要聘請優秀的和專業的人才管理程序，保證編制質量的基礎上提高檔案信息化的管理質量；四是， 對檔案信息的安全進行保證的過程中重點管理紙質檔案，紙質檔案并不會徹底的被電子檔案取代，而電子檔案是充分應用信息化的手段，紙質檔案注重的是對于基本的和可靠信息進行記錄，因此能夠看出，紙質檔案和電子檔案之間的有效結合是最好的檔案記錄方法，兩者均不會被彼此所取代。

（二）加強整體素質以及安全意識的培養

就檔案的信息化管理來說，其安全問題需要從人為因素上著手，負責檔案管理的工作人員必須加強學習如何提高檔案信息的保密性，并且了解相關法律制度， 實時有效地監督行業的動向，并且樹立憂患意識，還要加強關注，并且預防檔案信息竊取的行為，在此基礎上，為檔案實施信息化管理。同時，身為檔案管理的人員必須構建檔案信息化的管理制度，檔案信息化的管理人員還需要按照具體的檔案管理情況實施實際性回答，對保密制度進行有效維持，以此促進檔案信息化的管理制度落實。因為目前我國有關網絡安全的法律條款并未進行針對性地建立，因此，對于網絡安全的法律建立需要加強重視，提高檔案管理工作人員的安全意識。此外，還需要針對職業人員開展教育培訓工作。

（三）加強管理技術的應用和創新

信息化的管理方式不能脫離技術支持，檔案管理人員在工作崗位中必須具有扎實的基礎知識，因此，對于石油企業來說，要聘請專業的技術人員對數據庫平臺進行搭建，與此同時，還要定期組織管理人員進行培訓，這一過程中，要讓管理人員明確自身的信息化管理。因為檔案信息化的管理發展比較晚，工作人員自身的專業技能并不扎實，在之后的發展中，必須加強學習以及創新，實現檔案的信息化管理目標，這樣一來，能夠為企業的進一步發展做好基礎保障。

結束語

總而言之，檔案的信息化管理具備多種優勢，有助于信息搜索速度以及準確性的提高，同時，還能促進檔案管理的效率提高，所有事情的發生都是具有兩面性的，信息化的檔案管理具有一定的安全問題，信息真實性難以辨別，容易被盜等，所以對于相關人員來說，需要不斷加強對于電子檔案的管理，只有這樣，才能對企業的檔案管理質量進行提高，推動企業的進一步發展。

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